無論是申加拿大還是美英澳院校，留學文書最重要的部分都包括PS (PersonalStatement) 個人陳述和RL (Reference Letter)推薦信。PS當然是自己寫，RL通常需要大學教授出具。能爲自己爭取一份言辭懇切、內容詳實的推薦信無疑可以爲自己的申請加分。
下面先以最終成功的來自德英翻譯課老師的推薦信爲例，一步步講講從提出請求到獲得推薦信的過程;然後我也會總結一下另兩次嘗試不夠成功的原因。
Step 1：提出請求
我認爲最好當面提出，這樣可以得到老師最直接的答覆。如果沒有機會，發郵件也可以。後者的好處是自己可以深思熟慮，組織好語言，避免與教授面對面的緊張和尷尬;壞處是可能許久得不到回覆。我的翻譯課老師是個有郵件必及時回覆的人，所以我用了第二種方式。
郵件標題：Recommendationfor [Your Name]
會不會太直白了?不，不要不好意思在標題裏“挑明”自己的目的，“開門見山”在此時其實是明智的做法。而且這一原則在正文部分要繼續堅持。
正文：
我最初的思路是：
1.先感謝老師在課堂上付出的時間，表示自己收穫很大;
2.然後寫想申請某某大學的研究生項目;
3.最後表示希望教授能爲自己寫一份推薦信。
後來我突然意識到這是一個完全錯誤的順序。有人玩笑說，西方人讀東方人的信函要從下往上讀，不然完全不知所云，因爲來信真正的目的往往出現在最末尾。這樣說不是毫無道理。東方人重含蓄，西方人喜直接，這是東西方思維習慣上的迥異。所以尊重西方人的習慣，最終成文的順序正好相反，顛倒成3.2.1。字型可用Arial，5號。
這是我給老師的第一封郵件：
Dear Dr.[Surname or full name],
【說明來函目的】
My name is Yi Fan and I have taken partin your course “Translation I” (Group J). I am writing to ask if you would bewilling to write a letter of recommendation for me.
【解釋需要推薦信的原因】
I would like to further my study in thefield of translation and am planning to apply for the graduate program MA inTranslating and Interpreting in Great Britain after returning to China. So itwould be of great help if I could receive a letter of recommendation from youin support of the application. I would really appreciate it. Herewith I alsosend the writing by myself and my résumé with more detailed information[注]
【寫明deadline and howyou will follow up】
I am going back to China at the end ofthis week. Please let me know if you are willing to write me a recommendationletter and I'd be glad to come to your office.
【表示感謝】
Now the time as an exchange student hereis about to over. Thank you for the time and assistance you offered us. It wasa great pleasure to take part in this translation course and it was one of myfavourite among all the courses I have attended at Ruhr-University.
Best regards,
Yi Fan
【注】解釋兩件事：
1.我在郵件裏附上了自己寫好的草稿和個人簡歷。原則上說，推薦信應該完全由教授寫，但是我相信大學教授們公務已經很繁忙，不會閒到有時間爲我們斟詞酌句，從空白的紙上寫出費時又費力得推薦信。但如果是在現有的草稿上修改就不一樣了，這不僅會爲他們減輕很多工作量，而且能讓他們知道你想在推薦信裏強調自己哪方面的能力，從而最終的結果也更能meet yourexpectations. 即使不寫完整的草稿，也要在郵件中提供詳細的資訊和材料。附上最基本的簡歷能爲教授提供被推薦人的經歷的大致輪廓，畢竟他們沒有理由爲一個自己根本不瞭解的學生寫推薦。
2.那麼這些檔案是以附件形式還是正文形式發送呢?這是申請中的老問題。有一個基本的原則是：如果收件人用的是hotmail、gmail之類的`郵箱，則可用附件形式發送;如果是公司、學校的郵箱則在正文部分粘貼爲佳，以避免這類郵箱不支援附件。
Step 2:等待回覆
當天下午，我收到了老師回覆如下：(我真欣賞這老師的效率!)
Dear Ms Fan,
Thank you for your e-mail. Sure, I canwrite the letter of recommendation for you; however, as I am at the momenthard-pressed for time, I cannot promise to have the piece ready by the end ofthe week. Please let me know quickly whether it is alright if I send you thedocument after my return from my holidays at the beginning of August. Are thereany deadlines?
Best
M. Goth
Step 3: 繼續交涉和溝通
後來的回覆中我給了老師郵寄地址，說了申請學校對推薦信的具體要求。然而第二天一早我就收到了下面這封郵件：
Dear Ms Fan,
I am happy to inform you that I have bynow written your recommendation. I shall be at the university tomorrow; you canreach me between 9.15 and 10 in the morning, and between 2 and 4 in theafternoon. I have attached my text to your e-mail. Please let me know if youare able to pick it up tomorrow.
Best regards
M. Goth
回覆老師自己大概什麼時間去辦公室，想一想感謝的話，一切OK!
Step 4: 感謝推薦人
最後別忘記再次發郵件感謝，這不僅僅是一種good manners, 更重要的是在未來的學術領域我們很可能還會需要他們的幫助。保持聯繫，告訴推薦人申請的進展;如果最終獲得admission，更應和自己的推薦人分享這份欣喜。