在人際交往的最初階段，首先給他人留下的第一印象是人的外在儀容。儀表整潔、得體的人更容易贏得他人的好感。儀表容貌雖然是人的外在表現，但卻是人的內在修養和文化素養的外化。祕書人員和其他一些職業相比，對儀容的的要求更高。優秀的祕書應當追求優雅得體的儀容，注重內心美和外在美的和諧統一。
(1)服飾禮儀。
服飾是人形體的外延，它既起到禦寒遮體的作用，又能起到美化人體的作用。現代社會是一個包裝的社會，產品需要包裝，人也需要包裝。服飾已是一種無聲的語言。個體的穿着品位可以顯示出一個人的性格、身份、修養等多種資訊。當服飾與穿戴者的氣質、個性、身份、年齡、職業以及穿戴的環境、時間達成某種和諧一致時，就達到了真正美的境界。祕書人員服飾的美要達到和諧統一的整體視覺效果就要遵循一些穿戴的基本原則。
①服飾的選擇要與所處的環境相協調。祕書人員常常會出席各種不同的場合。在辦公室，着裝要以端莊典雅的職業裝爲主。出席宴會，服裝可適當鮮豔活潑一些。一般說來，祕書人員的服裝要採用較好的面料，注重衣服的平整、挺括和合身，較少、最好不要使用複雜的飾物。在色彩選擇上，一般以藍、灰、黑等深色爲主。藍色代表嚴謹，灰色代表沉穩，黑色代表高貴。這一類的顏色和祕書的職業要求相吻合，也符合大多數祕書工作場合的需要。在色彩的搭配上，要注意“三色原理”，即一個人身上的色彩總量最好不要超過三種。在服裝款式的選擇上，祕書人員最好不要選擇袒胸露背等過於性感的衣服。出席重要場合時，千萬不要選擇薄紗型的衣裙，因爲過“透”的衣服不僅有礙觀瞻，還有不自愛之嫌。
②服飾的選擇要與自身的條件相協調。服飾的美化作用是借服飾本身的質地、色彩、圖案和款式等因素引起人視覺的變化，從而達到美化自身的作用。爲了達到這一目的，在瞭解服飾諸因素的同時，也要充分了解自身的特點。身材矮小的人適宜穿着款式簡潔、色彩明快的服裝;條形深色服裝會使身材肥胖的人看起來苗條些;膚色較黃者最好不要選擇與膚色相近的顏色;如此等等。優秀的祕書人員一定是熱愛美、熱愛生活的有心人。
③祕書着裝禮儀。西裝是男祕的主要着裝。西裝的色彩要顯得莊重正統，一般以灰色、棕色和藏青色爲主，黑色也可以考慮。色彩過於鮮豔或閃光發亮的西裝不宜在正式場合穿着。越正規的場合，越講究穿單色的西裝。在穿着西裝時還應注意不要出現西褲過短、襯衫放在西褲外、領帶太短、不扣襯衫扣、西服配便鞋等不協調現象。在一切正式場合只宜穿黑色或棕色皮鞋，淡色皮鞋通常在娛樂場合穿。襪長要高及小腿中部，顏色和西裝的顏色相近或一致，無論如何不要在正式場合穿一雙白色的運動襪。
女祕書的主要着裝是由一件西裝上衣和一條半截裙組成的.兩件套女裝。套裙的面料最好選用不易起球、起皺、手感較好的面料，上衣和裙子應採用同一質地和顏色的面料。色彩方面應以冷色調爲主，面料上儘量不要帶有圖案。套裙講求以其簡潔樸素的風格體現女性的典雅和端莊。套裙的上衣注重合身、挺括，下裙的長度以膝蓋以下、小腿的中部爲宜。鞋襪的顏色要和裙裝的協調一致，顏色過亮、過多的鞋襪都是不合適的。需要特別提醒的是，平時女祕書要準備備用襪，因爲長筒襪特別容易出現跳絲、勾破等意外情況，這時要及時更換，以免失禮。此外，還要注意不能讓長筒襪的襪口暴露出來，這是一種既缺乏服飾品位又大爲失禮的表現，最好的辦法是選擇連褲襪。
(2)化妝禮儀。
化妝是使用美容用品來美化自我形象的行爲，它可以使人變得更加自信。對現代祕書，化妝是必需掌握的一門學問。和演員的濃妝不同，祕書人員的化妝通常應是略施粉黛、淡掃娥眉、輕點紅脣，追求簡約、清麗、素雅的整體風格。如果是彩妝，一定要在用餐、休息、出汗等情況之後及時補妝。因爲殘妝不僅會直接影響自身的形象，還會給他人造成懶惰、邋遢等印象。這對祕書的工作是極爲不利的，應力求避免。
香水在現代日常生活中的使用越來越普遍。祕書人員也可適當使用，但切忌濫用。根據香水中香精的含量和香氣持續的時間，香水一般分爲四類：香精含量在15%—20%，香氣持續5—7小時的爲濃香型香水;香精含量在10%—15%，香氣持續5小時左右的爲清香型香水;香精含量在5%—10%，香氣持續在3—4小時的爲淡香型香水;香精含量在5%以下，香氣持續在1—2小時的爲微香型香水。濃香型香水適合在宴會、舞會時使用，清香型香水適用於一般性的社交場合，淡香型香水適合在上班時使用，微香型香水則用於浴後或健身時間。不同香型的香水要在正確的場合使用 。
一般情況下，香水最好噴灑在身體離脈搏較近的部位或衣服上容易擴散香味的地方，如手腕、耳根、頸側等或內衣、裙襬的內側、西裝上所用的插袋巾等地方。香水噴灑的量，一般認爲自己身上的香水在一米以內能被他人聞到是合適的，但如果在三米之外仍能被他人聞到，則可以肯定香水使用過量了。適量的香水使人心情愉快，過量的香水則容易引起別人的反感。