亞馬遜上關於“商務寫作”方面的書將近有6,000種，再讓你讀這方面的相關內容，你或許會覺得難以理解。不過，一旦你把從書中學到的付諸實際，你就會發現你的郵件仍然無法實現那個最終的目標——讓讀者作出你想要的迴應。一封出色的電子郵件能夠說服讀者採取特定的行動，比如：批准一份投資方案、提供資訊、同意提供一份證明或者接受邀請等。因此，如果你的郵件無法讓讀者按照你的希望採取行動，你就浪費了別人和自己的時間。
以下是能幫你寫好郵件的七個建議，這些都是從我擔任戰略顧問的25年經驗中總結而來。這七大訣竅有一個共同點，那就是都非常注重揣摩閱讀者的心理。爲什麼這一點非常重要?在對方收到你發出的郵件後，他就會馬上在心裏將你的郵件進行分揀歸類，很有可能就歸入了那些糟糕的類目下，比如：“忽略並歸類爲垃圾郵件”、“以後再讀”、“現在讀，但不採取行動”等等。而顯然，你所期望的是對方將你的郵件歸類爲“現在看並馬上採取行動”。
如果想要你的閱讀者做出積極的迴應，懂一點社會心理學和行爲經濟學會對你有所幫助。具體來說，關於這兩個領域的一些基礎知識，有兩本書非常值得一讀。第一本是羅伯特•希爾蒂尼(Robert Cialdini)的《影響力：說服的心理學》(Influence:The Psychology of Persuasion)，這本書對順從行爲進行了心理學分析，即什麼因素能讓一個人答應他人的要求;另外一本是由理查德•塞勒(Richard Thaler)和卡斯•孫斯坦因(Cass Sunstein)合著的《推動力》(Nudge)，這本書對各種系統進行了分析，幫助人們提高作出對自身更爲有利選擇的能力。雖然這兩本書本身不涉及商務寫作，但是包含了一些非常實用的相關理論。在這些理論的基礎上，我總結出了以下的建議，它們與你在別的地方學到的那些常見的商務寫作技巧，比如“避免使用被動語態”、“避免使用行業術語和縮略語”、“變換語句的長度和結構”等，將互爲補充。
下面就說說這七個建議。
技巧1：要考慮到你的上司會在何時何地閱讀你的郵件。在當今這個快節奏的時代，以字節資訊爲載體的高速通訊可以隨時隨地實現。因此，寫完了一封電子郵件之後，你也許會忍不住馬上發給對方，而這也很容易實現。但是，請考慮一下對方會在何時何地收到你的郵件。舉個例子，如果你想要給老闆發封郵件，申請請兩個月的假，那麼週五晚上就不會是一個很好的時間點。這個時候，你的上司正被困在擁擠的機場，等着晚點的飛機帶他回家;在此之前，他剛剛與工會代表進行了長達三天的緊張談判，結果不歡而散。你的請假申請也許理由萬般充分，措辭流暢有力，但是你不妨多等一會，讓你的電子郵件在一個更好的時間和地點進入上司的收件箱。
技巧2：利用主題線索讓郵件在收件箱中更爲顯眼。商務人士都非常忙，因此他們無法爲作出一項決定花費太多時間。所以，他們往往是根據過去的經驗，或者僅僅根據呈現給他們的一條書面線索就下意識地作出決定。首先是給電子郵件擬定標題，這不難做到。標題要讓閱讀郵件的人感到這是機會，並且會有好處，而不是要他們費力做什麼事情，或者謀求他們給予恩惠。例如，你要寫一封邀請別人參加基準管理培訓的電子郵件，如果標題含有類似“學習”這樣的字眼，就會讓人產生“如何提高績效”之類讓人不安的聯想。更高深的技巧是，要拉近郵件閱讀者和你的心理距離，例如，提及共同利益或誇讚對方。當然，這種做法稍不留神就會走偏：你不想去誤導、欺騙或操縱讀者;只是想勸導、說服、促使他們作出決定。
技巧3：對消息進行個人化處理。有時候，你會需要將相同的文字發送給多名讀者。比如在需要從多位同事那裏獲取數據來建立商業案例時。你可以羣發同一條請求，或者針對不同讀者分別發送請求。雖然羣發乍看之下效率較高，但是也讓你面對着遭遇“旁觀者效應”的`風險。首先，每個人都會認爲其他人會做出響應，因此什麼也不做。其次，每個人都等待其他人做出反應，以判斷請求是否真的那麼嚴肅或重要。如果花一些時間對消息進行個人化處理，你可能會獲得更高的回覆率。當然，這並非只是潦草地將擡頭從“大家好”換成“蘇珊你好”，而是要在細節上下些功夫。
技巧4：注意受衆中的神祕讀者。任何一本優秀的商業寫作指南都會告訴你，必須考慮到接收你消息的各種不同的讀者羣體。例如，如果你正在寫一份併購目標評估報告，公司的首席執行官、董事會以及投資銀行家都可能閱讀這份報告，你知道他們的需求各不相同。更難應對的是神祕讀者——那些你一無所知的讀者。比如，你的某個目標讀者可能(不經意地)將消息轉發給你認爲不應該讀取該消息的某個人。請記住網絡版的墨菲定律：“有可能出錯的事情總會出錯。”另外一個例子就是在你和目標管理者之間充當哨兵的個人助理，這些人會瀏覽和過濾所有來信。遇到這種情況時，你可以先寫一封郵件作掩護，專門讓助理去處理。不要忘了，一份檔案可能會儲存很長時間，有可能在幾年後纔會被不知原委的人閱讀，因而可能出現誤解。所以要充分考慮神祕讀者的存在，以及如何進行應對。
技巧5：堵上挑刺者的嘴。當然，絕大多數讀者都不傻。他們知道內容重於格式，漂亮的格式(乾淨的構成模組、漂亮的佈局、頁碼等)並不能保證內容的質量。但是，他們也會經常下意識地推斷，如果作者連格式都不關心，那麼很可能也不會重視內容的質量。注重格式質量還可以讓所謂的“挑刺者”閉嘴。我們對這類人都很熟悉：在參加演示會時，他們會立即翻到有餅形圖的那一頁，檢查所有百分比加起來是否剛好100%。雖然這些吹毛求疵的人既不會致命，也不會增加價值，但是不要讓他們能輕易抓住你郵件報告的把柄，把讀者的注意力從真正的資訊上引開。
技巧6：讓迴應你的郵件變得簡單。評價一塊布丁的好壞要靠品嚐，而檢驗寫作的質量則是要根據讀者的反應。切記，不回覆往往是一種更方便的選擇。雖然你很難迫使讀者作出迴應，但是至少你可以刺激一下他們。爲此，從開頭的第一句話就要表明來意，說明你爲什麼寫這份郵件，以及你希望對方作出什麼樣的迴應—— 商務信函不應該像是推理小說。到結尾時，要爲讀者提供默認選項，方便對方做出迴應。例如，你可以在郵件中寫：“如果您在週一之前沒有回信，我就會當做您同意了我的建議。”(當然，如果郵件的接收者是你的頂頭上司，這一點就很難做到。)默認選項的威力巨大，因爲人們往往不願意花太多精力去做別的選擇。人們往往很難對默認選項說不，特別是當你指出，你提供的選項是正常的，或者甚至是被他人所推薦的。如果默認選項不太好想到，你可以明確向讀者表示你期待回覆，並請他們告知他們的打算，以及相關的時間和方式。僅僅是詢問人們的計劃就可以起到推動作用。