試談辦事的學問

祕書職員有兩大任務，一是辦事，二是當顧問。近幾年來，當顧問引起了祕書界極大重視，大量的性、經驗性文章見諸報刊。相比之下，對於辦事的學門卻議論較少。出於拋磚引玉的想法，試就"辦事"的學問作一番探討。

　　一、如何辦好領導交辦事項

　　（一）接受工作任務要弄清"三要素"

　　領導交辦工作任務，大體都有"三要素"：一是--辦什麼事；二是時限--什麼時間完成；三是要求--工作質量，　留意事項等等。祕書職員在接受領導交辦任務時，一定要把"三要素"搞清楚，爲把事情辦好創造條件條件。

　　（二）優化辦事成果"三比較"。

　　辦事的目的是爲了獲得好的結果，排除或縮小壞的結果，因而辦事的'全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是"利利相交取於大，利弊相交取於利，弊弊相交取於小"。

　　（三）把握好辦事"三形式"

　　辦事可能出現三種形式：1．單一辦事--在同一時間內完成一項工作任務；2．交叉辦事--同時受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內完成；3．穿插辦事--三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。

　　（四）檢驗辦事效率"三標準"

　　祕書職員完成領導交辦工作之後，要進行工作效率自我檢驗，標準有三：l．工作質量，是不是達到了領導要求的限制條件，有沒有潛伏的題目和漏洞；2．工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形；3．對和羣衆的，辦事全過程對社會、羣衆有沒有不良影響。

　　（五）向領導覆命"三留意"

　　工作任務全部結束，或告一段落，應向賦予任務的領導覆命，彙報完成任務的效果、時間，講明存在和可能出現的題目，以及對後續工作的看法等。覆命時要留意三點：1．不失真。對完成任務情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿題目和缺點。2．不吹噓。不借機自我炫耀，不喋喋不休地表功、抱怨。3．不邀利。不由於完成了領導交辦工作。

　　二、如何辦好請辦事項

　　做好請辦工作的基本要求是，祕書職員和部分事先搞好情況調查和了解，認真地進行，提出可行的工作建議，並且透過的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者欣賞，以體現出祕書職員在請辦工作中的顧問助手作用。

　　（一）精心預備，提出公道建議

　　（二）講究，選擇適當形式

　　（三）注重程序，堅持逐級請辦

　　（四）進步，優化請辦效果

　　（五）以緩應急，避免緊張出錯