作爲 Office 套件的核心程序， Word 提供了許多易於使用的文檔創建工具，同時也提供了豐富的功能集供創建複雜的文檔使用。哪怕只使用 Word 應用一點文字格式化操作或圖片處理，也可以使簡單的文檔變得比只使用純文字更具吸引力。下面請看小編分享的word文檔處理技巧六則。
1、處理Word文檔的命令和技巧
用標題分割內容
創建大型Word文檔時，最好用標題把包含不同主題的頁面分割開來。使用標題方便閱讀者分層次閱讀文檔，使得他們能夠很容易地找到各個主題。
要格式化標題，最簡單的方法是使用樣式，比如默認標題樣式"標題1"、"標題2"等。用樣式格式化標題時，你可以很容易地得到文檔內容目錄。
要把樣式應用到標題，請先用鼠標選中標題文字，然後從"格式"工具條的"樣式"下拉列表框選擇樣式。如果你找不到自己想要的樣式，點擊樣式下拉列表的時候按住"Shift鍵"就可以顯示出完整的樣式清單。如果要把文字格式轉化成三種主要的標題樣式——"標題1"、"標題2"、"標題3"的話，你可直接使用鍵盤捷徑，它們分別是："Ctrl+Alt+1"、"Ctrl+Alt+2"、"Ctrl+Alt+3"。
用默認樣式格式化標題的優點之一在於它有生成內容目錄的能力。要生成內容目錄，你只需把遊標移到要插入目錄的位置(通常是文檔開頭)，然後選擇選單"插入/索引和目錄"，選擇"目錄"選項卡，點擊"確定"按鈕。Word將自動在遊標所在位置插入一個目錄。
用結構圖快速導航
用樣式格式化文檔標題的另外一個優點在於，我們可以方便地利用文檔結構圖進行快速導航。要檢視文檔結構圖，請選擇選單"視圖/文檔結構圖"，此時屏幕的左邊就會顯示出文檔的標題列表。點擊這個列表中的任意一個標題，文檔主編輯區就會自動轉到該標題所在位置。
如果你使用的是Word 2000，大型文檔既可以用內容目錄導航，也可以用文檔結構圖導航。內容目錄中的每一項都是指向文檔中相應標題的超級連結，點擊任意一項你就可以轉到文檔的相應部分。要快速返回文檔的開頭，你只要按下"Ctrl+Home"鍵即可。
導航大型文檔的另外一種方法是使用"編輯"選單的"查找"功能查找特定的文字。例如，假設你要查找文檔中介紹"購機選擇"的那一部分，你可以直接搜尋"購機選擇"這幾個字。倘若文檔中這幾個字出現次數不是很多，在"查找和替換"對話框中你可以點擊"查找"以及"查找下一次"按鈕查找單詞的下一次匹配，找到正確的位置之後點擊"取消"按鈕即可。
爲圖形加上題注
當你在文檔中加入圖形和圖表時，不要忘了對它們進行編號並加上說明。在Word中，爲圖形加上題注是很方便的：先選中圖形，然後選擇選單"插入/題注"，在對話框中輸入對圖形的說明，最後點擊"確定"，Word將自動對圖形進行編號並加上說明。如果你以後在這個圖形之前加上了其他圖形，或者刪除了這個圖形之前的圖形，則Word將自動修改圖形編號。
如果你想要在文檔內部引用圖形的題注，你首先必須把題注轉換成圖文框。然後，把遊標移到需要插入題注引用的地方，選擇選單"插入/交叉引用"，從"引用類型"列表，選擇"圖表"，從"引用內容"列表選擇你想要的引用類型，在"引用哪一個題注"中選擇正確的題注，最後點擊"插入"按鈕。現在文檔中插入了對指定圖形題注的引用。如果由於圖形的前面加上或者刪除了其他圖形而導致圖形編號改變，文檔將自動地進行相應的更新。
2、Word2000的六項重要設定
一.度量單位
word中的度量單位有釐米、毫米、磅(1釐米約等於28.35磅)、英寸和十二點活字(1個十二點活字等於12磅)五種。可在"工具→選項"的"常規"選項卡上選定使用哪一種度量單位。
"度量單位"下拉列表框的下面還有一個"使用字元單位"複選框，如果將其選中，無論選定了哪種度量單位，視圖標尺上的刻度值是"字元";"格式"→"段落"對話框的"縮進和間距"選項卡上"縮進"以"字元"來度量，"段前"、"段後"以"行"來度量。
二.取消word97不支援的功能
在"工具→選項"的"儲存"選項卡上有一個"取消word97不支援的功能"的複選框。
一旦選中該複選框，就無法使用word97不支援的功能，如在表格單元格中插入表格的功能。具體表現爲：當遊標移入表格單元格中後，"表格→插入"選單下的"插入表格"命令以及表格工具欄上"插入表格"按鈕無法使用。
三.即點即輸
在"工具→選項"的"編輯"選項卡上有一個"即點即輸"選項區，共有兩項設定，即"啓用‘即點即輸'"複選框和"默認段落樣式"下拉列表框。需使用即點即輸功能，則應選中"啓用‘即點即輸'"複選框，然後在"默認段落樣式"下拉列表框中選定所需的段落樣式(缺省值爲"正文")。
四.嵌入truetype字型
當文檔中包含某些特殊字型(一般電腦上不安裝的字型)，如office2000所帶的繁體字———mingliu，爲了能在其它未裝特殊字型的電腦上能正常開啟該文檔，可在文檔中嵌入truetype字型。方法是：將"工具→選項"的"儲存"選項卡上的"嵌入truetype字型"複選框選中。
由於一個truetype字型檔案的長度，小則數兆，大則十多兆，所以嵌入truetype字型後，文檔長度一般將增至數十兆，給編輯、使用帶來極大不便。如果再選中"只嵌入所用字元"複選框，則文檔的長度不會增大很多，但在其它電腦上不能編輯文檔中特殊字型部分的內容。
五.首行縮進
是否選用首行縮進功能，可在"段落"→"縮進和間距"→"特殊格式"下拉列表框中設定。如果不選用，則必須將"工具→自動更正"的"鍵入時自動套用格式"和"自動套用格式"選項卡上的"首行縮進"複選框取消。
如果選用首行縮進功能，則選中"工具"→"選項"對話框"常規"選項卡上的"使用字元單位"複選框。這樣"首行縮進"的`距離值就以字元來度量，從而省略每次改變字型大小後，重新設定"度量值"的工作。
六.文檔網格
在"檔案→頁面設定→文檔網格"選項卡上有四種選擇，即："無網格"、"只指定行網格"(默認)、"指定行網格和字元網格"和"文字對齊字元網格"。用戶可以根據編輯文檔的類型，選用其中的某一種。
編輯普通文檔時，宜選擇"無網格"。這樣能使文檔中所有段落樣式文字的實際行間距均與其樣式中的規定一致。
編輯圖文混排的長文檔時，則應選擇"指定行網格和字元網格"。否則重新開啟文檔時，會出現圖件不在原處的情況。