第一步標題
如下圖，標題可以直接書寫爲“邀請函”三個字，或者就是“活動名稱+邀請函”。需要注意的就是邀請函”三字就是完整的文種名稱，與公文中的“函”就是兩種不同的文種，因此一般不能拆開書寫，如：“邀請XXX函”。
第二步稱呼
如下圖，稱呼的'寫法“敬語+姓名+後綴”，敬語如：親愛的、尊敬的，後綴如；先生、女士等，這樣的邀請函就是發給個人的。還有邀請函就是發送給公司的，一般書寫“公司全稱”就可以。再有就就是網絡，媒體或報刊上公開發布的邀請函，沒有明確的對象，可省略稱呼，或以“敬啓者”統稱。
第三步正文
正文一般先要交代活動的背景、目的。然後註明具體活動，如：活動時間、地點、名稱等，接下來寫邀請語，如：“特此邀請您參加”。最後，可以寫上敬語，如下圖。也可省略。
第四步落款
如下圖，落款註明舉辦單位，並蓋章，寫明具體的邀請時間。