(一)會議邀請函的含義
會議邀請函是專門用於邀請特定單位或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。
邀請函用於會議活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要用於橫向性的會議活動，發送對象是不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由對象自行決定。舉行學術研討會、諮詢論證會、技術鑑定會、貿易洽談會、產品發佈會產等，以發邀請函爲宜。而會議通知則用於具有縱向關係(即主辦方與參會者存在隸屬關係或工作上的管理關係)性質的會議，或者與會者本身具有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對於這些會議的對象來說，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。對於團體成員應當發會議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。
(二)會議邀請函的基本內容
會議邀請函的基本內容與會議通知一致，包括會議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;會議內容和形式;參加對象;會議的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項。
(三)會議邀請函的.結構與寫法
1.標題。由會議名稱和“邀請函(書)”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣，如：《亞太城市資訊化進階論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關於邀請出席××會議的函”
·婚禮邀請函 ·宴會邀請函 ·講座邀請函 ·投標邀請函
·校慶邀請函 ·生日邀請函 ·活動邀請函 ·英文邀請函
2.稱呼。邀請函的發送對象有三類情況：
(1)發送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統稱)，以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，後綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由於對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啓者”統稱。
3.正文。正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應稱呼，再用過渡句轉入下文;主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項;最後寫明聯繫聯絡資訊和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4.落款。因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。
5.成文時間。寫明具體的年、月、日。
會議邀請函範本
尊敬的______________:
2016你們辛苦了。在新春到來之際，我們誠摯的邀請貴單位出席由100多個國家的駐華使節、中央國務院32個部委百名老部長、知名企業、社會名流參加的“第十一屆中國國際友好文化節人民大會堂駐華使節、老部長新春聯誼會”。課題研究涉及：二稅合一課題、節能減排課題、環保、水利、交通、旅遊、三農、產業集羣、區域招商引資等各個領域，是一次與各國駐華使節、部級領導深層研討、面對面交流的極好機會，爲促進本行業宏觀發展，課題深入研究提供原動力。
會議主題爲：聯誼、團聚、交流、合作。請備好500份交流名片與相關課題。參加本次大會。因名額有限，每單位只限2人蔘加。詳見大會檔案及回執表。(款到領取請柬)
本次活動五大亮點：
一、中央電視臺四套全程播出，春節期間播出，收視率最高
二、活動於2008年1月26日在人民大會堂三樓大宴會廳舉行，千人聚會，聯誼互動，效果最好
三、聚焦世界百餘個國家的駐華使節和中央、國務院32個部委近百名新老部長集中團拜，多種資源整合，平臺最大
四、節日期間，境內外媒體集中聚焦，萬衆矚目，焦點最亮
五、政府形象展示、戰略合作、政企合作、招商引資，時機最佳
中國國際友好文化節組委會 環球華商協會 中國太平洋學會太平洋地區合作委員會
2016年12月16日