在不斷進步的時代，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。那麼你真正懂得怎麼制定制度嗎？下面是小編收集整理的關於員工檔案管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
員工檔案管理制度1
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關於員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長曆史及思想發展變化進程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑑別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考覈材料；
3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與複查的人事材料；
4、記錄關於員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1、員工進入公司後，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯繫電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。
2、項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案爲公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，併爲人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以透過對有效數據的分析，瞭解公司人員結構的變動情況，爲制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑑別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，爲公司人力資源的規範化管理奠定紮實的基礎。
員工檔案管理制度2
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇覈定審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考覈資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性覈查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久儲存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料複印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的'員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考覈、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分爲保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自複印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須覈對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久儲存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
員工檔案管理制度3
一、目的
爲了規範公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時爲了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門爲本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇覈定事項審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考覈相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體儲存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理資訊系統爲平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經考覈合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的複印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業)證明等。
七、爲保證員工檔案資訊的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，具體時限要求如下：
1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職資訊自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，並進行紙質檔案歸檔；
2、組織機構變動、培訓管理、考覈管理、獎懲管理資訊自生成之日起七個個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔；
3、社會保險、合同簽訂等資訊自生成之日起七個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閱
1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》並經有效批准。
2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批准。
3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審覈，並報總經理批准。
4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。
5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批准。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得複印，借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閱檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作爲其今後聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。