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檔案管理規範標準制度(通用7篇)

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在不斷進步的社會中,制度在生活中的使用越來越廣泛,制度具有使我們知道,應該做什麼,不應該做什麼,懲惡揚善、維護公平的作用。一般制度是怎麼制定的呢?以下是小編幫大家整理的檔案管理規範標準制度(通用7篇),僅供參考,大家一起來看看吧。

檔案管理規範標準制度(通用7篇)

檔案管理規範標準制度1

一、分管檔案工作的局領導職責

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。

2、加強對局檔案工作的領導,將檔案工作納入局的整體發展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展,從人力、物力、財力上給予支援,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協調發展。

二、局檔案員職責

1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規,建立健全檔案管理制度。

2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。

3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片,收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負責管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準確與安全,併爲本單位各項工作的需要提供服務。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。

6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。

三、分管檔案工作的各處(室)領導職責

1、配備具有較好政治業務素質的專(兼)職檔案人員,並保持相對穩定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的.實際困難。

3、組織本單位人員學習檔案法規,執行局檔案工作的規章制度。

4、疏通渠道,嚴格制度,督促有關人員注意平時各類檔案材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作。

5、協同檔案室監督、檢查本單位檔案材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。

6、負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

四、各處、室專(兼)職檔案人員職責

1、堅持平時整理。根據本單位不同種類檔案材料的形成特徵,制定案卷類目,合理分類存放,便於利用和歸檔。

2、負責本單位檔案材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。

3、歸檔案卷做到組卷合理,頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。

4、保管好本部門應歸檔的案卷,注意檔案材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查,按規定時間向檔案室移交。

6、積極參加業務學習,不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目,並編制檢索工具。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

檔案管理規範標準制度2

一、收集歸檔範圍

本機關在各項工作中形成的具有儲存價值的,或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的檔案材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等,下同)都屬收集歸檔範圍,應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級檔案

1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。

2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、彙報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示,與其他單位的來往文書,對下級的指示、批覆、通知。

5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。

7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。

11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本情況綜合。

12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證,發放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫卹等審批表及幹部獎懲等檔案材料。

(二)上級檔案材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組,下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。

2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。

4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。

(三)同級檔案材料

1、有關單位與本機關聯合召開會議,共同進行工作,協作查處案件或問題共同署名的檔案材料。

2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。

3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性檔案。(四)下級檔案材料

1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。

2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料,比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案檔案。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本情況彙編、基礎數字彙編。

二、歸檔份數

文書檔案一式兩份,其中正文和簽發稿各一份作存檔用,一份作檔案彙編用。

三、歸檔時間和方法

(一)凡經過打字室打印的檔案,打印好後由打字員收集,交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發出的檔案,由各部門辦公室的有關人員收集,交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束,一個問題已解決,一件案件已處理等),由各部門辦公室的有關人員,將進行該項工作形成的全部檔案材料,系統整理後送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的檔案材料,在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。

(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊,應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔,各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部檔案材料移交綜合檔案室歸檔。

檔案管理規範標準制度3

爲了加強本單位檔案管理,搞好各門類檔案的提供利用工作,特制定以下制度:

1、本單位各部門借閱檔案,必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

2、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准,方可查閱,不得抄錄或借出。

3、機密、祕密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行,不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的,需經部門負責人批准,但借出時間不得超過一週,不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續,確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行爲者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。

檔案管理規範標準制度4

一、檔案是國家的寶貴財富,企業各門類檔案本身具有機要性質,因此,檔案部門和工作人員,必須遵守保密制度,履行保密手續,嚴格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案,必須經檔案人員提供,任何人不得直接動用。

三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續,限期使用,按期返還,返還檔案要認真檢查覈對,發現問題及時追查。

四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術檔案材料,須嚴格履行審批手續,未經批准的,嚴禁提供利用。

五、外單位查閱檔案,需持介紹信經公司領導和主管部門批准。複製檔案和外供圖紙和技術檔案,統一由公司檔案資訊中心嚴格按照審批手續提供,任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術檔案等檔案材料者,必須追查責任,對於嚴重損害國家和我公司利益者,要依法追查刑事責任。

六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術檔案材料以及其他經鑑定審批擬銷燬的檔案資料,統一按公司下檔案由公司檔案資訊中心組織回收,統一銷燬,其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷燬。

七、發現有關泄密事件,應立即報告,及時追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機密檔案和帶密級的檔案材料。

九、不允許將機密檔案帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱檔案。嚴禁攜帶機密檔案、檔案資料遊覽、參觀、探親、訪友,出入公共場所。

十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作,總結經驗,堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。

檔案管理規範標準制度5

1、檔案保管工作,是採用一定的技術設備、措施和方法,對檔案實行科學保管和保護,防治檔案損毀,延長檔案壽命,維護檔案安全。

2、按專業類項進行保管,做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化,以利於檔案的保護管理。

3、堅持以防爲主、防治結合方針,切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作,確保檔案完整安全。

4、加強庫房基礎設施建設,逐步購置先進設備,改善庫房管理條件;引用先進科學技術,實行科學管理。

5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°C,相對溼度在45-60%之內;保持清潔乾淨,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

6、庫房管理人員要做到天天打掃衛生,每天上下班各檢查一次溫溼度,每月清理二次檔案櫃衛生,發現有字跡褪變和紙張破損的案卷,及時進行搶救。

7、接交進館的檔案,要認真清點,履行簽字接交手續;檔案外借,要認真清點,履行批准手續,並保證按期歸還;非工作人員不得進庫房,以防意外;在庫房裏不準吸菸。

檔案管理規範標準制度6

一、爲規範公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、歸檔範圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的檔案資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責:

保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份爲公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。

3、凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發檔案資料,按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次,屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

七、檔案的借閱

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接透過檔案管理員辦理借閱手續。

2、因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任覈批。

3、公司檔案密級分爲絕密、機密、祕密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;祕密級檔案經審批可以借閱,但借閱時

檔案管理規範標準制度7

1、檔案管理在校長、副校長的領導下,由辦公室具體抓好檔案建設工作。

2、檔案管理人員要認真學習有關檔案管理的法律法規,學習並熟悉檔案管理。

3、檔案管理人員要嚴守有關檔案機密,確保檔案工作的嚴密性。

4、檔案管理人員要堅守工作崗位,按時登記和整理相關資料歸檔,確保來件及時收存、及時歸類。

5、學籍檔案、“兩基”檔案、教師業務檔案、行政檔案等按習水縣教育局關於檔案管理的相關要求,制定管理措施,分門別類地完善工作,特別是加強教師業務檔案的完善工作,確保學校檔案能真實、客觀地記載教職工的工作情況。

6、學校檔案分門別類專櫃管理,劃撥一定資金添置檔案設施,力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當。

7、每學期期末是整理和完善檔案的終結時間,各部門、各處、要認真收集開展工作的相關文字資料、圖片、表冊等整理,移交辦公室存檔。

8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設情況,對外調檔案做到:“取一件、記一件、還一件、裝一件”,並負責追回外調時間較長的檔案,保證檔案不流失。