相信對於很多計劃申請研究生的學生可以參考下面的資訊來提前做好如何請老師寫推薦信的準備和規劃。
Step 1：提出請求
如何請老師寫推薦信呢?我認爲最好當面提出，這樣可以得到老師最直接的答覆。如果沒有機會，發郵件也可以。後者的好處是自己可以深思熟慮，組織好語言，避免與教授面對面的緊張和尷尬;壞處是可能許久得不到回覆。我的翻譯課老師是個有郵件必及時回覆的人，所以我用了第二種方式。
郵件標題：Recommendation for [Your Name]
會不會太直白了?不，不要不好意思在標題裏“挑明”自己的目的，“開門見山”在此時其實是明智的做法。而且這一原則在正文部分要繼續堅持。
正文：
我最初的思路是：
1. 先感謝老師在課堂上付出的時間，表示自己收穫很大;
2. 然後寫想申請某某大學的研究生項目;
3. 最後表示希望教授能爲自己寫一份推薦信。
後來我突然意識到這是一個完全錯誤的順序。有人玩笑說，西方人讀東方人的信函要從下往上讀，不然完全不知所云，因爲來信真正的目的往往出現在最末尾。這樣說不是毫無道理。東方人重含蓄，西方人喜直接，這是東西方思維習慣上的迥異。所以尊重西方人的習慣，最終成文的順序正好相反，顛倒成3.2.1。字型可用Arial，5號。
這是我給老師的第一封郵件：
Dear Dr. [Surname or full name],
【說明來函目的】
My name is Yi Fan and I have taken part in your course “Translation I” (Group J). I am writing to ask if you would be willing to write a letter of recommendation for me.
【解釋需要推薦信的原因】
I would like to further my study in the field of translation and am planning to apply for the graduate program MA in Translating and Interpreting in Great Britain after returning to China. So it would be of great help if I could receive a letter of recommendation from you in support of the application. I would really appreciate it. Here with I also send the writing by myself and my resume with more detailed information. [注]
【寫明deadline and how you will follow up】
I am going back to China at the end of this week. Please let me know if you are willing to write me a recommendation letter and I'd be glad to come to your office.
【表示感謝】
Now the time as an exchange student here is about to over. Thank you for the time and assistance you offered us. It was a great pleasure to take part in this translation course and it was one of my favourite among all the courses I have attended at Ruhr-University.
Best regards,
Yi Fan
【注】解釋兩件事：
1. 我在郵件裏附上了自己寫好的草稿和個人簡歷。原則上說，推薦信應該完全由教授寫，但是我相信大學教授們公務已經很繁忙，不會閒到有時間爲我們斟詞酌句，從空白的紙上寫出費時又費力得推薦信。但如果是在現有的草稿上修改就不一樣了，這不僅會爲他們減輕很多工作量，而且能讓他們知道你想在推薦信裏強調自己哪方面的能力，從而最終的結果也更能meet your expectations.即使不寫完整的草稿，也要在郵件中提供詳細的`資訊和材料。附上最基本的簡歷能爲教授提供被推薦人的經歷的大致輪廓，畢竟他們沒有理由爲一個自己根本不瞭解的學生寫推薦。
2. 那麼這些檔案是以附件形式還是正文形式發送呢?這是申請中的老問題。有一個基本的原則是：如果收件人用的是hotmail、gmail之類的郵箱，則可用附件形式發送;如果是公司、學校的郵箱則在正文部分粘貼爲佳，以避免這類郵箱不支援附件。