第一行的正中用較大的字型寫上“感謝信”三個字。如果寫給個人，這三個字可以不寫。有的還在“感謝信”的前邊加上一個定語，說明是因爲什麼事情、寫給誰的感謝信。
第二行頂格寫對方單位名稱或個人姓名，姓名後面可以加適當的稱呼，如“同志”“師傅”“先生”等，稱呼後用冒號。如果感謝對象比較多，可以把感謝對象放在正文中間提出。
第三行空兩格起寫正文。這一部分要寫清楚對方在什麼時間，什麼地點，由於什麼原因，做了什麼好事，對自己或單位有什麼支援和幫助，事情有什麼好的結果和影響。還要寫清楚從中表現了對方哪些好思想、好品德、好風格。最後表示自己或所在單位向對方學習的態度和決心。
正文寫好了，另起一行空兩格（也可以緊接正文）寫上“此致”，換一行頂格寫上“敬禮”。
最後再換一行，在右半行署上單位名稱或者個人姓名。在署名的下邊寫上發信的日期。
寫感謝信要注意下面幾點：
表揚信是對某些單位或個人的高尚風格和模範事蹟表示頌揚的信件。這種信件可以是領導機關、羣衆團體表揚其所屬的.某一單位以及某一個人的，也可以是羣衆之間的互相表揚。
表揚信的格式和寫法與感謝信基本相同。不過，寫表揚信還需要注意下面的幾點：
一 感謝信一般由當事者或當事者的所在單位以及親屬來寫，而表揚信凡瞭解情況的人都能寫。
二 表揚信結尾的寫法有兩種，如果是寫給本人的，就寫“值得學習”“深受感動”等方面的內容；如果是寫給受表揚者的所在單位或領導的，就可以提出建議，請在一定範圍內宣傳、表揚受表揚者的好作風和模範事蹟。