一、採購制度
1 根據“按需購進,擇優選購”的原則,依據市場動態,庫存結構及質量部門反饋的資訊編制購貨計劃,報國珍專營店批准後執行.要建立供銷平衡,保證供應,避免脫銷或品種重複積壓以致過期失效造成損失。
2 嚴格執行企業制定的保健食品購進程序,確保從國珍專營店購進合法和質量可靠的保健食品。
3 要認真審查供貨單位的法定資格,經營範圍和質量信譽,考察其履行合同的能力,必要時會同質量管理部門對其進行現場考察,簽訂質量保證協議書,協議書應註明購銷雙方的質量責任,並明確有效期。
4 加強合同管理,建立合同檔案.簽訂的購貨合同必須註明相應的質量條款。
5 質量管理部門要做好首營企業和首營品種的審覈工作.向供貨單位索取加蓋企業印章的,有效的《衛生許可證》,《營業執照》,《保健食品批准證書》和《產品檢驗合格證》,以及保健食品的包裝,標籤,說明書和樣品實樣,執行《首營企業和首營品種的審覈制度》。
6 購進保健食品應有合法票據,按規定做好購進記錄,做到票,帳,貨相符,購進記錄儲存至超過保健食品有效期1年,但不得少於3年。
7 嚴禁採購以下保健食品:(1)無《衛生許可證》生產單位生產的保健食品.(2)無檢驗合格證明的保健食品.(3)有毒,變質,被污染或其他感觀性狀異常的保健食品.(4)超過保質期限的保健食品.(5)其他不符合法律法規規定的保健食品。
二、貯存制度
1 所有入庫保健食品都必須進行外觀質量檢查,覈實產品的包裝,標籤和說明書與批准的內容相符後,方准入庫。
2 倉庫保管員應根據保健食品的儲存要求,合理儲存保健食品.需冷藏的保健食品儲存於冷庫(溫度2-10℃),需陰涼,涼暗儲存的儲存於陰涼庫(溫度不高於20℃),可常溫儲存的儲存於常溫庫(溫度0-30℃),各庫房均應有避光措施,相對溼度應保持在45-75%之間。
3 保健食品應離地,隔牆10cm放置,各堆垛間應留有一定的距離.搬運和堆垛應嚴格遵守保健食品外包裝圖示標誌的要求規範操作,堆放保健食品必須牢固,整齊,不得倒置;對包裝易變形或較重的保健食品,應適當控制堆放高度,並根據情況定期檢查,翻垛。
4 應保持庫區,貨架和出庫保健食品的清潔衛生,定期進行清掃,做好防火,防潮,防熱,防黴,防蟲,防鼠和防污染等工作。
5,應定期檢查保健食品的儲存條件,做好倉庫的防曬,溫溼度監測和管理.每日上下午各一次對庫房的溫溼度進行檢查和記錄,如溫溼度超出範圍,應及時採取調控措施。
6,應根據庫存保健食品的流轉情況,定期檢查保健食品的質量情況,發現質量問題應立即在該保健食品存放處放置“暫停發貨”牌,並填寫《質量問題報告表》,通知質管部複查並處理。
三、銷售制度
1 所有銷售人員必須經衛生知識和產品知識培訓後方能上崗。
2 應嚴格按照《中華人民共和國食品衛生法》,《保健食品管理辦法》的要求正確介紹保健食品的保健作用,適宜人羣,使用方法,食用量,儲存方法和注意事項等內容,不得誇大宣傳保健作用,嚴禁宣傳療效或利用封建迷信進行保健食品的宣傳。
3 嚴禁以任何形式銷售假劣保健食品.凡質量不合格,過期失效,或變質的保健食品,一律不得銷售。
4,銷售過程中懷疑保健食品有質量問題的,應先停止銷售,立即報告質管部,由質管部調查處理。
5 衛生管理員負責做好防火,防潮,防熱,防黴,防蟲,防鼠及防污染等工作,指導營業員每天上下午各一次做好營業場所的溫溼度檢測和記錄,如溫溼度超出範圍,應及時採取調控措施,確保保健食品的質量。
四、售後服務制度
1 公司應建立一支專業的售後服務隊伍,負責解答和處理顧客對保健食品的保健功能,使用方法,食用量,儲存方法,注意事項以及質量問題的諮詢和投訴。
2 售後服務部應建立售後服務檔案,對顧客提出的意見和處理結果予以登記,定期彙總上報公司相關部門。
3 定期開展用戶訪問,積極做好售後服務工作,及時向質量管理部門反饋客戶質量查詢或投訴資訊,並落實相關質量改進措施。
4 對消費者投訴的`質量問題,應在接到資訊後第一時間予以處理,重大問題應及時上報公司分管負責人,必要時向主管部門報告。
