煙臺汽車製造廠是一個擁有2600名職工、3．2億元資產的中型企業，主要生產輕型汽車、農用運輸車和拖拉機。1993年以來，該廠產品銷售收入雖然逐年增加，但經濟效益卻大幅下滑，生產經營日趨困難。面對日益激烈競爭的市場環境，企業感到原有經驗式的管理模式、落後的管理手段和不透明的資訊反饋機制已非常不適應新的形勢，迫切需要應用現代計算機網絡和統一的財務軟件進行管理創新。
一是成本的核算與控制迫切要求企業利用計算機進行管理。由於汽車產品結構複雜、零部件繁多，在產品開發過程中，以往靠會計人員手工勞動，連續幾天幾夜工作也只能算出大概的綜合成本，難以及時準確地制定出有市場競爭力的產品價格。企業曾多次出現新產品投產後，才發現新產品的設計成本過高，價格無法爲市場接受而被迫停產的情況。
二是資金的核算與管理迫切要求企業利用計算機進行控制。該廠銷售環節佔用的資金餘額上億元，大多以發出商品的形態存放在全國各地的430多個經銷商處，企業難以及時、準確掌握各銷售點上的存貨變動情況，賬物不符、賬賬不符的問題時有發生，應收賬款居高不下，壞賬風險難以防範。1995年該廠曾組織十多名會計人員歷時一年，與各經銷商覈對發出商品和應收賬款，發現企業本身的賬簿記錄差錯1100多筆，僅發出商品的潛虧損失即達數百萬元之多。在儲備資金的管理中，傳統的手工操作只能提供庫存材料、備件的賬面價值總量，但具體材料、備件的存放時間、庫存數量卻不掌握，致使存貨超儲、積壓、損壞等情況非常嚴重。企業盤點時曾發現倉庫中的三角帶可滿足企業10餘年的生產需要。
三是薄弱的基礎管理迫切要求企業利用計算機技術來強化。從企業內部看，基礎數據缺乏，材料消耗定額、工時消耗定額不準，談不上實施精細生產，挖潛降耗，也無法對生產車間、銷售部門、採購部門和倉儲部門實施科學的考覈。特別是財務資訊滯後於物流資訊和市場變化資訊，再加上數據常常失真，決策者難以及時瞭解掌握企業財務狀況的變動情況和內部各種資源的配置情況迅速對市場變化做出反應。
四是企業各項規章制度迫切需要利用計算機手段進行硬化。過去規章制度只是掛在牆上，寫在本中，缺乏強有力的手段來保證制度的有效執行，有章不循、有章難循的弊端難以克服，道德風險無法控制，科學規範的管理程序難以硬化。
二、如何運用計算機網絡和軟件對企業管理進行深化、細化
1996年以來，該廠針對採購、倉儲、生產、銷售等環節資訊不明、賬目不清等突出問題，以財務管理爲中心，以成本控制爲重點，聯合山東浪潮國強軟件公司，本着先易後難的原則，先後投資兩百餘萬元開發了“煙臺汽車製造廠現代企業管理資訊系統”。該系統基於一臺主服務器，在各個車間、倉庫及生產、供應、銷售、財務等各有關處室設立了46個工作站，將各子系統透過財務管理子系統緊密地聯繫在一起，做到了“資訊集成、過程集成、功能集成”，實現了財務系統與銷售、供應、生產等系統的數據共享，爲企業提高財務資金管理水平提供了強有力的手段。 財務管理子系統建立了統一的計算機平臺，變多級覈算爲一級覈算，一張原始憑證（銷貨發票、購貨發票、入庫單、領料單等）一次錄入，倉庫、車間、厂部的業務覈算、統計覈算、會計覈算、憑證的製作、打印、各明細賬、總賬的登記全部由計算機一次自動完成，可以靈活地查詢、統計和打印賬表。
銷售管理子系統與金稅系統連接，利用金稅系統錄入和打印銷售發票後，自動轉入銷售管理子系統，自動編制銷售憑證，自動登記財務的產品銷售、發出商品、應收賬款、應交稅金等賬簿。同時可進行賬齡分析和壞賬估計，實現了銷售業務管理與覈算一體化。
採購管理子系統對採購訂單、採購到貨以及入庫狀況進行全過程管理，爲採購部門和財務部門提供準確及時的資訊；自動完成對各種應付賬款的登記、沖銷以及應付賬款動態變化狀況。另外，該子系統還可以進行材料採購成本的考覈與監督，非合同供應商、超過合同的採購價，軟件系統可以自動警告，要求審覈。
倉儲管理子系統透過對各種存貨的收、發、存業務進行覈算，及時準確地掌握每件存貨的耗用情況，把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，爲企業的成本覈算提供基礎數據，並動態反映存貨資金的增減變動情況。
生產計劃子系統根據生產計劃和上月末實際庫存情況，軟件系統能按照裝配物料清單計算物料的毛需求和淨需求，自動運算出零部件採購計劃、自制件的生產計劃，將設計、工藝、生產製造並行交叉進行管理，實現了各種物流、業務流自始至終連貫起來的全過程管理。
成本覈算子系統能夠完成產品或零部件標準成本的制定，計算入庫產成品或自制半成品的標準成本和標準成本差異，能夠從價格成本差異和用量成本差異方面進行控制，爲企業分析生產成本變動的原因提供了詳細資料，爲實施標準成本法和責任成本法提供了可能
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基礎數據子系統可爲生產計劃系統提供工藝過程資訊、產品結構資訊，爲成本控制提供工時定額和材料消耗定額標準資訊，並能夠透過裝配物料清單自動讀取採購發票的最新單價，瞬間計算出產品的材料成本，爲產品投產決策提供第一手數據資料。產品開發人員能夠隨時計算出新產品的設計成本，爲企業開發適銷對路的產品提供了有力的支援手段。
三、取得的成效
1．提高了對薄弱環節的監控管理能力
從採購環節看，現在能夠準確地掌握某一時段的採購品種、總量、該品種的上年採購單價、採購成本、當期採購單價等，從而能及時準確地計算出採購成本的降低額和降低率，計算出各部門的材料採購節約情況，並依此進行獎懲。這就使採購管理得到強化，僅1999年就節約採購成本900多萬元。
從倉儲環節看，系統可對各種庫存零部件進行層層分解，一個汽車總成所包含的零部件可分解到7級直至螺釘。材料的編碼、型號、規格、名稱也都能在系統中得到明細的反映，不但可以從總額上反映儲備資金佔用情況，而且可以分品種統計每一種物料的超儲備佔用時間和超儲備佔用金額，並對原材料超儲備佔用實行自動報警，從而爲控制存貨成本、提高存貨週轉率、減少不合理的資金佔用提供了可能。從銷售環節看，透過該系統可隨時查詢存於各經銷商處發出商品的型號、數量、時間、去向等詳細資料，避免了發出商品長期被人佔用或存放帶來的損失。還可準確反映應收賬款的賬齡結構，有效地控制了應收賬款的規模，減少了呆壞賬損失。同時，透過計算機直接處理原始憑證，使應收賬款的錯賬率幾乎爲零，解決了長期以來令財務人員頭痛的往來賬串戶錯賬問題。