隨着經濟危機影響的深入，09年可能又是難熬的一年。在全球經濟蕭條的大環境下，CIO更應該做好資訊化項目的預算。一個合理的項目預算，不僅可以幫助CIO爭取到項目的資金，而且有利於項目成本的控制。或許有些CIO不知道項目預算從哪裏着手。不要慌，筆者這裏給大家分享一下筆者作項目預算的四個步驟。根據這個四個步驟一步步走，再結合你們公司的實際情況，肯定可以出一份漂亮的項目預算報告。
第一步：掌握目前市場價格以及成本分佈。
現在資訊化項目的價格可以說是比較公開的。當企業需要上某個資訊化項目時，可以透過各種渠道獲得價格資訊。如筆者以前上ERP項目時，透過自己的朋友圈子、合作伙伴的報價等等在一天時間內，都導致確定了當前ERP軟件的項目成本。
在確定資訊化項目成本的過程中，筆者認爲最好對其進行細化。如有些軟件公司，把項目的成本分爲管理軟件授權費用、實施費用、二次開發費用、後續維護費用。若數據庫跟資訊化管理軟件配套銷售的話，那麼還有數據庫軟件的購買費用等等。也就是說，在收集某個項目的市場價格與成本價格時，需要細化。一方面透過成本分析，可以更加清楚各個供應商之間的價格差異。其次，這對於後續成本的追蹤與控制也具有非常明顯的作用。因爲只有把成本一項項細化後，才能夠便於控制與追蹤。
而且，這對於後續的討價還價也有很大的幫助。這就好像我們買東西的時候，先一個個產品的還價，然後再讓對方在總價上給與一定的折扣或者去掉尾數等等。所以分析成本構成，可能在最後還可以幫助企業省下一大筆資金。
另外需要注意的一點就是，不同規模的、不同品牌的同一種資訊化解決方案，其價格可能會相差很多。如同樣是ERP軟件，SAP、Oracle、神州數碼、用友等軟件公司提供的價格都是不相同的。而且隨着規模的不同，價格還會相差很大。如SAP，其面向集團的ERP軟件與面向中小企業的ERP軟件其價格相差百萬，甚至更多。所以，CIO在收集市場資訊的時候，還需要注意自己所選擇的方案跟企業的規模是否相符合。
第二步：跟財務總監確認預計的項目成本。
當CIO收集完市場價格資訊後，一定要給企業的`財務總監或者其他資金的控制人進行確認。因爲CIO不一定了解企業現在的資金狀況或者分配情況。所以，到底財務部門能夠給這個項目提供多少的資金呢?CIO需要跟財務總監等領導人進行確認。筆者認爲，這個步驟是非常重要的，對於後續的工作會有很大的影響。
就如上面所說的，不同品牌的軟件價格有很大的差異。如果在項目選型之前就可以有個大致的項目預算，那麼在軟件選擇時，就可以縮小選擇的範圍，讓項目選型更加具有針對性。而且，資訊化項目在某種程度上來說，確實是一個燒錢的遊戲。由於其實際產出很難估量，所以讓企業領導先由個心理準備就顯得尤其的重要。在項目的整個週期中，要保障又足夠的資金供應。如果資金供應不上的話，則很可能功敗垂成。
另外，由於資訊化項目的投資往往是分批投資的。如在簽訂合同的時候預交多少項目資金;剩餘的再分期交付等等。對於這個情況，CIO也需要及時跟財務總監進行溝通，以便於他們安排資金。因爲在簽訂合同之前，這些付款條件什麼的都可以商量，主動權在與企業與CIO。但是如果合同簽訂了，則這個主動權就在於軟件提供商。CIO很難再進行更改。
所以，在瞭解了大致的項目成本之後，就需要跟財務總監溝通，確認預計的項目預算、付款方式等等。這不僅可以讓CIO更加靈活的安排項目資金，而且還可以縮小後續軟件選型的範圍。一舉多得，何樂而不爲呢?