《三國演義》開宗明義的第一句話就是“天下大勢，分久必合，合久必分”，這句帶有辯證思想的名言揭示了世間萬物在不斷變化的規律。作爲Office中人，經常需要處理一些分分合合的數據，若沒有幾下高招，有人恐怕一個回合就要繳械投降。
一、數據的拆分與提取
學員小劉是一名業績非常出色的銷售經理，他在記錄客戶的通訊地址和郵政編碼時，將它們放在了一個單元格中，到了年底想利用Word中的“郵件合併”功能給每位客戶發送賀卡郵件時，看着三四千條客戶資訊，才發現這樣的記錄方式有問題，趕緊發郵件向我求助。幸運的是，這個Excel文檔中填寫地址和郵政編碼數據的中間有一個空格，所以可以在10秒鐘之內輕鬆搞定。
（1）數據拆分操作
由於數據量較大，所以要先透過列號將整列全部選中。進入“數據→分列”命令，選擇默認的“分隔符號”選項，單擊“下一步”按鈕。然後將中間“空格”的選項選中，會在下方看到分列的預覽。再進入“下一步”，單擊“完成”按鈕，好了，大功告成。
如果中間沒空格，前面的客戶地址資訊文字長度又不一致呢？也不難，15秒即可完成。無法使用“分列”命令，就使用Excel的文字提取函數。在Excel中文字提取函數常用的有3種：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分別從“左”、“右”和“中間”提取單元格中的文字字元。本例中，分別使用“LEFT”和“RIGHT”來提取客戶地址資訊和郵政編碼。
（2）文字提取函數的操作
先來看看右側“郵政編碼”數據的提取。將遊標定在B2單元格中，輸入公式“=RIGHT（A2，6）”，回車後，就能自動提取出數據源A2單元格右側第6位文字字元，也就是郵政編碼數據資訊，最後填充柄填充就能計算出下方地址中所有右側的6位郵政編碼資訊面再來看看左側“客戶地址”數據的提取。將遊標定在第1個客戶地址單元格後面C2單元格中，然後在單元格中輸入公式“=LEFT（A2，LEN（A2）-6）”。回車，再用填充柄向下填充所有客戶地址資訊。
小提示：由於左側的文字字元長度不一致，所以要在“LEFT函數”的第2個參數中嵌套一個“LEN函數”。“LEN函數”的.作用是計算出A2單元格的總字元個數，然後用總的字元數減去6位郵政編碼，計算出地址的文字字元數。
二、數據的合併
除了把數據進行拆分或提取，數據常常需要合併，有兩種常用方法。
下面來看一個例子，客戶所在的“城市”和“地址”資訊分別記錄在了兩個單元格中，現在需要將它們合併到一起，生成一個“通訊地址”，如何實現？
將遊標定在C2單元格中，然後在其中輸入公式“=A2&"市"&B2”（這個公式說明有3個文字相加，分別是城市名稱、“市”字元和客戶地址資訊）。回車後，銷售城市地區和客戶地址資訊就合併到了一起，最後用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函數”，在B2單元格中輸入“=CONCATENATE（A2，"市"，B2）”，也可以把多個文字進行合併，大家可根據個人喜好自由選擇。
名師點睛：
很多公司或人員都把Excel當作小型數據庫來使用，數據查詢工作必不可少。這些查詢功能有一個相同的前提，就是儘可能地將數據按照不同的內容分類，把數據拆分成資訊單一的“字段”表的形式。例如，爲通訊地址資訊分別建立“城市”和“地址”2個字段，爲電話資訊分別建立區號”、“總機”和“分機”3個字段。這樣才能按照字段進行排序、篩選、數據透視表、甚至使用一些查找函數來查詢和檢索數據。
在使用或檢視數據資訊時，有時又需要較完整的數據資訊，那麼就需要將數據進行合併。無論拆分還合併只是一種操作手段，目的是利用Excel將數據資訊管理好，讓它爲我們的應用提供便利，成爲我們辦公中的得力助手。