通知的格式，包括標題、稱呼、正文、落款。
①標題：寫在第一行正中。可只寫“通知”二字，如果事情重要或緊急，也可寫“重要通知 ”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面寫上發通知的單位名稱，還有的寫上通知的主要內容。
②稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。(有時，因通知事項簡短 ，內容單一，書寫時略去稱呼，直起正文。)?
③正文：另起一行，空兩格寫正文。正文因內容而異。開會的通知要寫清開會的時間、地點 、參加會議的對象以及開什麼會，還要寫清要求。佈置工作的通知，要寫清所通知事件的目 的、意義以及具體要求和作法。
④落款：分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。
寫通知一般採用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目瞭然，便於遵照執行。
怎樣寫通知
通知一般用於上級對下級組織對成員佈置工作傳達事情及召集會議等。通知就其形式而言，可分爲書面通知和口頭通知兩種形式.對通知的考查側重於對通知格式及通知正文時態的應用等方面。寫好一份通知，需要掌握下面三點：
一、通知的形式
通知有多種分類。從形式上可分爲書面通知(written notice)和口頭通知(an nouncement)。書面通知強調語句簡練，用詞貼切，用語書面化;而口頭通知比較靈活簡練，用詞表達可隨便些，較爲口語化。
二、通知的結構
通知一般由標題、正文和結尾三部分組成。標題部分包括常用標題語和發出通知的單位名稱;正文包括事情、通知對象、要求、時間(有時還包括地點)等;結尾部分主要包括髮通知的具體日期。英文通知的格式一般是將NOTICE(每個字母都大寫)寫在通知正文上面一行的正中間。發出通知的單位名稱可以寫在NOTICE上面，也可以寫在通知正文的右下角;發通知的日期一般寫在通知正文的左下角。書面通知的格式如圖所示：
三、通知的`書寫
1.發出通知的單位和對象在一般情況下用第三人稱，如要求同學們按時到會，不說“We must to…”或“You should…”，而應寫成：All the students are requested to be there on time.
2.在語言上，口頭通知的句型應該做到口語化，多用簡單句和祈使句，語言上儘可能用精煉的文字表達明確的資訊。通知中提及的事情都是計劃要做的，時態多用將來時，語態多用被動式。
在句式上，常以“Boys and girls/Ladies and gentlemen”等作爲稱呼語。開頭常用句式是“May I have your attention，please?/Attention，please./I've got some- thing important to say./I'm very glad to tell you that.../Please be quiet,everyone! I have something to say./I have some good news for you!/There will be a talk tomor row./The sports meeting will be held.../It has been decided that we'll pay a visit to…”，在通知結尾處常用句式“Please be there on time”並以“That's all. Thank you”作爲客套結束語。
3.書面通知常以佈告形式張貼或寫在布告牌、黑板上，把事情通知到有關人員等。爲醒目起見，標題的每個字母可以用大寫(如NOTICE)。一開頭需要交代說明何事(what)、何地(where)、何時(when)、何人(who)。
4.在句式寫法上必須注意以下幾點：①儘可能用精煉的文字表達明確的資訊，多用簡單句或短句、單句，以避免繁雜;②通知往往着重對活動內容、對象進行說明，多用被動語態，如“The class meeting will be held…”(班會將舉行……)等等;③通知是要求下級成員該做什麼或注意什麼，多用祈使句;④通知中所告的事情大部分是未進行的，故多用將來時態。
簡而言之，一份好的書面通知應具備以下三點：
1.四多一少。四多：被動語態多，將來時態多，簡單句多，祈使句多。一少：修飾性詞語少。
2.通知的開頭要交代清楚活動的內容、對象、時間和地點。我們稱之爲四
“W”。即：what，who，when，where.
3.層次清晰。一個層次表達一件事，切忌在一個句子中表達多件事情。