我國加入WTO以來，對外貿易發展迅速，外貿跟單作爲一種的新的崗位應運而生。作爲對外貿易企業內部專業化分工的產物，外貿跟單崗位工作目標明確，任務具體，成爲外貿業務工作不可分割的組成部分。外貿跟單崗位的出現不是偶然的，它是外貿企業內部管理結構有效調整，外貿經營管理規範化和科學化發展的產物。它的出現不但進一步劃清了外貿企業各崗位的責任界限，而且充分調動了企業跟單人員的積極性和創造性，對提高對外貿易企業的管理水平和經營效率，避免外貿業務操作失誤和風險具有重要的意義。
首先，外貿跟單崗位的出現符合系統論的原理和要求。 系統論認爲，系統是由若干相互聯繫的基本要素構成的，它是具有確定的特性和功能的有機整體。系統中各要素不是孤立地存在着，每個要素在系統中都處於一定的位置上，起着特定的作用。要素之間相互關聯，構成了一個不可分割的整體。由於世界上的具體系統是紛繁複雜的，必須按照一定的標準，將千差萬別的系統分門別類，以便分析、研究和管理。如機械系統的主機、零件、配件的分工;行政系統的科、處、局、部、委的分工;軍事系統的排、連、營、團、師、軍的分工等，正是由於其層次性和關聯性的存在才保證了這些系統的正常運作。
從系統論的角度看，外貿業務的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動態過程。在生產性跟單中，生產企業的選擇與原料的採購、工藝流程與技術、生產進度與質量監控、投入與產出;在業務性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運、保險、報檢、報關、結匯的操作與監控，都涉及到系統的層次性和有機聯繫。外貿跟單是外貿企業維護產品和服務的生產鏈和供應鏈的完整，反映外貿企業執行系統意志、促進外貿企業經營管理有序化，保證企業經營機制和風險防範機制有效執行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿跟單崗位的產生是外貿企業爲了取得最佳經濟效益，對外貿合同履行進行系統化分工與管理的必然產物。
系統論的基本原理要求系統中的各個環節的功能充分發揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統的順利執行。外貿跟單崗位的產生適應了外貿經營管理系統有機性的要求，與外銷、貨運、單證等工作崗位相區別，外貿跟單崗位既體現了本崗位的特性與規律，又體現了外貿經營管理系統的整體性和功能性。忽視外貿跟單的特性與地位，用別的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿經營管理系統的破壞;而只強調外貿跟單的重要性，將外貿跟單功能孤立起來，忽略其他環節的功能，外貿經營管理系統同樣難以有效運轉。外貿跟單崗位的產生較好地解決了各業務環節層次性和關聯性的關係。
其次，外貿跟單崗位的出現符合控制論的原理和要求。
控制論是研究各類系統的調節和控制規律的科學。控制論透過對系統運動規律的認識，能動地運用有關的資訊並施加控制作用以影響系統執行行爲，使之達到人類預定的目標。任何事物都有其既定的發展趨勢或偏離正常發展的趨勢，控制論的關鍵之處就在於其能夠控制事物的這種發展趨勢，使其得到延緩或加速，以達到預期的目標，滿足人類的決策和需求。外貿跟單功能與國內貿易跟單功能相比，其涉外性、複雜性和風險性的特點更爲突出，因爲任何一份合同的履行都涉及到兩個或兩個以上的國家或地區，涉及衆多的環節;產品質量要求、技術標準和法律體系複雜;市場波動、行情變化、外匯風險等不測風雲時常出現。儘管從形式上看，外貿跟單的任務是落實合同或信用證條款、對生產安排、組織貨源、質量管理、報關報驗、裝運結匯等過程進行全程監控，但從性質上看，外貿跟單的所有任務集中到一點，就是對業務進程中現實的或潛在的風險進行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環節的問題處理不當均可能釀成風險或損失。跟單員不可能只是被動地執行合同條款，而要面對客觀現實，主動地、積極地、迅速地解決可能產生的問題，規避業務進程中的各種風險。
