全國移動通信公司都使用新中大財務軟件,現將在使用中獲得的方法和技巧介紹給大家。本文主要講述帳務處理和會計報表中的有關方法和技巧。
一、帳務處理
(一)權限控制
財務主管應對每個會計員的操作進行控制。進入系統管理中的權限管理,根據工作的需要對每位操作員進行權限控制。對於制單人員,給予查詢權、錄入修改權、打印權,對出納員應給予帳務查詢權、銀行及對帳權和出納權(審覈權),以便出納模組和日常帳務模組相互覈對和日常收付憑證進行出納,如果需要對某人進行部分科目權限控制,首先在權限設定對話框中選擇“科目權限”,選擇部分科目,然後在權限管理對話框中選擇“科目權限表”,設定該人所對應的科目代碼和名稱。爲了使科目設定更具有科學性,應將科目設定權給予主管人員,以防其他人員增減科目名稱;爲了保證數據安全可靠,不被外人盜竊,應將數據備份權和恢復權賦予特定人員。對於審覈員,應給予審覈權,若要對某人某些科目金額上限審覈權控制,首先給予其審覈權,然後進入“權限管理一審覈授權控制”,錄入相應條件,比如金額在5000元以下的付款,該審覈員具有審覈權,超過5000元,該審覈員無此審覈權。若要查詢某人的工作情況,可以從操作日誌中查詢。
(二)初始設定
憑證類型採用分三類(收、付、轉),有利於憑證分類、查詢,也有利於現金流量表的編制。若要對各部門收入、成本費用考覈,部門覈算方式應選“覈算到部門”;在科目設定中,爲了使科目設定更加簡練,便於記憶,比如全球通月租費,將科目代碼51010101設爲部門覈算,就可以知道各部門全球通月租費收入,不需要將各部門月租費收入再往下設明細科目(如:通信業務收入一全球通收入一月租費一XX部門)。部門設定採用代碼分級制,比如採用三位制,第一位表示部門性質,後兩位表示各部門,若第一位上的“1”表示管理部門,後兩位“01,,表示綜合部,“02”表示財務部,則綜合部的代碼爲“101,”財務部的代碼爲“102”,若第一位上的“2”表示生產部門,後兩位數“01”表示交換中心,“02”表示基站維護中心,則交換中心的代碼爲“201,”基站維護中心的代碼爲“202”。這樣分類便於記憶各部門代碼。
(三)基礎設定
在日常帳務處理中首先要對憑證處理進行基礎設定,憑證錄入方式選項的默認日期爲“當天”,這樣保證制單日期與業務實際發生日期相符:選擇“金額借貸自動平衡”,有了借方數,不需要再計算貸方數,簡化計算;憑證存入提示,應將“附件未錄入提示”選上,有利於提醒未錄入的附件,與會計基礎工作相符。憑證處理方式選項中,應選上“只能由制單人本人修改”有利於加強制單人的責任制;選擇“能刪除中間憑證”方便憑證處理;選擇“在憑證存入前檢查憑證的合法性”,有利於降低憑證錄入錯誤率。
(四)快速處理
往來個人代碼設定採用5位制,前3位表示部門,後2位表示人名,比如:綜合部王剛,其代碼爲“10101”,前3位“101”表示綜合部,與部門設定相符,後2位“01”表示“王剛”。這樣設定便於記憶,在日常往來帳錄入中,直接錄入其代碼即可。
不常用的科目和多級科目助記化,對於那些不常用的科目,比如“壞帳準備”,在設定科目或修改科目時,在助記碼中填寫“wzjb”,又如“長期借款一應付利息”,在助記碼中填入“cqjk-lx”。對於多級科目,比如“通信業務收入一全球通一數據業務收入一手機上網”,在助記碼中填入“5-wap”,“5”表示“收入類”,“wap”表示“手機上網”。對於一些常用摘要,可以採用助記碼,比如“差旅費”設爲“clf”。摘要助記碼程序設計需要進一步放進,比如“付王剛差旅費”,在憑證錄入的摘要欄中,只要錄入含有“clf”字段,就能顯示出“差旅費”字:段,即錄入“付王剛clf”。
對每月按一定比例或一個數值結轉的憑證可設定自動轉帳憑證,比如每月結轉營業稅金,在“日常帳務一憑證設定一設定自動轉帳憑證”中選擇“定義結轉公式”,在對話框中,錄入分錄號、憑證類型、分錄名稱,金額來源公式中不需要錄入“=”,可以錄入運算符號,爲了使借貸必相等,在其中一行錄入“phs ()”函數。
借:主營業務稅金及附加(公式:die(5101)*0.03)
