公務短信是政府機關、企事業單位用來進行內部管理和外部溝通的一種重要方式,是資訊公開的重要形式。由於它傳遞資訊及時,節約辦公成本,因此在公務交往中備受青睞。
公務短信的結構原則
一條完整的公務短信由稱謂、主題、內容、尾語、署名、日期組成。
1.稱謂恰當禮貌
稱謂要表達清楚接收方的身份,並體現禮貌原則。如果是給同事發公務短信,最好稱呼具體人名,如“尊敬的×××女士/ 男士”,以示誠意和尊重;如果是給上級領導發會議通知,稱謂最好表達爲領導的姓氏加上他的職位,如“尊敬的李主任”;如果公司裏恰好有兩位主任都姓李,就要表達得更具體些,可以加上他所在的部門,如“尊敬的辦公室李主任”。稱謂恰當,溝通和傳遞資訊的效果纔會更好。
2.首句反映主題
在首句中即反映出主題,旨在幫助接收方及時高效地讀取資訊。在“短信時代”,人們享用着短信的巨大功能,也煩惱於短信詐騙和廣告短信氾濫等“信騷擾”。公務短信倘若沒有明確的主題,可能會被當作垃圾短信而忽略。
主題歸納得當,並在首句中說明主題,便於接收方迅速知曉短信的大體內容,如“市場部××項目討論會通知”,然後告知會議時間和地點,如“8 月5 日上午9:00,701 會議室”。主題不明確會影響工作效率。比如一條首句爲“通知”的短信,對發送方來說,會給今後的查詢增加難度,影響查準率;對接收方來說,必須開啟短信閱讀後才能知道主旨內容,很不高效。
3.內容簡潔條理
公務短信的正文可以參照事務性通知的寫作模式,第一部分說明背景及目的,第二部分說明具體事項。在內容表述上應當做到以下兩點:一是簡潔明確。儘可能用一條短信容納全部資訊,減少短信往來次數。如果需要傳遞的資訊有多項,宜分點闡述。內容表述不能有歧義,以免接收方按照自己的理解去辦事。二是條理清楚。例如,某單位領導發短信給他的祕書小趙:“明天上午10:00 你去車站接一下李主任,另外把去年的工作總結給我看一下。署名: 陳主席。” 職場新手會立馬回覆:“好的,我立刻去辦。” 有三年工作經驗的小趙是這樣回覆的:“尊敬的陳主席,來信收到。①明天上午9:30 我到車站接李主任,接到後短信通知您;②去年的工作總結我已放在您的抽屜裏。最近空氣潮溼,您要注意腿部保暖。署名:小趙”。寥寥數十字,足見小趙做事的條理性。
4.尾語按需設定
如果是一般的祝福短信,宜在結尾處註明“無須回覆”或“免回”,以避免不必要的回覆。如果是比較重要的事情,可在結尾處註明“收到請回復,謝謝! ”以確保資訊傳遞到位。如果隔了較長一段時間還沒有收到回覆,有必要打個電話確認對方是否收到資訊。特殊的公務短信比如通知,應使用專用尾語“特此通知”,以示規範和嚴謹。
5.署名明確勿漏
與一般的生活短信、娛樂短信不同,公務短信較爲正式和規範,結尾處必須署名。若短信末尾沒有署名,接收方又沒有儲存過發送方的號碼,他就無從得知發送方是誰,也就失去了用短信傳遞資訊的價值。
6. 附上發信日期
普通公務短信的末尾最好附上日期,重要公務短信的末尾一定要附上日期,以免造成誤解。因爲手機短信的發送存在着不確定因素,有時可能會延遲。一旦發生延遲,並且接收方又比較粗心,就有可能弄錯時間,由此耽誤要事。
公務短信的用語原則
短信不同於電話,不能透過聲音來傳遞情感,只能透過文字來表達,接收方則在字裏行間揣摩發送方的語氣和態度。因此發送公務短信時務必遵守禮貌、規範、溫和三項基本原則。
1.禮貌
短信的開頭應先致問候,一句“您好”就能讓對方倍感親切和自然。如果是在下班時間發送公務短信,最好在開頭表示歉意,說明事情緊急,希望得到對方的諒解。結尾處加上一句“謝謝”,也是有禮貌、有修養的體現。
2.規範
擬寫公務短信必須做到語言規範,不能含混表達。擬寫前要先弄清短信的內容是什麼,不同的內容所使用的格式以及語言也不同。如果是會議通知,最好使用通知的寫作格式,纔會顯得正式和規範。若是一般的節日祝福,可在短信開頭寫上“尊敬的×××”。
3.溫和
短信中的每一字、每一句都要讓人感覺到你面帶微笑,態度溫和,娓娓而談。只有讓對方感覺舒適,纔有助於溝通及工作的順利開展。[1]
公務短信的內容規則
使用公務短信的目的在於使公務聯繫變得快捷,因此公務短信的語言應簡明扼要,內容應嚴謹規範,字數一般控制在一條短信之內,以便接收方快速讀取資訊。
1.內容應與公務有關
公務短信的內容必須與公務緊密相連,否則就失去了意義。尤其須注意的`是,不能借公務短信發送垃圾資訊或者廣告。
2.簡明扼要,突出要點
公務短信的擬寫要力求務實,用最簡明扼要的語言傳遞資訊。比如,在開頭講一堆開場白,最後才說今晚要開會,不僅多此一舉,而且影響工作效率;應直接說明開會的時間、地點、內容以及需要攜帶的物品等。此外, 應突出要點,把要點放在最前面,然後再作具體說明,說明也必須與要點相關。
3.切忌過於口語化
公務短信雖然不必做到公文那樣的正式、嚴謹,但畢竟事關公務,比一般的短信嚴肅、正規,因此語言表達切忌過於口語化,網絡語言更應謹慎使用。比如網絡語言“親”會給人輕佻的感覺,不僅有損於單位的形象,也會影響接收方對短信的重視程度, 妨礙工作的順利開展。
公務短信的使用規則
1.發送時間恰當
公務短信最好在工作時間發送,以保證接收方及時處理。早上8:00 以前、晚上10:00 以後最好不要發公務短信,因爲短信提醒的響聲或震動聲會打擾對方休息。公務短信也不宜在週末發送,因爲對方不可能有處理公務的積極性,很難保證資訊的傳遞效果。如果遇到緊急情況必須發短信,應先致歉,再說明緣由。
2.妥善處理接收延遲的情況
接收延遲問題在手機短信中較爲常見,因此,如果是比較重要的事情,最好請對方回覆以確認收到,或者在短信發送之後致電對方詢問接收情況。
3.知悉短信發送限制
短信能否完整順利地發出,取決於運營商有何規則限制。有時短信內容涉及一些敏感字眼,可能會被過濾或屏蔽,導致對方無法收到。另外,如果短信內容超過70 個漢字,應分成兩條發送,一次性提交有可能出現超過字數部分丟失的問題。
4.不得濫發短信
公務短信應僅限於開展公務活動,使用人員必須遵守職業道德,不能利用工作之便濫發短信。要做到“三禁止”:禁止發送與公務無關的短信;禁止羣發廣告或非法資訊;禁止對無關人員發送資訊。
5.謹防手機短信被人利用
不法分子冒充政府、企事業單位發短信進行詐騙的現象層出不窮,因此對公務短信系統應指定專門人員負責,確保公務短信用於公務聯繫。各單位還應該對公務系統加大監管力度,加強對垃圾短信和虛假政務資訊的過濾, 發現違法苗頭要及時跟蹤,必要時應報案,以維護本單位的合法權益。