如果我們能把辦公室放入組織整體中去探討它特定的職能和服務，這會是很有意義的事情。大家都知道辦公室從來都不是單獨起作用的，它的存在與組織內其他部門是密不可分的。它們都表現爲以下三個方面的基本特徵：
1、從屬性
相對於一個組織首要的關注點，辦公室始終處於一種次要地位，它的職能是從屬性的。但是這種從屬性職能的支援對於任何一個企業又都是必不可少的。辦公室其實是組織整體系統的一個子系統，這就正如組織整體本身就是更大系統或超系統的一個子系統一樣。
2、補充性
正因爲辦公室工作對一個組織首要的工作是從屬性的，它的職能也就具有了補充性的特點。這是因爲辦公室提供的所有的服務一定是組織內其他部門活動的必要的補充。
3、管理性
辦公室另一個重要作用是它的管理職能。實際上，對於一個社會組織而言，辦公室是實施內部管理的惟一機構。辦公室的控制職能透過一系列檢查和次金平衡得以實施。比如它透過制定嚴格的預算來管理支出;透過實施打卡上班及彈性合理政策對人員進行管理;它透過建立一系列基本的程序對供應品的發放進行管理等等。
辦公室實際上就是一個組織資訊處理的中心，它所實施的也基本上是一種資訊傳遞和檔案工作的支援的輔助職能，這些職能的實施始終處於一個組織的核心。它的'職能在很大程度上是與各種形式的資訊處理相聯繫。形象地說，辦公室就像聯繫外界與組織內不同部門之間的媒介物。
現代社會是一個資訊社會，資訊的泛濫已經成爲一個不容忽視的問題，所以現在的焦點已經不再是資訊量不足的問題，而是從大量的資訊中，鑑別出何種資訊是組織工作不同目的所需要的東西，並最大限度地利用它。