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ERP的成功要素-廣州Adar公司實施案例

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     管理有兩重屬性,即自然屬性和社會屬性。從自然屬性上來看,ERP應該適合國內企業,因爲製造業的生產過程是不分國界的,中國作爲“世界工廠”,如果ERP的實施在國外會給製造業企業帶來管理和效率上的提升,那麼在中國也應該不會有水土不服的問題。然而,在ERP引入中國後的近二十年裏,據統計只有30%的企業成功應用,其原因在於ERP還有另外一個社會屬性,ERP成功的應用還與管理制度、企業文化、流程再造及管理創新等相關,而這些作爲企業的“軟實力”屬性,才真正是ERP成功實施及應用的保障。
    一、ERP應用與企業管理制度
     案例:廣州Adar公司新產品研發生產流程包括產品立項、研發設計等流程,如圖所示。
    根據新產品研發生產流程,在樣品製作及評審階段結束後,進入小批機試製階段,計劃部將會在ERP系統中下達試製生產訂單,生產部則根據ERP系統中的訂單安排試製生產。公司遇到的問題是計劃部經常無法在ERP系統中下達試製生產訂單,原因是BOM維護人員還沒有在ERP系統中創建好新產品的BOM(Billof Material物料清單)。究其原因是新產品的某些新增零部件還沒有物料主數據,無法建立BOM。繼續向上追蹤問題所在,結果多是主數據資訊提供部門沒有及時提供相關資訊,BOM維護人員無法在系統中建立新品BOM。
    探討分析:在本案例中,Adar公司新產品試製不能順利進行,屬於業務流程中新產品BOM創建流程的問題。在ERP系統中,新增產品BOM時,必須先增加該產品BOM所包含的物料資訊,即物料主數據。
    物料主數據收集工作涉及到研發、採購等多部門,而Adar公司新增物料主數據申請流程中數據收集責任不夠明確。根據ERP項目管理理論,ERP實施流程包括ERP實施項目準備、企業業務流程再造、系統實現、系統上線試執行和系統正式執行幾個步驟。新品BOM的創建流程應該在業務流程再造階段確定後,而不是在系統正式上線執行發生此類事件後,再來追究原因解決流程問題。那麼Adar公司爲何發生這樣的事情呢?事實上,ERP項目實施因爲各個企業千差萬別,流程繁多,尤其是流程細節問題,難以在業務流程再造階段確定所有流程細節,需要在後續的使用過程中不斷調整、修正和補充。完善後Adar公司主數據申請流程方案中數據收集責任如表1所示。
    透過完善新增物料BOM流程中主數據收集責任問題,Adar公司再沒有發生過類似事件了。
    管理思想:完善的企業管理制度和積極的企業文化是ERP應用的保障。企業應用ERP就是把先進的管理思想和業務模式固化到ERP系統中,然後應用到企業中。在企業應用ERP系統的初期,需要完善和規範的制度來保障ERP有效的應用,而在後期應用階段,企業主要的業務流程和制度已經和ERP有效結合,細節業務流程的完善則需要企業文化來保障。因此Adar公司解決問題的根本之處是首先完善企業管理制度,然後進一步建立積極的企業文化,讓員工積極主動地思考管理中遇到的難題,而不是相互推諉。
    二、ERP應用與企業管理創新案例:Adar公司成品流水線上最後一道工藝——成品包裝,因爲缺少2個包裝紙箱,導致部分成品無法包裝入庫。因計劃員下發任務單時並沒有發現紙箱缺料,查詢ERP系統發現2個成品包裝紙箱不久前被研發部門樣品製作領用。經過協調,研發部門歸還2個紙箱以保證成品的包裝入庫,以免延誤發貨時間。
    探討分析:本案例中,經分析
    後發現紙箱被領走的原因是在Adar公司紙箱是一般零部件,研發部門領用一般零部件,經研發部門主管審批即可憑領料單到倉庫領取,只有產品關鍵零部件,需經生產部門主管審查後纔可以領料,以免影響生產計劃。
    儘管研發部門歸還2個紙箱後並
    沒有影響客戶發貨,但影響了研發部門的樣品製作。經過和公司管理層並結合ERP系統和業務流程會診探討後,提出兩種解決方案:一是將研發部門用於樣品製作的物料單獨採購入庫,並與生產用料分開管理;另外一種方案是樣品製作同樣透過ERP系統的訂單管理進行管理,走正規的訂單管理流程。透過比較兩種方案的優劣,我們選用第一種方案。因爲第二種方案對於有些不會進入後續階段的樣機同樣需要維護很多基礎數據,如銷售視圖、財務會計視圖數據等,增加數據管理成本。
    在後續的使用過程中,發現啓用
    ERP系統的“預留”機制對樣品製作、維修等用料進行管理比單獨採購管理更加有效,成本更小。辦法是研發部門、售後部門對所需物料進行用料申請,ERP系統執行物料需求後統一採購入庫,然後由物料計劃部門對這些物料進行“預留”管理。經過流程優化後Adar公司再沒有發生過此類缺料事件,達到預期效果。
    管理思想:通用ERP產品管理
    與企業個性化管理是普遍存在的矛盾,如果矛盾處理不好,ERP的成功應用可能功虧一簣,導致失敗。根據SAP公司的統計,通用ERP產品中標準化的流程只能滿足客戶60%的需求,其餘40%的需求都是個性化的。因此要求企業管理層必須清楚ERP實施應用不是相互模仿,以統一的模式應用,它允許企業發揮個性化管理,且能夠使管理更爲有效。
    變革是企業管理不變的真理,精細化管理和ERP結合能夠更加高效發揮ERP的管理能力,細微之處的變通往往能夠解決企業管理的頑疾。

ERP的成功要素-廣州Adar公司實施案例

   三、ERP應用與BPR案例:Adar公司ERP正式執行一年後,中轉倉庫出現60多萬元的庫存無法過賬的情況。Adar公司作爲集團公司的獨立覈算事業部,除了部分對外銷售訂單外,90%的產品是爲集團公司配套生產的。Adar公司與集團公司的成品供應及財務結算流程如下:1.集團公司下達採購訂單,Adar公司根據集團採購訂單安排生產,完工後入成品庫;
    2.成品庫保管員根據採購訂單
    交貨日期,組織監督成品送貨,ERP系統從成品庫移至虛擬的中轉倉庫並打印移庫單,由送貨人員確認;
    3.送貨人員追蹤集團公司的入
    庫單,成品保管員覈對移庫單及入庫單後交Adar公司財務;
    4.財務根據入庫單建立銷售訂
    單,從中轉倉庫過賬後開銷售發票,形成應收帳款。
    理論上成品供應及財務結算流程