6月初，2004年上海首屆專業祕書研討會在浦東舉行，來自國內外的衆多專家參加了這次會議。對於國內祕書職業的發展前景，一些專家指出，欲問：祕書的天空有多高？先要回答：祕書的能耐有多大。
祕書：有時就是二把手
祕書(Secretary)一詞緣於拉丁文secretar-ius，意即“可靠的職員”。而現在祕書被冠以除“Secretary”以外的其它頭銜：OfficeCo-ordi-nators(辦公室協調員)、Confidential Secre-tary(機要祕書)、Executive Secretary(執行祕書)等等。在很多國家，進階祕書有時甚至就是公司裏的二把手。
據介紹，在世界範圍內，從初等的職業地位開始，祕書走過了很長的發展道路。早期的祕書只是進行聽寫工作的文書，寫得一手好字；慢慢發展下來，隨着教育程度的提高，祕書開始承擔更多的職責，他們開始撰寫公函、規劃會議、與客戶溝通、培訓員工等等；而在最近10年間，祕書的變化更是天翻地覆，現代祕書要學會使用計算機、互聯網及其它多種進階技能，在現代辦公室中扮演着重要的“資訊管理者”的角色。
扁平化時代：祕書更重要
在過去幾十年中，祕書們透過不斷增強他們的技能滿足不斷變化的工作需要，從而表現出專業程度，使得祕書職業地位不斷上升。有關人士預計，這種趨勢將一直持續下去。這主要緣於很多企業組織結構扁平化的趨勢。
Shirley Taylor女士從事祕書專業培訓多年、曾任英國倫敦工商會考試局(LCCIEB)首席考試官。她表示，隨着大多數組織結構的扁平化發展，大多數辦公室職業人員將承擔更大範圍的職能，越來越多的職業人員將需要協助更多的管理職能。然而，這並不是說一些進階職位的人員不再需要其他人來協助他們的生活和工作了。如果缺少祕書，許多成功的執行官可能就無法完成工作了，因爲，祕書會告訴老闆“今天你要做這個”、“這個可以明天處理”、“別忘了打電話給某人”……曾任美林證券集團亞太區行政副總裁的何冰儀女士表示，在老闆無法顧及時，祕書往往是老闆的形象代言人，將事情處理妥帖。
當然，他們必須要時刻保持領先的職業技能，而不是辦公室的冗員，以免成爲扁平化的淘汰對象。
中國祕書：未達國際標準
1998年5月，國家勞動部(現勞動和社會保障部)在其頒佈的《祕書職業技能標準》一書上將“祕書”概念定義爲：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，併爲領導決策及實施服務的'人員。
但在這次研討會上，很多國際人士不約而同指出，中國祕書距離國際標準差距不小。
曾在英國獲得“Super Secretary”頭銜的Shirley Taylor發現，在中國，祕書並不是一個受尊敬的職業；同時，祕書的專業訓練不夠完善，一些人只要會打字、會使用電腦、複印機就可以做祕書了，根本談不上專業性。
馬來西亞跨勢集團創辦者施國忠先生指出，中國祕書的薪資待遇不如人意，地位有待提高，但要實現這個過程，中國祕書的職業水平需要很大提升。
據他觀察，在很多情況下，中國祕書不夠自信，他們自覺地把自己定位在一個“低級”的角色，只是等待老闆命令，而不會主動提前解決問題，這顯然不符合高薪水的要求。中國祕書的現狀主要還是來自大多數祕書的表現，“你具備什麼樣的能力，才能得到什麼樣的回報”。
Super祕書的7種武器
如何在不斷變化的工作環境中保持領先地位？如何成爲一名Super Secretary?國際行政管理職業人員協會(IAAP)給從業者提供了7個訣竅：
1.成爲計算機專家展示運用辦公室管理軟件的熟練技能，這些軟件通常包括文字處理、電子表格、數據庫和日程安排軟件；學習瀏覽萬維網收集資訊以滿足公司目標或滿足客戶的需求，成爲老闆的“網絡能手”或是“網絡內容提供者”。
2.積極深造參加商業/業務相關的培訓和研討會，或者繼續大學學位的深造；不斷提高寫作和口頭交流技能。
3.學習如何規劃會議積極妥善地組織會議，使會議從房間、場地選擇、會議安排和視聽設備各方面都能適合與會者的需要；瞭解音頻或視頻會議的召開方式；熟練地掌握演示稿軟件，比如PPT檔案。
4.成爲好老師和領導者如果有機會培訓和管理其他員工，要抓緊這樣的機會。
5.成爲工作場所中的溝通者客戶和供應商經常根據公司行政管理支援員工的素質和效率來判定公司的好壞，客戶服務技能特重要，另外，交際技能(應答、外交、談判)同樣十分重要。
6.成爲熟練的組織者和“資訊管理員”利用計算機數據和辦公室書面記錄爲經理們提供所需的資訊，在進程中，配合他們的項目管理工作。
7.參與選擇和維護辦公室設備熟悉各種辦公室設備，並判斷哪些最適合組織，尋找最適當的供應商；學習監督設備採購，評估辦公室供應需求並安排維護。
來源：MINI女性網