論文關鍵詞:內部控制;系統控制;電算化 論文摘要:內部控制關係到企業財產物資的安全完整,關係到會計系統對企業活動反映的正確性和可靠性,本文從會計系統的系統開發,發展控制爲出發點,詳細論述了電算化會計的日常控制。
1 強化電算化會計系統的內部控制勢在必行 計算機的使用改變了企業會計覈算的 企業使用計算機處理會計和數據後,企業的會計覈算的環境發生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成,轉變爲由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務,還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更爲複雜的業務活動。
電算化會計系統改變了會計憑證的形式 在電算化會計系統中,原先的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由於商務、網上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發生時,有關該項交易的有關資訊由業務人員直接輸入計算機,並由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了,原來在覈算過程中進行的各種必要的核對、審覈等工作有相當一部分變爲由計算機自動完成了。原來書面形式的各類檔案、現在儲存在磁性介質上,因此,電算化會計系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度有着很大的不同,控制的重點由對人的控制爲主轉變爲對人、機控制爲主,控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。
計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度 隨着計算機使用範圍的擴大,利用計算機進行的貪腐、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加,由於儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改,未經授權的人員有可能透過計算機和網絡瀏覽全部數據檔案,複製、僞造、銷燬企業重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,因此,電算化會計系統的內部控制不僅難度大、複雜,而且還要有各種控制的計算機技術手段。
2 電算化會計系統的內部控制要體現在工作的全過程
系統開發、發展控制。計算機會計系統的系統開發、發展控制包括開發前的可行性研究、資本預算、經濟效益評估等工作,開發過程中系統分析、系統設計、系統實施等工作,以及對現有系統的評估、企業發展需求、系統更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統開發、發展控制的主要內容一般包括以下幾方面。
①授權和領導認可。認可和授權,計算機會計系統的開發項目一般金額都比較大,對企業整體管理目標的影響也比較大,往往需要對原有的進行較大的改革,是牽一髮動全身的重大舉措,因此必需得到授權和領導認可。
②符合標準和規範。計算機會計系統的開發和發展項目,不論是自行組織開發還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規範。其中包括符合標準和規範的開發和審批過程、合格的開發人員或軟件製造商、系統的檔案資料和流程圖、系統各功能模組的設計等等。
③人員培訓。計算機會計系統應在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓,提高這些人員對系統的認識和理解,以減少系統執行後出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件製作公司提供足夠的培訓機會和時間,在系統執行前對有關人員進行的培訓,不僅應包括系統的操作培訓,還應包括對執行流程,內部控制等多方面的培訓。
④系統轉換。新的計算機會計系統在投入使用,替換原有的手工會計系統或舊的計算機會計系統,必需經過一定的轉換程序。企業應在系統轉換之際,採取有效的控制手段,作好各項轉換的準備工作,企業在系統轉換購買自行開發相關係統後,應執行一段時間,以便新的計算機會計系統。執行的時間一般至少爲三個月。