邀請函通常分爲固定不變的主要內容和變化的主要內容。比如該邀請函，除邀請人的姓名和稱謂是變化的主要內容外，其他主要內容都是固定的主要內容。要完成本案例需要三步。
第一步：創建主文檔(主文檔用是邀請函中固定不變的主要內容，用word製作)
第二步：創建數據源(數據源中包含邀請函中變化的主要內容。比如姓名、性別等。郵件合併功能支援很多種數據源，最常用的是excel工作表。
數據源中合作伙伴的姓名、性別是我們邀請函中要用到的數據。
第三步：進行郵件合併
(1)開始郵件合併。
開啟已經創建好的主文檔，選擇郵件選項卡，單擊“開始郵件合併”，選擇”信函”
(2)選擇“收件人”。
此處的收件人就是excel數據源中合作伙伴的`姓名。在下拉列表中選擇“使用已有列表”，單擊瀏覽，選擇已經創建好數據源檔案，選擇儲存聯繫人資訊的工作表名稱。單擊確定按鈕。
(3)插入合併域
合併域就是邀請函中動態變化的主要內容。本案例中的合併域是姓名和性別。
將遊標定位在要插入的位置，在“插入合併域”下拉列表中選擇姓名，
在姓名後面，應該要插入性別。但是，在excel工作表中，性別欄爲“男”“女”，如果直接以這樣的文字某男或某女的名字顯示在邀請函中顯然是不合適的。
這種情況下，我們希望顯示性別的時候做一下判斷，如果性別中是“男”，則顯示先生，如果性別中是“女”，則顯示女士。這時，我們需要用到規則。
單擊“規則”，在下拉列表中選擇“如果……那麼……否則”命令，判斷的域名爲“性別”，比較條件是等於，比較對象是“男”，則插入此文字中輸入“先生”;否則插入文字中輸入“女士”，單擊確定。這樣，如果數據源中的性別爲難，此處顯示先生，否則顯示女士。
(4)預覽。
單擊“預覽結果”，可以逐條檢視設計好的邀請函。單擊箭左右頭可以預覽上一條記錄和下一條記錄。
(5)將生成的文檔合併到新文檔中。
單擊“完成併合並”，選擇“編輯單個文檔”，可以把生成的所有邀請函合併成一個新的文檔。
這樣，利用郵件合併製作邀請函就完成了。