避免客套羅嗦、語義重複。
如果可以用40個字寫完一封信,卻花了100個字作長篇累牘的敘述,這樣的寫作者實在是最令人討厭的時間殺手。不僅浪費了自己的時間，也給別人帶來了不必要的麻煩。所以在寫作商務信函時要儘可能地使用通俗易懂的語言作簡明扼要的陳述，避免用陳舊的套話（ cliché ）和沒有什麼實際意義的詞語。刪掉那些不必要的羅嗦的字句。如：
例（５）：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
（我們很想知道您是否允許我們將交貨時間延期二十天，如果你方友好地容許我方延期二十天交貨，請速電覆無誤。）
本句由４２個單詞組成，要求將交貨日期延遲二十天。表達上的過分客氣使得句子冗長而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”這一表達在意義上也很含糊，爲了更好的表達主要意思，這句可以改寫爲：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
(如果統一我方將交貨時間延期至四月二十一日，請速電覆。)
例（６）: With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.
這段話只有一個重點，那就是寫信者很樂意多給讀信者90天的時間來支付3月20日到期的貨款。可就在這段話中有兩句多餘的話。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”純屬多餘，因爲這是給對方的回信，只要寫信者提到同意放寬付款期限，讀信者就一定知道是關於何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放寬付款期限在一項商業貿易中是一件很重要的'大事，任何人都會慎重考慮的，對方從你的口氣中已經知道了你是經過深思熟慮之後才做的決定。在這裏寫出來不僅顯得多此一舉，而且會使讀信人覺得寫信人有一種施恩惠給自己的意思，極其不禮貌。根據以上分析，原稿可以修改爲：
We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.
你會發現原稿（英文）一共用了46個字，而修改後的只用了17個字。如你所見，刪除多餘的字詞並無損語意的清晰程度，這次的文字手術反而更加突出了所要傳遞的資訊。
