一般來說，留學申請者能否得到一個offer，全要依靠文字材料。從這個意義上來說，留學申請比求職的難度更高。可以說，申請文書相當於不見面的interview。你要透過這些檔案，讓你希望師從的教授們瞭解你過去的成就、現在的能力和未來的打算。但僅僅這些並不夠。你還要告訴他們你是在什麼樣的情況下取得這樣的成就的，是什麼原因使你像你所聲稱的那樣傑出，以及你爲什麼想深造。如果你曾遭受什麼重大的失敗、挫折或失望，你需要對這些做出合理的解釋。這些檔案還得展示你的性格和人格力量。要儘量寫得生動、具體，讓教授們讀了以後好像已經見過你本人一樣。
糟糕的申請文書完全能夠讓你前功盡棄。不管你提供的成績單有多麼漂亮，如果其他申請檔案內容或語言拙劣，那麼，本應屬於你的機會也會被葬送的。每個大學，尤其是比較好的大學，每年都收到大量的入學申請。假如你給錄取委員會的印象沒有別的申請者深刻，那麼你也只好望“洋”興嘆。
準備“漂亮”的英文檔案對很多人來說是相當困難的，因爲要把英文寫好並不是一件容易的事，這對以英語爲母語的人來說也不例外。有些熟悉中國的外國人近年來漸漸有了這樣一個看法：中國有人已經攻克了TOEFL、IELTS、GRE之類的語言考試，教會了中國學生怎樣以有限的英文水平取得良好的語言考試成績。
要想寫出正確、內容恰當的英文申請文書，一定要捨得花費時間、精力和智慧。可以毫不誇張地說，申請文書的準備就是一場開卷考試，在這個考試中你取得的成績——申請檔案的質量，至少和你在語言考試中所取得的成績一樣重要。既然如此，你就不能顧此失彼。
中國留學申請者往往比較重視語言考試，了取得好的語言考試成績總是不遺餘力;但在準備申請文書時，則大多數衍了事，結果往往功虧一簣。所以需要提醒大家，準備申請文書時，一定要認真細緻，要像重視英語語言考試那樣重視英文申請檔案的寫作。
需要提醒大家的是，文書一定不要隨便照搬照抄。一定要把自己的形象表現得鮮明、具體和個性化，給自己一個獨特的包裝。而這個工作最好是由你自己來做，因爲畢竟你對自己最爲了解。我在日常工作中經常遇到學員要求幫他們修改留學申請檔案。有些學員買一些所謂“留學指南”之類的書，依樣畫葫蘆，結果語言錯誤百出，內容千篇一律。根據我在國外求學多年的經驗，我認爲這樣的留學申請文書大大有害於你，所以對待文書一定要慎重。
留學文書要達到的目標其實很簡單，只有一個，說明你自己;突出你的能力與特點。讓看到留學申請檔案的人相信——只有你是最合適的申請人!
A、符合西方思維習慣
文化的差異導致東西方在什麼是美德和優缺點的看法上不盡相同。在以往的經歷中發現，有些留學申請人表達出來的“優點”實際上在西方看來是缺點，反映申請人對學術問題毫無主見;而有些申請人認爲不好的東西恰恰是西方人所欣賞的，認爲這些能表現出申請人佈滿個性。所以申請人要了解如何以西方的思維方式取捨你的申請素材，把有益的亮點有選擇性地挑選出來，在適當地篇幅裏展示出來。