三種商務書信格式
1.什麼是商務書信?
商務書信就是公司寫給其他公司、客戶、顧客或合作伙伴的信件，其使用的語言比一般朋友之間的書信語言要正式，並以商業流程或商業交易等爲主要內容。
2.什麼時候需要寫商務書信?
你會用商務書信與顧客、客戶、商業夥伴和其他公司進行溝通。有些商務書信是“公司寫給公司”，有些則是不同公司個人之間的書信往來。商務書信的格式，與學術寫作或創意寫作不同。通常一家公司會就所有的內部檔案和通信，採用一種固定的格式。如果你的公司已經有固定的格式，那就按照公司的格式。
3.信的長度超過一頁時，如何安排格式?
如果信的內容比較長，會超過一頁，那就換一張紙繼續打下去，但是不要加入信頭，而是用空白、紙質好的白紙。至於第二頁的格式要怎麼安排，有幾種不同的做法，但是你至少都要在頁面頂端寫上收件人的姓名、頁數和日期，有些人還會加上參考文號或主旨。你可以把所有這些資訊都靠左對齊，或是把姓名靠左對齊，頁數打在中央，日期則靠右，然後空三行，繼續信的內容。
4. 商務書信的格式(1) ：齊頭式
齊頭式(block style)是一種簡便的商務書信格式，在齊頭式中，檔案或信中的每個部分都從左邊界起頭。不同的部分——比如說不同的段落或地址——則以空行的方式隔開。齊頭式很簡單，因此非常受歡迎。其主要格式如下：
□ 段落齊頭：在齊頭式中，檔案或信中的每個部分都從左邊界起頭。
□ 不同的段落之間要空行：不同的部分(比如說不同的段落，或商務書信中的地址)，則以空行的方式隔開——
(1) 寄信人地址和收件人的地址之間：空三行
(2) 稱呼與信件正文的第一段之間：空一行
(3) 信件正文的段落之間：空一行
(4) 大小標題與隨後的段落之間：不空行
5. 商務書信的'格式(2)：改良齊頭式
改良齊頭式(modified block style)結合了縮排式與齊頭式的特點，它看起來跟縮排式很像，而最大的不同，就是在改良齊頭式中：①段落首行齊頭，新段落與左邊界齊頭(flush left)。②寄件人地址、日期、結尾敬辭和簽名都縮排，如同縮排式。改良齊頭式就跟齊頭式一樣，版面看起來清晰整齊，它是商務書信經常使用的格式。
6.商務書信的格式(3)：縮排式
縮排式(indented style)比其他通用的商務書信格式稍微複雜一些。縮排式是比較老式的商務書信格式，所以很多人都熟悉這種格式。在縮排式裏，每個段落的首行要縮排，信件中某些其他部分也要縮排。有些人覺得縮排式是商務書信最傳統的格式，但是也有些人覺得這種格式過時了。有些人覺得縮排式在頁面上看起來不是那麼清晰，有時候要把縮排的地方上下對齊也不是那麼容易，而其他的格式應用起來通常比較簡單。現在大家更喜歡採用其他新的格式，但是很多商務人士還是習慣使用縮排式。在商務書信中，縮排式的意思就是要縮排，要縮排的部分包括：
1) 段落的第一行
2) 寄件人地址(return address)
3) 寄件日期(date)
4) 結尾敬辭(complimentary close)
5) 簽名(signature)
採用縮排式時，最重要的就是要前後一致，縮排最少要六格，要縮更多格也可以——只要每個段落縮排的距離都一樣。對於商務書信中的其他要素也一樣，重要的原則是縮排的距離一樣，彼此上下對齊。
① 段落的第一行要縮排
每個段落的首行都縮排，與正文的左邊界距離 1.5 釐米左右;這是最常見的縮排距離，但是大於 3.5 釐米的縮排也有人用。不同的公司對於怎麼縮排、縮排多少可能有不同的習慣。關鍵就是要前後一致，也就是每段縮排的距離都一樣。要把段落縮排有幾種可行的做法：
□可以按幾次空格鍵
□可以按一次tab 鍵
□也可以利用段落格式設定的功能
通常你會用 enter 鍵在段落之間多空一行，但是採用縮排式的商務書信，也可能在段落之間不空行。不過最重要的原則仍然是要前後一致。
② 商務書信中的其他部分縮排
商務書信採用縮排式時，還有其他的部分也要縮排：寄件人地址、日期、結尾敬辭、簽名。這些部分的縮排方式，應該從頁面的右半邊起頭，統一從頁面中線稍微往右的地方起頭。