爲了加強會計覈算軟件的操作使用管理，確保會計覈算軟件的正常執行及安全、在會計資訊處理和儲存中的效用，根據財政部的有關規定，結合本公司具體情況制定本規定。
（一）財務部應在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務檔案根據現行財務制度，運用當前在用系統的規則正確地設定全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務的修改工作由系統管理員執行）。
（二）轉換會計年度時，應在新的會計年度開始後的20天內，完成結轉各帳戶的年初手續，並保證數據檢驗平衡正確，年初餘額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以後如有調整，只能透過填制記帳憑證進行。
（三）任何登記入帳的經濟業務都必須填制記帳憑證，摘要區規範填入，在機上填制的記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應在斷號的'第一張憑證上註明間斷的編號，並在打印輸出的該張憑證上註明斷號的原因並簽字蓋章。
（四）記帳憑證必須經過複覈人員簽字後，才能根據其登記帳薄，複覈人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和複覈不能是同一人。記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。
（五）總帳及現金帳和銀行帳均可採用計算機打印輸出的活頁帳裝訂，出納人員根據審覈人員審查並准許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記帳，如現金處理收支較多可根據需要自設輔助帳。單位每天必須將當日發生的現金收支數據輸入計算機並據以計算出庫存日報表，並在表上簽字蓋章。
（六）單位根據機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉帳業務全部登記入帳。至少每月核對一次總帳，每季度覈對一次明細帳。
（七）必須將儲存在機器內的帳簿數據打印輸出爲書面帳簿，會計帳簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的帳簿數據，但每年年末必須將全部帳簿數據打印。