合同是爲理智的雙方或多方所接受和同意的列明特定條款的文字，通常約定在特定時間以內有效。合同可以僅爲兩頁紙的簡單檔案，也可以是較長的無頁數限制條款極爲全面的檔案。現在的合同較以前更復雜、嚴格和合乎法律規範，如今的標準是長篇的正式合同，必須列明所能想到的每一個細節事項，以免發生意外或其他設施遭受任何可能的損失。
一、合同的目的和內容：
合同裏需要寫明與會議相關的各種事項，分清權利和義務，從而當出現爭議時，法庭將按合同中雙方意見一致的條款，按有利的方式保護利益受損方。
1、房間數目和房間價格：列明每晚所需房間數和房間價格。
2、會務用房及房價：會議工作人員可享受優惠價格的房間；優惠程度根據本次會議給酒店帶來的生意規模而定。
3、套房、貴賓房：本條款需列明具體的房間要求。
4、房間位置：應列明各個所訂房間的具體方位和房間檔次。
5、平均房價：是根據各種類型房間佔相同百分比計算出來的一個調整後的平均價，適用於各類房間。
6、預定超標或接待限制：即會議舉行期間主辦方的實際用房數超出預定房間數時，我方將以最大可能協調房間用量，如遇酒店超出實際接待能力未按預定給予主辦方足夠房間數時，酒店將按我方的約定合理安排或做出賠償。
7、入住及退房登記：登記情況視酒店規定而定。
8、提前入住和推遲退房如果在該問題上的需求與酒店規定有所偏差，則一定要在合同中註明。
9、預定取消日期：一般規定爲預定者在計劃使用日期之前30天。這一條雙方可以再協商。
10、會議場所要求：如果會議規模可能出現調整，最好在合同中確定一個調整時間。
11、會議場租：可以是一個固定價格也可以根據所訂客房情況協商。
12、會場包用：如果是按24小時租用酒店會議室即包場，那麼即使24小時之內你們不用會議室，酒店也不得使用。
13、會場變動：合同中已註明預定的是那些會議室，在沒有酒店的事先通知和會議方的書面同意，已訂好的會場不能再有變動。
14、房間定金：合同中必須註明預付定金的具體時間。不能因爲沒有支付定金就失去所訂房間。合同中應要求酒店在定金預付日期到來時提醒你。
15、結賬：誰來負責會議方結賬事宜；誰有權在賬單上簽字；有哪些具體事項；賬單上包括哪些費用；哪些費用是參會人員來付的；哪些是會務組來付的；這些問題必須在合同中說明。
16、餐飲消耗：此條款規定對於因活動取消、活動改爲在酒店以外進行或與會人數不足而引起的餐飲活動減少，會議方應給予酒店一定補償。
17、仲裁條款：如果合同中有同意仲裁解決爭議的條款，在簽訂合同之前，要先決定會議方是傾向使用仲裁手段還是反對使用仲裁。仲裁解決爭端比訴訟的費用要少，並且進行起來更快；但有約束力的仲裁裁決使得不利方不能再上訴。
18、視聽公司（酒店內部設備租用）：酒店自己提供視聽設備是很常見的事，但對於那些更願意選擇其他視聽公司的'會議方，可以在合同中註明會議方免除支付視聽設備使用費。
19、會議物資運抵酒店：在會議舉行之前，會議所需用的物資要運到酒店的庫房。在合同中應註明庫房的工作時間和酒店政策。
20、電話附加費：儘量與酒店協商，免付電話使用附加費。協商檔案應包括在合同中。
21、展品的處理：展品運進、運出會場在時間上的規定對費用開支有很大影響。對於酒店如果在這方面的規定和可能會有的限制和侷限，雙方應進行協商和討論。
22、最低餐飲消費：有些酒店的合同上有最低消費這一條款，規定客人的早餐、午餐和晚餐花費必須達到某一最低金額。
23、安全、防火規定：酒店符合安全和防火的有關規定。
24、殘疾人保障：合同中特別列明酒店內設施和政策與有關殘疾人保障法是相符的。
25、合同的終止：如遇第三者原因：不可抗力或特殊事件的發生，則允許一方提出終止合同而不受違約罰款。即終止合同的一方對影響會議正常進行的事態無法控制。
26、訂房確認報告：如果不寫入合同中，那麼必須的訂房確認書會議方很難得到，所以有必要在合同中加入訂房確認報告這一條款。
備註：儲存一份書面合同；將所有的回覆傳真或信函作爲書面承諾歸檔儲存。
二、合同的修正與增補：
1、變動較小：可以在合同邊上註明改動，然後寫上日期和簽名。交給對方時要隨附確認信一封，概括所做的變動並請對方在變動處簽署姓名和日期，然後返還合同，或者按照變動標記重新改寫合同。
2、變動較大：則按意見增補一個附文，然後將合同交給對方，並附上一封信請求將附文包括在合同中，再將簽過字的合同送回。