5 營業場所內應設立顧客意見本,服務公約,服務電話和行業主管部門投訴電話,便於消費者監督。
6 對消費者提出的合理化建議應積極予以採納,並予以感謝。
7 制定便民服務措施,提供義務諮詢,免費送貨上門等服務提高顧客滿意度。
五、經營場所衛生管理制度
1 公司全體員工均應保持經營場所的乾淨,整潔。
2 經營場所內不得存放有毒,有害物品。
3 經營場所內不得隨地吐痰,亂丟果皮,雜物等。
4 任何員工不得將易燃,易爆等物品帶入經營場所內。
5 個人辦公區間物品應擺放整齊,辦公檯上不得擺放與辦公無關的物品。
6 不得在經營場所內用餐,如需用餐需在公司統一規定的區域內。
7 注意個人衛生,不得穿背心,拖鞋進入辦公區域。
8 滅蚊燈,老鼠夾,殺蟲劑應保持有效狀態,發現故障應及時報告衛生管理員,衛生管理員應立即採取措施加以解決。
六、倉庫衛生管理制度
1 倉庫劃分爲待驗區,合格品區,不合格品區,各區應放置明顯標誌。
2 所有入庫產品應分區,分類擺放在規定的區間,出入庫帳目應與貨位卡相符。
3 應根據保健食品的性能及要求,將保健食品分別離地整齊存放於常溫庫,陰涼庫或冷藏庫,並保證保健食品的質量。
4 應合理使用倉容,堆碼整齊,牢固,無倒置現象.庫存保健食品應按保質期遠近依序存放,先進先出,不同批號保健食品不得混垛。
5 倉庫內應保持乾燥,整潔,通風,地面清潔,無積水,門窗玻璃潔淨完好,牆壁天花板無黴斑,無脫落,防蟲,防鼠,防塵,防潮,防黴,防火設施配置齊全,措施得當。
6 倉庫應定期做好清潔衛生消毒工作,每日進行防蠅,防鼠,防蟑檢查和打掃衛生,每月進行一次消毒,殺菌,並作好記錄。
7 非倉庫員工不得進入倉庫.進出倉庫要換倉庫專用鞋預防灰塵。
8 倉庫內不得吸菸,喝酒,進食,不得存放與保健食品存放無關的私人雜物,不得存放易燃,易爆和有毒物品。
七、人員健康管理制度
1 從事經營活動的每一位員工每年必須在區以上醫院體檢一次,體檢除常規項目外,應加做腸道致病菌,胸透以及轉氨酶,取得健康證明後方可參加工作。
2 凡患有痢疾,傷寒,病毒性肝炎等消化道傳染病(包括病原攜帶者),活動性肺結核,化膿性或滲出性面板病,精神病以及其他有礙食品衛生的疾病的,不得參與直接接觸保健食品的工作。
3 員工患上述疾病的,應立即調離原崗位.病癒要求上崗,必須在指定的醫院體檢,合格後纔可重新上崗。
4 公司發現有患傳染病的職工後,相關接觸人員必須立即進行體檢,確認未受傳染的,方可繼續留崗工作。
5 每位員工均有義務向部門領導報告自己及家人身體情況,特別是本制度中不允許有的疾病發生時,必須立即報告,以確保保健食品不受污染。
6 在崗員工應着裝整潔,佩戴工號牌,勤洗澡,勤理髮,注意個人衛生。
7 應建立員工健康檔案,檔案至少儲存三年。
八、人員培訓制度
1 各級管理人員,經營人員及與經營活動有關的維修,保潔,倉儲,服務等人員,均應按《中華人民共和國食品衛生法》和《保健食品管理辦法》的規定,根據各自的職責接受培訓教育。
2 質量管理部負責制定年度員工培訓計劃,報總公司批准後下發實施.行政部門按照培訓計劃合理安排全年的質量教育,培訓工作,並負責建立職工教育培訓檔案.
3 培訓方式以企業定期組織集中學習和自學方式爲主,以外部培訓爲輔.任何人無正當理由,均不得缺席公司的培訓,並應自覺完成學習計劃。
4 新錄入員工,轉崗員工上崗前須進行質量教育與培訓,主要培訓內容包括《中華人民共和國食品衛生法》,《保健食品衛生管理辦法》等相關法律法規,崗位職責,各類質量臺帳,記錄的登記方法等.培訓結束後統一考覈,不合格者不得上崗。
5 參加外部培訓及在職接受繼續學歷教育的人員,應將考覈結果或相應的培訓教育證書原件交行政部門驗證後,留複印件存檔。
6 企業內部培訓教育的考覈,由行政部門與質量管理部共同組織,根據培訓內容的不同可選擇筆試,口試,現場操作等考覈方式,並將考覈結果存檔。
7 培訓和繼續教育的考覈結果,作爲有關崗位人員聘用的主要依據,並作爲員工晉級,加薪或獎懲等工作的參考依據。