一、要把握和處理好保密與利用工作的關係
在浩如煙海的各類檔案中，有相當一部分是涉密檔案。根據《保密法》規定，這部分檔案劃分爲“絕密”、“機密”和“祕密”三級。做好涉密檔案的保密工作，是-
檔案工作者的神聖職責。涉密檔案應該保密，但保密的目的之一是爲了利用，是有時間、地點、範圍限制的利用。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認識和實際工作中，必須把握處理好兩者的關係，不可偏廢。
利用檔案爲實踐活動服務，具有極爲重要的現實意義。然而，在實際工作中普遍存在着重保輕用，利用不足的弊端。檔案工作者害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費。筆者認爲，兩者主要矛盾在檔案工作者一邊。檔案工作者一定要解放思想，端正認識，與時俱進，改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的基礎上，積極爲利用者提供方便，才能使檔案的價值真正在利用中體現出來。
二、要把握和處理好制度與措施的關係
俗話說，沒有規矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴格的制度和與之配套的措施作爲保障。有制度無措施，執行起來就會落不到實處。有措施而無制度，則會綱目混亂，難以長期堅持執行。兩者是相輔相成，互爲補充的。以筆者所從事的檔案工作實際爲例，建立了檔案閱覽制度、外借制度、複印制度等，規定不同的審批手續，做到檔案利用工作有章可循。與此同時，按照中央相關法律法規，對收發、分送、傳遞、借閱、移交、銷燬等各個環節，建立相關工作措施。爲保證各項制度和各項措施的落實，建立了由主要領導同志任組長的保密工作領導小組，定期監督檢查。由於有多項制度和措施保證了檔案保密與利用有章可循、有條不紊實施，收到較好的實效。
三、要把握和處理好“死”與“活”的轉化關係
根據《保密法》對涉密檔案分爲三級的規定，是爲了讓檔案工作者根據不同密級採取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時，根據國家還規定了涉密檔案的保管期限，除有特殊規定外，絕密級事項不超過３０年，機密級事項不超過２０年，祕密級事項不超過１０年，保密事項在其確定的期限內，受國家保護。但是涉密事項不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的.保密價值，這部分檔案便死而復活。在思想認識上，一成不變地看待檔案的涉密性，無視涉密性的時效和範圍是不對的。而缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其祕密性，無限地擴大開放利用範圍，也是錯誤的。檔案工作者必須對涉密檔案進行科學管理，及時區分保密期限，掌握“死”與“活”。嚴格劃清活密與死密的界限，確定哪些檔案可開發利用；哪些在一定範圍內利用；哪些還不能提供利用。使死檔案復活，最大限度地開放利用。
四、要把握和處理軟件與硬件的關係
所謂軟件，是指人的思想建設。再好的制度和措施都是要相關人員去遵守和執行。既要重視涉密檔案管理有關設施的硬件建設，更要加強檔案保密利用工作的思想建設，否則，很難收到預期效果。因此，必須加強檔案保密法制教育，增強廣大幹部羣衆的保密觀念。同時，要大力開展檔案保管利用的宣傳工作。以筆者所在單位爲例，根據檔案保密管理的要求，設立了專門的檔案庫房，與辦公室分開，配備溫溼度機、去溼機和粉碎機等專用設備。與此同時，廣泛開展宣傳教育，特別是對涉密人員、管理部門工作人員、新進和調離重要崗位的工作人員進行檔案保密和利用教育。要求全體工作人員，對不該知道的祕密不問、不看、不記；不在通信中涉及國家祕密；不與親屬、朋友等無關人員及在公開場合談論祕密；不向外泄露領導同志的地址、電話及行蹤；不向外泄露尚未公佈的突發事件；不隱瞞泄密事件。同時檔案工作者是具有特殊身份和地位的人員。有知密早、知密多、知密深的特性。必須切實加強檔案工作者的政治素質修養，提高保密意識，做到守口如瓶。由於既有硬件保證，又有軟件相配合，收到了很好的效果。