4點商務英語談判技巧
一、強調談判的流程和實際操作掌握談判技能的關鍵,是讓學生掌握好談判的流程, 讓學生模擬談判過程, 做談判前的準備。談判前, 要求學生對對方的情況做充分的調查瞭解, 分析他們的強弱項, 分析哪些問題是可以談的, 哪些問題是沒有商量餘地的; 還要分析對於對方來說, 什麼問題是重要的, 以及這筆生意對於對方重要到什麼程度等等。同時也要分析自己的情況。商務英語談判課程旨在使學生了解國際商務談判的一般流程和規則, 培養學生用英文進行商務談判的語言和技巧。該課程以閱讀談判案例、進行商務對話和模擬商務談判爲主。透過學習和訓練, 使學生掌握豐富的商務英語表達, 運用英語進行商務談判的能力有所提高。談判是各方爲化解衝突而進行的溝通的過程, 目的是使各方達成一項協議、解決一個問題或做出某種安排。要做成一筆業務, 談判不是偶爾纔拿出來用的一門技能。談判能力是衡量外貿銷售人員業務能力的一個重要指標, 對於商務英語專業的學生來說, 商務談判能力是必備的技能。而事實上, 商務英語談判教學在專業設定中並沒有受到充分重視。在教學過程中, 大多采用中文教學, 側重對純粹談判的專業知識的講解或沒有結合實際談判操作, 忽視了商務英語專業是商務知識和語言應用相結合的專業特點。
在這方面, 筆者對商務英語談判的教學作了以下一些探討: 假設學生將與一位大公司的採購經理談判, 首先就應自問以下問題:
(1)要談的主要問題是什麼?
(2)有哪些敏感的問題不要去碰?
(3)應該先談什麼?
(4)自從最後一筆生意, 對方又發生了哪些變化?
(5) 如果談的是續訂單, 以前與對方做生意有哪些經驗教訓要記住?
(6)與我們競爭這份訂單的企業有哪些強項?
(7)我們能否改進我們的工作? (8)對方可能會反對哪些問題?
(9)在哪些方面我們可讓步? 我們希望對方做哪些工作?
(10)對方會有哪些需求? 他們的談判戰略會是怎樣的? 並針對以上這些問題想好答案, 做好談判前的準備。
二、從基礎英語過渡到商務英語, 側重講解句型在商務談判語境中運用, 解決when to say and how to say 的問題基礎英語學習中早已學過“Can you tell me more about your company?”“What do you think of our proposal? ”, 但是商務談判課堂要解決的是“when to say and howto say”的問題。談判的.第二個重要技巧是巧提問題。透過提問, 我們不僅能獲得平時無法得到的資訊, 而且還能證實我們以往的判斷。出口商應採用開放式提問來了解進口商的需求, 因爲這類問題可以使進口商自由暢談他們的需求。例如:“Can you tell me more about your company?”“What do you think of our proposal?”對對方的回答, 我們要把重點和關鍵問題記下來以備後用。發盤後, 進口商常常會問:“Can not you do better than that?”對此發問, 我們不要讓步, 而應反問:“What is meant by better?”或 “Better than what?”這種反問可使進口商說明他們在哪些方面不滿意。例如, 進口商會說:“Your competitor is offering better terms.”這時, 我們可繼續發問, 直到完全瞭解競爭對手的發盤。然後, 我們可以向對方說明我們的發盤是不同的, 實際上要比競爭對手的更好。如果對方對我們的要求給予一個模糊的回答, 如:“No problem”, 我們不要接受, 而應請他做具體回答。
三、鍛鍊學生在特定的商務語境聽出談判對手的言外之意的能力傾聽在談判中是最容易被低估的一種技巧, 它是談判的基礎, 通常被稱爲談判的第一要素。缺乏經驗的談判者的最大弱點是不能耐心地聽對方發言, 他們認爲自己的任務就是談自己的情況, 說自己想說的話和反駁對方的反對意見, 因此, 在談判中, 因認真傾聽而應獲取的許多寶貴資訊就這樣失去了。其實, 成功的談判員50%以上的時間用來聽, 邊聽、邊想、邊分析, 並不斷向對方提出問題, 以確保自己完全正確地理解對方, 從而增加談判的籌碼。有效傾聽可以使我們瞭解進口商的需求, 找到解決問題的新辦法, 及時修改我們的發盤或還盤。在談判中, 我們要儘量鼓勵對方多說,“談”是任務, 而“聽” 則是一種能力, 甚至可以說是一種天分,“會聽”是一個成功的談判員必須具備的條件。
四、深入理解條件問句的語言功能, 在商務談判語言環境中, 巧用條件問句獲得更多談判資訊和互作讓步, 推進談判的進程當雙方對對方有了初步瞭解後, 談判將進入發盤和還盤階段。在這個階段, 我們要使用更具試探性的條件問句, 進一步瞭解對方的具體情況, 以修改我們的發盤。條件問句是由一個條件狀語從句和一個問句共同構成的, 這個問句可以是特殊問句, 也可以是普通問句。典型的條件問句有“What⋯if”和“If⋯then”這兩個句型。例如:“What would you do if we agree to a two- year contract?”及“If we modify your specifications, would you consider a larger order?”
在國際商務談判中, 條件問句有許多特殊優點, 比如:
(1)互作讓步。用條件問句構成的發盤和提案是以對方接受我方條件爲前提的, 換句話說, 只有當對方接受我方條件時, 我方的發盤才成立。因此, 我們不會單方面受發盤的約束, 也不會使任何一方作單方面的讓步, 只有各讓一步, 交易才能達成。記住: 不能做沒有條件的讓步。
(2)獲取資訊。如果對方對我方用條件問句構成的發盤進行還盤, 對方就會間接、具體、及時地向我們提供寶貴的資訊。例如: 我方提議:“What if we agree to a two- year contract? Would you give us exclusive distribution rights in our territory?” 對方回答:“We would be ready to give you exclusive rights provided you agree to a three- year contract.”從回答中, 我們可判斷對方關心的是長期合作, 此新獲得的資訊對以後的談判會很有幫助。
(3)尋求共同點。如果對方拒絕我們的條件, 我們可以另換其他條件構成新的條件問句, 向對方做出新的一輪發盤。對方也可用條件問句向我方還盤。雙方繼續磋商, 互作讓步, 直至找到重要的共同點。