摘要：本文結合會計電算化內部控制的重要性和功能,從組織控制、操作控制、處理控制三個方面論述了內部控制的措施。
一、內部控制概述
建立內部控制的目的就是爲了保證由數據處理功能所產生的資訊具有準確性、完整性、及時性、有效性以及保證數據處理功能本身具有有效性;使會計處理符合會計制度和會計準則的要求;防止違法行爲的發生;提高資訊系統的效率和效益;提高企業的競爭能力;促使企業提高管理決策的正確性。
二、會計電算化內部控制的功能
1. 預防性控制功能。它是透過防止或阻止錯誤、災害、事故、舞弊等的發生來避免各種災害。
2. 檢測性控制功能。它是透過找出、發現已經發生的錯誤、災害、事故以及舞弊現象來防止危害的擴大或使危害得到補償。
3. 糾正性控制功能。它是透過更正和糾正已檢測出的錯誤,處置發生的舞弊行爲,以及處理和補救已發生的災害等來減輕危害,使系統恢復正常。
三、內部控制的措施
(一)組織控制
1. 電算化部門與用戶部門問職責的分離
在會計電算化的情況下,電算化部門除了對數據採集部門所送來的數據按一定程序進行處理外,不能負責業務的批准和執行、也不能保管除計算機系統以外的資產。一般設定數據採集、數據處理、維護管理等新的崗位。這些崗位將承擔起內部會計控制的作用,達到保證會計數據真實可靠,提高會計工作質量的目標。
2. 電算化部門內部的職能分離
在經濟業務處理中,將不相容職能予以分離是十分必要的,但是會計電算化卻常常將這些職能集中化。因此,在電算化部門內部,應該適當地進行職員分離,以補救不相容職能集中化的不足。一般來說,電算化部門內部應做到以下的職能分離。
(1)系統分析和應用程序設計的分離。將系統分析和應用程序設計分離開來,有利於分別檢查系統的設計相應用程序的設計,不過,這兩者不嚴格分離並不會嚴重削弱內部控制。
(2)系統分析和應用程序設計與系統程序設計的分離。沒有這種分離,系統程序就可能在未經批准的情況下對應用程序和數據檔案做出變更。
(3)系統分析、應用程序設計以及系統程序設計與操作職能分離。如果讓系統分析員和程序設計員執行程序,他們就有機會對程序和檔案進行非法修改。
(4)獨立的檔案保管職能。實行獨立的檔案保管職能有助於防止任何未經批准而使用程序、檔案和系統資料的行爲。
(二)操作控制
操作控制的目的是透過規範的計算機操作來保證資訊處理的高質量,減少產生差錯和未經批准而使用檔案、程序和報表的'機會。操作控制是透過制定和執行規範的操作規程來實現的。規範的操作規則主要有以下幾個方面:
1. 操作執行規則。計算機操作員應遵循操作指南中的規定進行操作。
2. 機器操作規則。應爲計算機輸入輸出設備的執行設立規範的操作規則。
3. 用機時間記錄規則。應對每個上機操作者所用時間進行記錄,以便考覈計算機完成的任務以及每項任務所用機時。
4. 控制檯記錄規則。操作系統應編寫控制檯記錄,即記錄操作系統的所有活動、設備的使用情況和操作員的行動。
5. 嚴密的監管規則。規範的操作規則還應要求對操作活動進行嚴密的監察和檢查,包括定期地對控制檯記錄、操作記錄和用機時間記錄,加以審查和比較。
6. 機房守則。這涉及到設備的使用、程序的存放、檔案的處置等方面,目的是爲了使機房保持良好的秩序,以減少程序和數據損失和破壞的風險,保證保密的輸出資訊不落入未經允許使用的人之手。
(三)處理控制
1. 數據有效性檢驗。可靠的和合適的數據處理要求應用程序所處理的數據是正確的,而處理正確的數據意味着要讀入正確的檔案和檔案中的記錄,而且所處理的業務與主檔案所包含的業務相配。有效性檢驗是爲了發現用錯檔案、記錄和業務數據的情形,其措施包括:
(1)檔案標籤檢驗。開啟檔案時,應檢查檔案的內部標籤,以便確認使用的檔案是所需的檔案以及所需的版本。
(2)記錄標識檢測。在處理順序檔案時,應用程序是依次讀檔案中的記錄的。爲保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的(即確是下一記錄),應用程序應在處理該記錄前檢測一下記錄的標識(關鍵字)。
(3)業務代碼檢測。業務數據檔案通常包括不同類列的業務數據,每類業務數據需要得到不同的處理。業務類型可以出業務代碼來辨別。每類業務的業務代碼均被應用程序讀入,以便決定由哪一段應用程序來進行處理。
(4)順序測試。秩序混亂的檔案會導致在處理順序檔案的過程中遺漏記錄,導致檔案的誤用,導致檔案排序或合併操作的失敗。因此,應用程序應透過比較前後兩次讀入的記錄的關鍵字來檢查記錄的順序。
2. 餘額檢查。費用和收入類帳戶在期末—般沒有餘額。因此,可以在程序中設定餘額檢查指令。在借貸記賬法下,大部分負債和所有者權益類帳戶的期末餘額應在貸方,而資產類帳戶的期末餘額應在借方。因此,可將此作爲餘額合理性標準編人程序。當程序執行時,就可對帳戶餘額進行合理性檢查。
3. 試算平衡。程序根據記賬方法中的試算平衡法對全部帳戶的期末餘額進行檢驗。如果不平衡,說明處理有錯,需進行查找和更正。
4. 總賬和明細賬餘額覈對法。將某——帳戶所有明細賬的餘額相加的結果應與總賬餘額相符。
四、結語
總之,發展會計電算化,是實現會計工作現代化,促進會計改革的重要保證。而加強會計電算化的內部控制工作,則將有助於企業更好地利用會計電算化系統組織會計工作,爲企業決策提供準確、及時的會計資訊,從而促進企業的發展,提高企業的經濟效益。