當你利用文字編輯軟件將文字錄入計算機，你就在製作一個“檔案”或“文檔”。當你存儲了這個檔案，它包含了特殊的排版編碼資訊，如：字型，邊距，製表符寬度設定等等。即使你沒有特別地編輯你的文字，這些編輯器也會存儲一些排版的資訊。並且使用的也是編輯器本身的編碼規則。這使得一些檔案只能使用相應的編輯器程序或文字的格式轉換程序才能閱讀。
你應該將文字存儲爲基本的ＡＳＣＩＩ碼（或ＤＯＳ）的ＴＥＸＴ檔案。一個ＡＳＣＩＩ碼ＴＥＸＴ檔案不含圖片，特殊字元，圖像頁碼或者粗體，斜體等資訊。它只是一般的文字。如果打印出來，它看起來很單調，但是它與那些製作精美的簡歷一樣可以將你的工作經歷描述清清楚楚並得到一些公司的賞識。
如果你能取得某一公司徵召新職員的負責人的電子郵件地址（透過廣告或查詢得到）的'話，就把電子郵件直接發給他們。透過這種方式，你能儘快讓有關人士看到你的簡歷，而不會因爲一部掃描儀讀錯了你的字型或格式而白白喪失應聘的機遇。很多次我替用戶發送簡歷並在一小時後得到了答覆。當使用電子郵件發送簡歷時，應該將檔案直接拷貝到郵件管理器的消息（Ｍｅｓｓａｇｅ）框中。而決不要將檔案以附件的形式附在電子郵件之後。這會使被髮送簡歷的對象很快看到正文而不必再下載附加的文字和開啟相應的編輯器來閱讀了。
ＡＳＣＩＩ或ＤＯＳ格式的檔案也可以發送到因特網上（可以發送到一公司的網頁上，一個有着列表的工作搜尋庫或是新聞組裏），在線服務公司（例如ＣｏｍｐｕＳｅｒｖｅ或Ａｍｅｒｉｃａ Ｏｎｌｉｎｅ），或是電子公告板服務。無論如何檔案最終將被存儲到計算機的數據庫中。人力資源部門的負責人可以利用關鍵字來篩選簡歷，這樣你的簡歷就是可以查詢檢索的了。