第一條：全公司設備檔案統一由公司檔案室管理。
第二條：設備動力部負責管理如下檔案：
1、 申請外購設備的.報告、批覆。
2、 外購設備隨機檔案材料(說明書、裝箱單、備件圖冊、合格證等複印件、原件交公司檔案室)。
3、 設備的安裝、試車、調試記錄。
4、 大、中修計劃記錄及檢修任務書及總結材料。
5、 設備三大規程。
6、 設備的執行記錄。各種臺帳、滑潤無定卡、維修費用統計分析，設備管理主要經濟指標原始資料及統計。
7、 設備事故原始記錄及分析報告。
8、 設備報廢申請報告、批覆、重要設備報廢鑑定書。
9、 外購設備及備件合同書、協議書。
10、 水平衡、電平衡、熱平衡測試報告書。
11、 電氣設備預防性試驗報告書。
12、 設備防腐記錄。
13、 水質報告。
14、 鍋爐及附件鑑測報告。
15、 受壓容器鑑測報告。
16、 管網密封檔案。
17、 備品備件儲備定額、備件圖冊。
18、 主要管網圖(供電、供排水、供氣)。
第三條：工控資料保管及借閱：
1. 工控軟件光盤及用戶程序備份光盤須由公司存檔，個人不能儲存。
2. 現有的工控機用戶名、密碼和用戶程序的用戶名、密碼報設備動力部備案。
3. 不得隨意更改工控機用戶名、密碼和用戶程序的用戶名、密碼，如需更改，需經部門領導批准並及時報設備動力部備案。
4. 工控資料的借閱時間爲三天，超過期限需重新辦理借閱手續。
5. 工控機的程序維護完畢後，需對程序更改內容作詳細記錄，報設備動力部備案。
6. 非專業維護人員不得退出人機監視畫面。
7. 不經部門主管領導批准不得擅自拷貝工控機內用戶程序。