對於一篇完整的學術論文，參考文獻的著錄是不可缺少的。歸納起來，參考文獻著錄的目的與作用主要體現在以下5個方面。
1.著錄參考文獻可以反映論文作者的科學態度和論文具有真實、廣泛的科學依據，也反映出該論文的起點和深度。科學技術以及科學技術研究工作都有繼承性，現時的研究都是在過去研究的基礎上進行的，今人的研究成果或研究工作一般都是前人研究成果或研究工作的繼續和發展;因此，在論文中涉及研究的背景、理由、目的等的闡述，必然要對過去的工作進行評價，著錄參考文獻即能表明言之有據，並明白交待出該論文的起點和深度。這在一定程度上爲論文審閱者、編者和讀者評估論文的價值和水平提供了客觀依據。
2.著錄參考文獻能方便地把論文作者的成果與前人的成果區別開來。論文報道的研究成果雖然是論文作者自己的，但在闡述和論證過程中免不了要引用前人的成果，包括觀點、方法、數據和其他資料，若對引用部分加以標註，則他人的成果將表示得十分清楚。這不僅表明了論文作者對他人勞動的尊重，而且也免除了抄襲、剽竊他人成果的`嫌疑。
3.著錄參考文獻能起索引作用。讀者透過著錄的參考文獻，可方便地檢索和查找有關圖書資料，以對該論文中的引文有更詳盡的瞭解。
4.著錄參考文獻有利於節省論文篇幅。論文中需要表述的某些內容，凡已有文獻所載者不必詳述，只在相應之處註明見何文獻即可。這不僅精練了語言，節省了篇幅，而且避免了一般性表述和資料堆積，使論文容易達到篇幅短、內容精的要求。
5.著錄參考文獻有助於科技情報人員進行情報研究和文摘計量學研究。
參考文獻的著錄原則
1.只著錄最必要、最新的文獻。著錄的文獻要精選，僅限於著錄作者親自閱讀過並在論文中直接引用的文獻，而且，無特殊需要不必羅列衆所周知的教科書或某些陳舊史料。
2.只著錄公開發表的文獻。公開發表是指在國內外公開發行的報刊或正式出版的圖書上發表。在供內部交流的刊物上發表的文章和內部使用的資料，尤其是不宜公開的資料，均不能作爲參考文獻引用。
3.引用論點必須準確無誤，不能斷章取義。
4.採用規範化的著錄格式。關於文後參考文獻的著錄已有國際標準和國家標準，論文作者和期刊編者都應熟練掌握，嚴格執行。
5.參考文獻的著錄方法。根據GB7714—87《文後參考文獻著錄規則》中規定採用“順序編碼制”和“著者出版年制”兩種。其中，順序編碼製爲我國科技期刊所普遍採用。