外貿企業的風險控制可分爲進階風險控制——涉及企業長遠利益和根本利益的風險控制;中級風險控制——涉及企業經營戰略中的決策風險控制;初級風險控制——涉及企業業務工作效率的風險控制。三種風險可以相互影響和轉化，其風險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿跟單的風險控制主要是業務性風險控制。如：產品質量風險控制——及時發現和更換不符合合同條款規定的產品;交貨期風險控制——爲避免錯過裝運期督促生產企業按期交貨;結匯風險——及時改變結算方式和更新不合格的業務單證等，但如果這些風險不能有效控制，或風險資訊傳播渠道受阻，就可能影響企業中級或進階風險的控制，導致企業喪失防範或規避風險的有利時機，進而破壞整個企業的風險防範機制。因此，外貿跟單崗位的出現將在外貿業務的基礎環節上防止失誤與漏洞，對外貿企業有效進行風險控制，保證風險防範機制的正常執行具有重要意義。
第三，外貿跟單崗位的出現符合資訊論的原理和要求。
資訊論是關於資訊的本質和傳輸規律的科學的理論，是研究資訊的計量、發送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學科。人類的社會實踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所瞭解和做出正確反應，而且還需要與周圍的人羣溝通關係才能協調地行動。這就是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得資訊，而且人與人之間也需要進行通訊，交流資訊。人類需要隨時獲取、傳遞、加工、利用資訊，才能生存和發展。當今人類社會已進入了資訊時代，善於利用資訊、處理資訊、利用資訊轉化、解決各種矛盾已成爲認識事物複雜運動規律的一種科學方法。從資訊論的角度看，外貿跟單工作就是在履行合同中充分利用各種有利條件和資訊源，及時收集來自生產、物流、海關、商檢、銀行等各部門的資訊，處理和化解各種矛盾或不利因素，對各個業務環節做好科學的統籌安排的過程。也就是說，在履行每一筆合同中，能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流資訊和處理資訊是外貿跟單崗位的基本功能和任務。
資訊也是生產力，無論是維護髮揮外貿企業經營管理系統的整體性和功能性，還是有效控制對外貿業務的各個環節可能出現的風險，資訊的可獲得性和可靠程度直接影響到企業的正確決策。從資訊論的角度看，外貿企業經營和資訊環境關係密切，資訊不對稱，隨時可能出現企業決策失誤。在外貿跟單業務中，跟單員始終處在生產和流通環節的前沿，掌握着第一手資訊，其擁有資訊量有時甚至超過上級決策者，因此在資訊處理上具有獨特的條件和作用：一是可以隨時依據資訊變化和本崗位的職責範圍做出相應決策;二是將自己不能直接處理的資訊傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策;三是對上級和自己決策的效果進行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風險。隨着國際市場需求的多樣化、產品小批量化以及履約節奏的加快，外貿跟單員對資訊的處理能力直接關係到企業的經濟效益、服務品牌、信譽和形象。特別是在條件不確定的情況下，外貿合同的順利完成往往來自於一項決策的成功，而一項成功的決策往往來源於跟單員對資訊的正確把握與處理。“軍事資訊好比千軍萬馬，經濟資訊猶如黃金萬兩”，資訊交流與處理的重要性是不言而喻的。
總之，根據系統論、控制論和資訊論的原理對外貿跟單崗位進行分析，不難得出結論：外貿跟單崗位的出現是我國外貿企業在新的經營環境下，經營管理人才的重新分工和調整，也是外貿經營管理模式的創新，它適應了外貿企業管理的內在需求和外貿人力資源開發的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發展前景。在當前，由於經濟發展的不平衡，不同外貿企業的經營管理環境和跟單員個體的差異，規範外貿跟單崗位，對其從業人員進行統一系統的專業培訓不僅具有重要的理論依據，也具有重要的實踐意義