貸:應交稅金—應交營業稅(公式:Phs ())
設定完畢,可以在“憑證處理—生成自轉帳憑證”執行。
年終科目結轉,方法一:以財務主管身份進行帳務處理系統,然後進入“系統管理—其他控制—年結科目清零設定”。將損益類科目結轉到本年利潤。方法二:在“日常帳務—憑證設定—設定自動轉帳憑證”中選擇“直接選擇結轉科目”,錄入分錄號、分錄名稱、憑證類型、憑證摘要等,“憑證借方”需要根據結轉性質,比如將通信業務收入轉入本年利潤,“憑證借方”選“轉出方”,“結轉內容”選“貸方期末餘額”,若將成本費用轉入本年利潤,“憑證借方”選“轉入方”,“結轉內容”選“借方期末餘額”,最後存入。
(五)打印
1、憑證打印(打印機以 HP5000爲例)。首先選擇HP5000打印機,檢視打印機屬性選擇“紙張—自訂”,寬度設爲260毫米,高度設爲180毫米,再選擇“基本—橫向”。再進入“帳務處理系統—日常帳務—基礎設定—憑證打印設定”,根據區公司要求採用自訂格式。現以包頭分公司爲例,收款憑證選擇“自訂格式5”,付款憑證選擇“自訂格式8”,轉帳憑證選擇“自訂格式7”,然後在該臺終端機上將三種憑證打印格式設好,然後將本終端的c: gzwprtfmf5、prtfmf7和prtfmf8,拷貝其他終端相應目錄下,然後將打印機的屬性按照以上所述要求配置,即可完成各終端憑證打印格式設定。
2、帳簿打印。若打印明細帳,首先進入打印機屬性對話框,將紙張設爲B4,基本設爲橫向,然後進入日常帳務—帳簿查詢打印—明細帳—多欄明細帳,選擇科目代碼、確定,選擇子科目,子科目一般最多選5個,選擇格式4,然後確定,再輸入日期範圍即可。
3、報表打印。首先進入報表處理系統,點擊打印,選擇HP laserjet 5000pcl打印機屬性,然後在屬性對話框中將紙張設爲B4,基本設爲橫向即可。
二、報表系統
(一)函數使用
參數按省後不省前的原則填寫參數,如借方發生額函數JFE(科目,月份,部門代碼,年度,帳套號),若表示本帳套當月借方發生額,則參數填寫爲JFE(科目),若表示本帳套1月份借方發生額,則參數填寫爲JFE(科目,1),若表示本帳套上月借方發生額,則參數填寫爲JFE(科目,month () -1),若不爲本帳套的數,則其中月份、部門代碼、年度參數可以不填寫。但“,”不能省,如:02帳套的當月借發生額JFE(科目,,,,02)。有些函數其中參數不能省,如:表間引用函數 REF()中的“單位代碼”,若有分組設定,則分組代碼不能省。在運用表間引用函數REF(),要注意表間的.計算順序,如:資產負債表中的未分配利潤是來源利潤及利潤分配表,首先要計算利潤及利潤分配表,然後計算資產負債表,才能保證“未分配利潤”的金額在兩表中保持一致。
發生額指本月借方或貸方發生數,淨額指本月借方減去貸方或貸方減去借方後的餘額,累計發生額指本年借方或貸方累計發生額,累計淨額指本年借方累計數減去貸方累計數或貸方累計數減去借方累計數後的餘額。
(二)保護報表
1、報表的單元格里的公式全部設定完畢後,在一般的情況下不需要修改,應將此表保護起來,以防他人或不小心將報表改動。首先進入報表處理系統,然後開啟某張報表,點擊“檔案—報表修改口令”,根據各自要求選擇相應條件,輸入口令,然後確認。
2、除財務主管以外的人看不見自己的報表的設定,首先財務主管在增加操作員時,將權限設定對話框的左邊設定爲“能查詢、修改擁有者爲自己的報表”,權限設定對話框的右邊可以根據需要設定。如果要設爲只能查詢而不能修改他人報表,只要將查詢權賦予即可。
3、改變計量單位。若要將以元爲計量單位的報表改爲以千元或萬元等計量單位,首先進入報表處理系統,將該報表開啟,選擇“檔案—另存爲”,在對話框中,將“報表數據”選爲“化爲千元”或“化爲萬元”等。
4、修改上級下傳報表的保護。假若上級已將報表格式做好,並某些單元格進入保護,然後下發給下一級。下一級單位接到報表後,若想對報表的保護單元格進入修改,首先進入報表處理系統,選擇“建表”,在對話框中選擇“從原有報表格式中複製”,根據需要進行選擇,然後確認,新建報表即將單元格保護進行解除。