因此在寫作這些檔案之前必須總體構思安排文章的佈局和每個檔案突出的重點。許多申請人將本該由簡歷或推薦信突出的內容放在PS中，這樣不但造成資訊的無效重複，同時弱化了PS應起的作用。
結構簡單，銜接緊密，主線明確，便於理解：
"Simple is the best "請記住，招生人員每天要讀大量的申請資料，只有那種簡單有力重點突出的的文章才能打動招生人員。
留學文書其實是您個人的廣告，您仔細想想，給您留下深刻印象的廣告哪個不是簡明而有力的?中國申請人往往傾向於把自己的優點不分主次全都告訴招生人員，導致的結果就是招生人員對你的整體印象的模糊。
PS的長度：
在歐美，PS歸爲ESSAY(漫談)類，是一種短小精悍的文體。歐美出版的.優秀PS文選，無不短小精悍，內容卻非常豐滿，文筆優美。
一般來說一篇PS的正常長度爲600—800英文單詞，而相當多的中國申請人的PS超長。很多中國申請人試圖把自己的方方面面的優點和成績展示出來，須知PS不是簡歷的詳細補充，許多資訊可以透過其它檔案展示，(如學習成績等)。
美國大學的招生人員曾談到在留學申請旺季時，面對堆堆積如山的檔案，一般他們審查一個PS的時間只有2，3分鐘，那種長篇大論類的PS只能讓人心生厭煩。
語言表達層面上一定要用地道的英語：
中國人自己讀得很順的英語往往是按中文的語言邏輯寫成的"中式英語",不但會大大削弱您想表達的意思產生誤解，而且會讓招生人員看起來很枯燥無味(DULL)。
有些申請人，特別是考過GRE的申請人，用詞句式過於誇張，古怪，不符合英語的思維習慣和文風。這種中國學院英語，其實經常讓外國教授難以理解或是看後笑得前仰後合。完成的檔案最好由母語人士進行修改。
PS必須緊扣所要申請那個專業的主題寫，主線要明確，不要盲目的個性化：
許多人都一知半解地聽說PS需要“獨特個性”(unique)，和“煽情”(Emotional),因此挖空心思地找自己的“獨特“點和亂“煽情”，結果往往南轅北轍，許多多中國申請人往往用大段篇幅寫一些不相干的個性，在招生者眼中，這完全不着邊際(make no sense)。
必須明確，PS這樣一篇短短數百字的文章是沒有地方去說不相干的廢話的。
透過留學PS你必須讓招生者知道你選擇該專業的明確和強烈的動機，同時具備充分的條件完成該專業的學習。當然在這個基礎上每個人都可以透過很獨特而有個性的文字來表達自己。