1、首先在EXCEL裏做出以”購書人姓名、書號、書名、單價、編號”爲行標題的工作表，下面輸入具體內容(假定5行)，儲存，關閉。
2、在排版好的WORD文檔裏，工具-信函與郵件-選‘郵件合併’和‘顯示郵件合併工具欄’-信函-下一步-使用當前模板-下一步選取收件人-瀏覽-選擇剛儲存的EXCEL檔案-開啟-確定-全選-確定。
3、遊標插入在“購書人姓名：”右邊，點郵件合併工具欄上的'‘插入合併域“按鈕-插入合併域對話框中的域裏選’購書人姓名‘-點插入-關閉，即在此位置插入《購書人姓名》；
4、依3步驟在相應位置依次插入《書號》、《書名》、《單價》、《編號》，點合併工具欄上的檢視合併域數據，可檢視插入的內容；
5、點插入合併域對話框右邊的合併到打印機或合併到新文檔，若合併到打印機，即自動打印出5頁不同的通知單，若合併到新文檔，則自動生成一個5頁的新文檔。