探析賬務處理系統中輔助覈算功能的應用

摘要：隨着企業規模的擴大，生產經營活動的複雜化，企業所包含的業務活動的種類越來越多，所涉及的專業領域也越來越廣，各種業務的工作量也越來越大。爲了提高企業的管理力度和經營效率，很多單位實施了加強財務管理，細化會計覈算的政策，對全部工作進行深入細緻的分析，要求在此基礎上進行明確的分類覈算和管理。在傳統的方法下，企業會開設明細賬進行覈算，這樣增加了明細科目的級次，造成科目體系龐大，同時會給會計覈算和管理資料的提供帶來極大的困難。計算機賬務處理子系統則藉助計算機處理數據的特點，設定了輔助覈算模組。透過該功能模組，不僅能方便地實現會計覈算功能，而且能爲管理提供快速便捷的輔助手段。
　　一、輔助覈算賬的功能
　　輔助覈算賬用於某些在日記賬簿和分類賬簿中未能記載或不完全記載的經濟業務，作爲備查賬進行登記。在手工方式下，輔助覈算是獨立於會計科目分類覈算的。一般是根據記賬憑證分別登記會計科目分類賬和備查賬，兩套賬是各自獨立的。科目分類賬需要登記全部憑證，而輔助覈算賬僅需登記有關部分憑證，而且兩次登帳交叉重複、工作量大、準確率低、不易覈對。在財務處理系統中，所謂輔助覈算功能，是指當一筆經濟業務發生後，在進行記賬處理時，不但要記到總分類賬、明細賬等正式賬簿，還要求記到相應的輔助覈算賬簿。賬務處理系統一般提供以下幾種輔助覈算賬：單位往來輔助覈算賬、個人往來輔助覈算賬、項目管理輔助覈算賬和部門管理輔助覈算賬。
　　二、輔助覈算功能的運用
　　（一）單位往來業務輔助覈算
　　單位往來是企業和其他企業間發生的'經濟業務。會計科目中的“應收票據”、“應收賬款”、“預收賬款”、“預付賬款”、“應付賬款”等都是處理單位往來業務的帳戶。當企業往來客戶比較多，往來業務比較頻繁，清欠、清理往來賬的工作量大時，如果繼續時使用手工方式的科目設定，如：
　　113 應收賬款
　　11301 應收賬款-廣東 11302 應收賬款——福建
　　1130101 應收賬款-廣東——A單位 1130201 應收賬款——福建——C單位
　　1130102 應收賬款-廣東 ——B單位 1130202 應收賬款——福建——D單位
　　……
　　由此可見，將地區、單位作爲往來科目的二級、三級科目的設定，造成科目體系龐大，給會計工作造成了極大的不便。因此，對於往來客戶較多，往來覈算管理要求高的單位來說，可使用系統提供的單位往來輔助覈算賬。
　　實施步驟如下：
　　首先，在系統初始化中對上述科目重新設定，將應收賬款的性質定義爲“單位往來”，即 113 應收賬款 單位往來
　　這表示上述科目要設立單位往來輔助覈算賬。接着，將具體的地區、往來單位等二、三級明細科目從科目體系中剝離出來，即
　　01 廣東
　　0101 A單位
　　102 B單位
　　……
　　02 福建
　　0201 C單位
　　0202 D單位
　　……
　　這些地區、往來單位等資訊錄入後，存放在單位往來通信錄檔案中統一管理。
　　在輸入憑證時，遇到科目性質爲“單位往來”的科目，系統自動從單位往來通信錄檔案中提取地區、往來單位，供財會人員選擇。這些往來業務數據儲存在憑證檔案中和專門用於往來管理的數據庫檔案中。財務人員可以對應收（或應付）賬從不同角度進行統計查詢，如：可以按科目查詢、可以按單位查詢，也能同時查詢科目和單位。
　　（二）個人往來輔助覈算
　　個人往來是指企業與企業內部職員之間發生的經濟往來業務，如個人借款，差旅費借款等。由於各單位的經營性質、經營方法不同，有些單位的個人往來業務很少，有些單位的個人往來業務很多，業務發生也非常頻繁。對於後者，在進行賬務處理時，可啓用賬務處理系統提供的個人往來輔助覈算功能。將個人往來業務的管理、清理工作納入個人往來輔助管理中，可大大減少清理工作量，有利於加強個人往來戶的管理。