一、學籍檔案利用現狀
高校學籍檔案是高校檔案館的重要檔案之一，它的利用價值大，利用率高。隨着學籍檔案利用需求的不斷增長，高校學籍檔案利用量逐年增加並呈現出新的特點：
1、學籍檔案利用量顯著增加。據統計，2009年至2013年我國出國留學人數由22.93萬人增加至41.39萬人，人數增加了近一倍，並呈連年遞增趨勢(見表1)。這一變化直接導致中國高校檔案館學籍檔案的利用量顯著增加(見表2)，其中爲出國留學而 — 1 —
辦理中英文成績證明的在學籍檔案利用中佔了80%,20%爲單位和個人認證學歷及辦理中文成績證明。
2、辦理學籍證明的用戶類型日益多樣化。中國出國留學學生的層次以本科生爲主，研究生爲輔。雖然國外不同高校對申請出國留學的學生所提交的證明材料要求有所不同，但是在國內高校的學習成績證明是不可缺少的主項材料。原來到高校檔案館辦理出國成績證明的學生多是畢業的大學生，而現在大三、大二的學生逐漸增多，甚至有大一的學生前來檔案館諮詢相關事宜，用戶類型日益多樣化。
3、辦理學籍證明的時間跨度日益延長。以往每年的9—12月爲申請出國的學生向國外高校遞交申請材料的高峯期，畢業生 — 2 —
申請者到高校檔案館集中辦理中英文成績證明及學歷學位證書證明。現在隨着留學人數中在校生的增加，申請秋季入學的人數仍佔首位，申請春季入學的人數也逐漸增加，而且穿插着高校“2+2”和“3+1”的合作辦學項目，所以，高校檔案館辦理中英文學籍證明不像以往只集中在“高峯期”時間段，除了“高峯期”時間段外，檔案館平時也接待不少辦理出國留學成績證明的學生。
4、辦理出國學籍證明中存在的問題越來越多樣化
(1)用戶不清楚學籍證明辦理要求，辦理程序較爲複雜。大多數準備出國留學的學生，剛剛着手辦理學籍證明時一片茫然，摸不清門道，不知到哪兒去辦，如何辦理，往往需要幾經周折才能找到檔案館。在校生辦理學籍證明通常涉及教務部門、所在院系及檔案館3個部門，程序更爲複雜，用戶經常需要在幾個部門之間輾轉多次。
(2)國外高校對於申請者的要求各有側重，申請者辦理學籍證明時提出的要求也不盡相同。學生成績名列前茅的希望把專業排名反映出來，績點高的希望換算成GPA，成績差點的希望將公選課或分數低的課程剔除在外，有補考記錄的同學想按補考分數翻譯，有的學生想把獎狀、證書及獎學金證書翻譯成英文等等。
(3)學籍檔案歸檔資訊不全，影響學籍證明辦理。如，早年手工填寫的學生歸檔成績中有的課程沒有學時學分，有的沒有畢業論文成績;有的是歸檔資訊不準確，比如早些年的成績單中， — 3 —
沒有分出優良中差，一門課程所有人學生成績均爲合格或不合格。
二、全方位、多角度創新實踐，優質高效地辦理出國學生檔案證明
2008年實施的《高等學校檔案管理辦法》明確規定：“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構;加蓋高校檔案機構公章的檔案複印件，與原件具有同等效力”。辦法明確了檔案歸口管理及檔案館的職責，因此高校檔案部門應該積極探索，創新實踐，爲出國學生提供優質高效服務。
1、做好學籍檔案的歸檔工作，爲辦理出國成績證明提供基礎 學籍檔案形成周期長，學生從入學到畢業需要幾年的時間，而且學籍資訊也處於不斷變化之中，比如按專業大類入學後在選專業、轉專業、交換生、與國外高校合作辦學等過程中，不同學生形成的材料比較分散。高校檔案館應根據學籍檔案形成的規律和特點，從材料形成的源頭抓起，將學籍檔案的各類資訊逐項檢查、收集齊全，及時整理、歸檔入庫，使收集到的學籍檔案材料具有原始性、關聯性、系統性，以確保學生成績真實、可靠、完整，成爲學生辦理出國成績等學籍證明的'基礎依據。
2、多部門密切配合，共同做好出國學生檔案證明服務工作 出具一份完整規範的出國學生檔案證明，涉及學校多個職能部門，比如由檔案館翻譯完畢的學歷學位證書，必須加蓋學校公章;在校生的成績尚未歸檔，檔案館翻譯審覈打印成績之後，要 — 4 —
用檔案袋密封，並開出介紹信，學生去教務部蓋章方能有效。因此出具完整規範的出國學生檔案證明，不是高校檔案部門能夠獨立完成的，必須要求檔案館與學校教務部、研究生院、各學院等相關職能部門相互配合，密切合作，共同完成。
3、建立成績翻譯系統，提高學籍證明辦理效率
目前，對於出國留學成績翻譯模式，高校各有各的章法，尚未統一標準。爲保證檔案館出國檔案證明的統一性、規範性，高校檔案館應結合自身情況建立成績翻譯系統，最大限度地提高工作效率。總體來看，成績翻譯系統主要有三種模式：
(1)由檔案館直接翻譯製作。學生遵照學校有關規定調取到成績單以後，交給檔案館，由檔案館負責翻譯製作審覈。檔案館進行基本資訊和專業課程的翻譯、添加、修改、審覈，統一製作和審覈中英文成績和學歷學位證書證明。
(2)由學生在線翻譯，檔案館負責審覈。學生在線進入檔案館成績翻譯系統，自己錄入姓名、學號、學院、專業等基本資訊，再按照學期逐條錄入課程的學時、學分及成績資訊。學生在線錄入資訊後，提交檔案館審覈，透過後出具證明。
(3)檔案館成績翻譯系統與教務系統接口自動翻譯，檔案館審覈。有條件的高校可建立統一的網絡操作利用平臺，在教務部和研究生院的教務管理系統中爲檔案館開設用戶端，檔案館可以直接登入他們的系統，共享學生學籍數據資訊。只要錄入學生的 — 5 —
學號，就能直接匯入系統中的數據，完整準確地呈現出該生的中英文對照格式的姓名、專業、學時、學分、成績、GPA、專業排名等，實現在線自動翻譯。
4、加大檔案宣傳力度，規範學籍證明工作流程
針對大多數學生檔案意識薄弱，對檔案利用知之甚少的現狀，檔案部門要多角度、多渠道進行宣傳。可利用檔案館主頁、宣傳欄、學習園地、檔案展覽等形式，介紹如何翻譯成績、如何開具檔案證明、畢業生與在校生辦理證明程序的異同點等;還可利用新生入學教育的時機，先入爲主，使新生了解檔案作用及利用價值，激發他們利用檔案的興趣，使學生利用檔案有的放矢。
高校檔案部門應規範學籍證明工作，盡力爲學生用戶提供優質服務，包括統一學籍證明格式，採用專用紙張和專用信封，專用紙張最好具有防僞水印，最後在信封口上加蓋密封章等，以體現出檔案證明的可靠性和嚴肅性。
檔案利用工作是檔案工作的主題，學生學籍檔案開發利用的好壞，直接關係到學校的形象及檔案管理水平的高低。爲了促進和規範高校出國學生檔案證明工作開展，更好更快更加高質量的提供翻譯服務，還需我們高校檔案部門深入研究，創新實踐。 — 6 —