現行檔案和檔案管理機技術的歷程，不僅記錄着企業現行檔案和檔案規範化、系統化管理的軌跡，而且反映着企業經營管理和產品開發資訊化的進程。根據計算機技術在企業現行檔案和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分爲以下3大階段：
1、現行檔案和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行檔案應用計算機技術源於企業管理資訊系統（ＭＩＳ?的建立，什麼是ＭＩＳ，解釋不1。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其1，管理資訊系統的建立是依託於企業管理職能系統，併爲之服務。它1般都先從覈算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產覈算。在會計覈算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務和編制財務計劃。隨後，把計算機技術擴展到採購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的1體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最後，再把計算機技術運用於生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其2，管理資訊系統的職能主要是對正在形成的現行資訊進行收集、加工及處理。
現行檔案應用計算機技術是企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用於檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其1，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然後按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其2，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的特徵和形式特徵，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其3，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間佔有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用於企業管理之初，現行檔案和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項檔案管理工作。
2、現行檔案和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由於現行檔案和檔案管理是具有承繼聯繫的密不可分的兩個階段，所以任何1階段應用計算機技術不僅會對另1階段的工作帶來，而且其系統功能的發揮也受制於另1階段的工作狀況。因此，爲了實現現行檔案和檔案管理不同階段資訊資源的共享和交換，減少數據的重複輸入，規範各系統的數據接口，就需要加強現行檔案和檔案管理綜合應用計算機技術的.，開發文檔管理1體化系統軟件。，1些企業已經自行開發或購買了文檔管理1體化系統軟件，進行現行檔案和檔案管理的綜合化管理。
第2階段不同於第1階段的特點和難點在於，現行檔案和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理1體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行檔案和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行檔案和檔案手工管理的程序和。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規範化、系統化及效率化，並未對現行檔案和檔案管理基本產生根本影響。 $False$3、檔案階段
電子檔案這1概念的出現是近１０年的事。１９９６年１２月，國家科委在北京召開了全國ＣＡＤ工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子檔案的管理。１９９６年９月成立了“電子檔案管理、歸檔領導小組”。②１９９８年１月９日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在１９９７年研究制訂的《機輔助設計電子檔案應用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿?國家標準的基礎上，在３５個企事業單位進行試點，爲實現我國電子檔案管理規範化和化探索辦法和積累經驗。③１９９８年８月１１日－１３日，國家檔案局檔案技術研究所召開了電子檔案管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子檔案歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子檔案歸檔及電子檔案管理》、《ＣＡＤ電子檔案光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的徵求意見稿進行修改、補充及完善。④１９９８年８月１８日－２０日，在5洲工程設計研究院?兵器第5設計研究院?召開了ＣＡＤ電子檔案應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤１９９８年８月２３日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子檔案歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子檔案及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關於什麼是電子檔案，美國聯邦管理法規對其解釋爲“電子檔案包括數字的、圖形的及文字的資訊。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何1種介質上，並且符合檔案的定義。”⑥國際檔案理事會電子檔案委員會的定義爲“電子檔案是1種透過數字電腦進行操作、傳輸或處理的檔案。⑦我國《ＣＡＤ電子檔案光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?ＧＢ／Ｔ１７６７８－１９９９?把電子檔案解釋爲能被計算機系統識別、處理，按1定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，並可在上傳送的數字代碼序列。爲了全面、準確地把握電子檔案的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀檔案入手。
機讀檔案?僅指計算機識別的檔案?最早產生於本世紀４０－５０年代。這1概念經過近半個世紀的演變，至９０年代逐漸被電子檔案所代之。從機讀檔案到電子檔案不僅僅是概念叫法的變化，而是標誌着計算機技術應用於檔案管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助於深入認識電子檔案的形成和管理特點。兩者的主要區別在於以下4方面：
其1，生成環境。機讀檔案中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”檔案。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第1，通常指資訊從1個存儲區讀到另1個存儲區；第2，從某1形式的記錄媒體，如磁帶讀出資訊。⑨可見，複製和識別是機讀檔案的主要特點。在這1階段，計算機讀出的檔案不是由計算機制成的，它源於紙質檔案的輸入。與機讀檔案不同，電子檔案則包括在計算機上直接生成的檔案。它是管理和開發資訊化的產物，是研究和應用ＣＩＭＳ的必然結果。
其2，管理模式。機讀檔案的管理模式是模擬現行檔案和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行檔案和檔案管理體系的是非本質性的。而電子檔案的管理模式不是建立在獨立的現行檔案和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代資訊技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子檔案形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其3，存在形式。機讀檔案的存在形式1般爲磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子檔案的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其4，管理者的構成。在機讀檔案階段，紙質檔案管理者是資訊管理者構成的主體，而且文獻資訊管理者是獨立的羣體。而在電子檔案階段，電子檔案資訊管理、開發人員和載體維護人員將是文獻資訊管理者的構成主體，但文獻資訊管理者將不再是獨立的羣體，文獻資訊管理者已不能獨立承擔起文獻資訊管理職能。文獻資訊管理系統功能的發揮將取決於文獻資訊管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
綜上可見，從機讀檔案到電子檔案概念的發展演變，體現着管理資訊和科技資訊、現行資訊和資訊、動態資訊和固態資訊的高度集合。
需要指出的是：上3個階段的劃分，並不是依次替代關係。由於在任何1個企業，尤其是大型企業或企業集團，在現代資訊技術的應用上很難1步到位，所以在企業中，3個階段，或者其中的兩個階段往往是長期並存的。但可以肯定地說：隨着以計算機技術爲基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成爲必然與可能。據有關調查，在１９９８年，５００家國有工業企業中已有８８％的企業採用了計算機進行資訊處理，５０?２％企業的建成了與國家或省級資訊中心聯網的資訊系統。⑩顯然，電子檔案階段將是２１世紀現代企業文獻資訊管理的發展方向與必然趨勢。筆者將另作文闡述企業電子檔案管理系統運作的有關問題。
