文書禮儀涉及各行各業的禮儀規範，是職業交往中必不可少的關鍵環節。在特定的時間內，及時準確的禮貌文書，可以表現個人及企業的良好風範。文書禮儀還包括一般的書信禮儀，對個人而言，這體現了其基本的文化素質。因此，無論從事什麼職業，都應該瞭解文書禮儀，在紙面上做到禮貌周到、有禮有節。
一、公文的含義
公文，即公務文書的簡稱，屬於應用文。
它是一級機關在行政管理過程中爲處理公務而按規定格式製作的書面材料。
公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物;公文還是宣佈和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。
公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用，等等。
公文的處理程序一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審覈、簽發;⑥編號、印發;⑦立卷(歸檔);⑧銷燬。
二、公文的分類
公文按性質可分爲通用公文和專用公文兩大類。
通用公文按行文方向分爲上行文、平行文和下行文;按流通來源分爲收進公文、外發公文和內部公文;按作者性質分爲黨內公文、行政公文和社會團體公文;按發文性質分爲問文和覆文;按內容處理要求分爲參閱性公文和承辦性公文;按辦理時間要求分爲特急公文、緊急公文和常規公文;按機密程度分爲絕密公文、機密公文、祕密公文和普通公文;按特點和作用分爲規範性公文、指揮性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文。
通用公文從文種上劃分，可分爲行政公文和事務公文。根據2000年8月24日頒佈的《國家行政機關公文處理辦法》規定，行政公文種類包括以下13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。事務公文包括：計劃、總結、調查報告、領導講話稿、典型材料等。
專用公文指具有專門職能的機關在專門的領域中形成、使用的書面材料，具有專指內容、特定格式。主要包括：財經文書(市場調查報告、經濟合同)、司法文書(起訴書、判決書、筆錄)、外交文書(國書、照會、護照、條約)及軍用文書等。
三、公文的'格式要素
公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，並且便於公文的處理，提高辦文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
1、發文機關(版頭)
發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。
版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：
(1)由發文機關全稱或規範化簡稱加“檔案”兩字組成，以大字套紅居中，印在檔案首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“北京市人民政府檔案”。
(2)由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“××市教育委員會(函)”。
(3)印有發文機關全稱的公函紙，作爲版頭。
幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。
2、公文份號
公文份號是同一公文印製若干份時每份的順序編號，位於版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明分號。
3、祕密等級
公文的祕密等級分爲“絕密”、“機密”、“祕密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家祕密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家祕密及其密級具體範圍的規定等確定，標註在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識爲“★”，“★”前標密級，後標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、祕密分別可按30年、20年、10年認定。
4、緊急程度
緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分爲“特急”、“急”兩種，標註在版頭左上角“祕密等級”下。電報分別標註“特急”、“加急”。
5、發文字號
發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第12號檔案，發文字號爲“國發〔1998〕12號”。發文字號位於版頭與紅線之間的正中處，用公函紙製發的，位於標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。
6、簽發人
簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發佈的公文，由其簽名或加蓋簽名章後才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名錶示同意印發;二是報送上級機關的請示、報告，必須註明簽發人。這裏指的是後一種情況，簽發人的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。爲使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。
7、標題
公文標題位於版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標誌。如一份公文沒有版頭，標題置於公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。
公文標題由發文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務院關於加強血吸蟲病防治工作的決定》，這裏“國務院”是發文機關;“關於加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關於”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。