版面
公文用紙天頭(上37±mm、下25±mm、左28±mm、右27±mm),版心尺寸爲156mm×225mm。
行數和字數
一般每面排22行,每行排28個字,並撐滿版心,特定情況可以作適當調整。
正文
公文首頁必須顯示正文,一般用3號仿宋字型,編排於主送機關名稱下一行,文中結構層次序數依次可以用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”標註;一般第一層用黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體字標註。括號“()”用全形。
附件說明
如有附件,在正文下空一行左空二字編排“附件:”二字,後標全形冒號和附件名稱。如有多個附件,使用阿拉伯數字標註附件順序號(如:“附件:1. ×××××”);附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。
加蓋印章的公文
成文日期一般右空四字編排,單一行文時,一般在成文日期之上、以成文日期爲準居中編排發文機關署名,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。
成文日期中的數字
用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編01)。
特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時,可以採取調整行距、字距的'措施解決。
附件
附件應當另面編排,並在版記之前,與公文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
抄送機關
如有抄送機關,一般用4號仿宋體字,在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字後加全形冒號和抄送機關名稱,回行時與冒號後的首字對齊,最後一個抄送名稱後標句號。
如需把主送機關移至版記,除將“抄送”二字改爲“主送”外,編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時,應當將主送機關置於抄送機關之上一行,之間不加分隔線。
印發機關和印發日期
印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字,編排在未條分隔線之上,印發機關左空一字,印發日期右空一字,用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份就標全稱,月、日不編曲虛位(即1不編01),後加“印發”二字。
頁碼
一般用4號半角宋體阿拉伯數字,編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。
紀要格式
紀要標誌由“×××紀要”組成,居中排布。標註出席人員名單,一般用3號黑體字,在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字,後標全形冒號,冒號後用3號仿宋體字標出席人單位、姓名,回行時與冒號後的首字對齊。標註“請假”、“缺席”人員名單,依次另起一行,編排方法同出席相同。