2008年1月13日下午13：00，物流中心1月份儲配工作溝通聯繫例會在儲配部辦公室召開，參加會議的有物流中心副主任林玉相、儲配部部長周德林、綜合管理員尹利，保管員譚志勇、苟秦琴、龔春萍、唐萬清，分揀小組長母金龍、劉菊花，分揀收貨員王仕途、宋軍先、定輝，成素花、杜軍因特殊情況未能參加會議。與會人員進行了充分的溝通交流，總結了1月份上半月的儲配工作，對下一階段的工作任務統一了思想，明確了責任。現將本次會議紀要如下：
一、分析了2008年1月上旬分揀壓力的存在原因：
1、軟件該版造成分揀效率大幅降低。爲適應國家局“兩打三掃”的工作要求，按照省局的統一部署，對原分揀軟件進行了全面改版，改版後的軟件不支援訂單整件剝離分揀，致使分揀效率由原220～280件/小時下降爲60～90件/小時，分揀效率下降2/3。
2、設備故障頻繁造成分揀時間大量延誤。目前所使用的三臺設備均於2007年12月底才改造、搬遷、新裝完畢，在捲菸配貨旺季前沒有經過起碼的試執行時間，致使設備的大量問題在1月旺季期間才充分暴露，造成設備反覆停機，分揀停滯，時間延誤，人員疲勞。
3、新增分揀任務造成分揀壓力進一步加大。與去年同期相比，新增蒼溪片區的訂單分揀任務，使分揀量增加約20%。
二、進一步統一了思想，明確了責任，夯實了管理基礎。
1、明確了打碼責任。
①打碼責任：明確規定打碼責任人爲電腦操作員，電腦操作員在打碼過程中不得出現漏碼、錯碼現象。
②補碼措施：電腦操作員在給送貨員退回的漏碼捲菸補碼時，必須憑藉“補碼審批單”補碼，並將“補碼審批單”妥善保管歸檔。
③績效考覈：a、每月根據送貨部和各配送站提供的“補碼審批單”追查漏碼責任人，扣減績效考覈分。b、未憑藉“補碼審批單”私自補碼，除扣減責任人的績效考覈分外，將另外給予相應處罰。
④特供煙打碼：電腦操作員根據營銷中心、物流中心雙方簽字的“特供煙打碼申請單”打碼，並將“特供煙打碼申請單”妥善保管歸檔，以備查證，否則扣減責任人的績效考覈分。
2、界定了分揀差錯的崗位責任。
①各分揀小組長每天填寫崗位考勤記錄表，做好當日崗位的原始記錄，各分揀人員每天應在崗位考勤記錄表上簽字。
②責任落實：
——歐康線：a、經過塑封包裝機的單個客戶在1包以內的，質檢員必須質檢該客戶的所有品種、數量是否正確。如在送貨途中發現差錯予以找回的，根據送貨記錄扣減質檢員績效考覈分;如差錯不能找回，由質檢員承擔分揀環節應承擔的賠償責任，並扣減績效考覈分。b、經過塑封包裝機的單個客戶在2包以上的(含2包)，單價100元以上(含100元)的品種、數量質檢員必須全部質檢，該客戶的總數量必須質檢。如在送貨途中發現差錯，予以找回的，根據送貨記錄扣減質檢員的績效考覈分;如差錯不能找回，由該質檢員承擔分揀環節應承擔的賠償責任，並扣減績效考覈分。c、經過塑封包裝機的單個客戶在2包(含2包)以上的，單價在100元以下(不含100元)的，質檢員應盡力做到全面質檢，如在送貨途中發現差錯，予以找回的，根據送貨記錄扣減質檢員、揀貨員的績效考覈分;如差錯不能找回，由質檢員、揀貨員共同承擔應由分揀環節承擔的賠償責任，並扣減績效考覈分。d、郵政線路經過塑封包裝的郵政客戶不論捲菸價值大小，不論單個客戶包數多少，質檢員都必須全部質檢。如在郵政代送途中發現捲菸差錯，予以找回的，根據郵政方提供的情況，扣減質檢員績效考覈分;如差錯不能找回，由質檢員承擔應由分揀環節承擔的賠償責任，並扣減績效考覈分。
——煒隆線：經過塑封包裝機的'每包捲菸的所有品種、數量質檢員都必須全部質檢，其賠償責任和考覈辦法同歐康線a項相同。
——不過塑封包裝機的零煙，由電腦操作員負責質檢該零煙的所有品種、數量，如在送貨途中發現差錯，予以找回的，根據送貨記錄扣減電腦操作員績效考覈分;如差錯不能找回，由電腦操作員承擔應由分揀環節承擔的賠償責任，並扣減電腦操作員績效考覈分。
——因其他原因，未採用塑封包裝，實行人工裝箱的，如在送貨途中發現差錯不能找回的，由該組全體分揀人員共同承擔應由分揀環節承擔的賠償責任。
——在捲菸堆碼過程中，更換線路時：a、貼票員要提示堆碼員分線路碼放。若出庫後發現整包捲菸堆碼差錯，差錯予以找回的，扣減貼票員、堆碼員績效考覈分;如差錯不能找回，由貼票員、堆碼員共同承擔應由分揀環節承擔的賠償責任，並扣減貼票員、堆碼員績效考覈分;質檢員、貼票員爲一體的，則由質檢員(貼票員)與堆碼員共同承擔上述兩種情況的責任。b、不過塑封包裝機的零煙發生堆碼錯誤，差錯予以找回的，扣減電腦操作員、堆碼員的績效考覈分;如差錯不能找回，由電腦操作員、堆碼員共同承擔應由分揀環節承擔的賠償責任，並扣減績效考覈分。
3、落實了拼裝箱的標準和責任。
①原則上儘量減少不同客戶之間拼裝箱。
②採用不同客戶之間的拼裝箱時，不同客戶應用封口膠單獨纏在一起，不得散裝拼箱，拼箱捲菸裝箱後，須在紙箱上顯著標明：“零煙拼箱”字樣。
③零煙拼箱的標準監督由質檢員負責，如未按標準落實，根據送貨員提供的送貨記錄對質檢員予以考覈扣分。
4、制訂了訂單出貨、分揀收貨的交接責任。
①保管員出貨時，應仔細清點整件煙、零條煙的總數量，並在出貨單上分別註明：整件煙總數量和零條煙總數量。
②裝車完畢後，保管員會同駕駛員、裝卸員一起打好封籤。
③由保管組長派1名保管員輪流跟車押送到分揀車間與分揀收貨員現場交貨，當場點清，如有差錯，保管員應在30分鐘內拿回多餘品種，補足少發品種，不得延誤分揀時間。否則，根據分揀收貨員填寫的差錯記錄扣減保管員的績效考覈分。儲配部長應加強對保管員、分揀收貨員交接過程的現場監督，並做好監督記錄。
④保管員每日出貨完畢，必須進行一次盤點，做好盤點記錄，做到帳實相符，日帳日清。儲配部長應不定期抽查保管員的日末盤點，做好抽查盤點記錄。