一、畢業生檔案流轉問題
畢業生同學們：你們知道嗎?檔案不斷濃縮着你的大學生活，而且將伴隨你新的人生之旅，檔案如此重要，請你務必對下列問題給以關注。
1、 問：學生檔案能否由自己攜帶?
答：根據國家和學校相關規定，畢業生檔案不得由本人攜帶。
2、 問：檔案轉遞的方式有哪些?
答：按照有關規定人事檔案一般以機密件由機要通信方式轉遞到接收單位;但由於部分接收單位不夠級別或沒與當地機要通信局建立寄遞關係，不能用機要通信方式轉遞，只能用中國郵政快遞轉遞;
廣州市機要局查詢電話：87751312，機要局門市電話：87758303;中國郵政快遞EMS查詢電話：11185。
3、 問：檔案何時轉遞?
答：我校畢業生檔案通常在七月底或八月初寄出，一般而言接收單位在2-4周內即可收到檔案。
4、 問：辦理了暫緩就業的檔案流轉到何處?
答：廣東省高校畢業生就業指導中心，地址是：廣州市農林下路72號(農林下路和東風東路交叉的十字路口的東北角，廣東發展銀行大廈對面)，查詢電話：37627806，37627803。
5、 問：何爲機要通信?
答：機要通信是較普通郵政更爲保密、安全、準確的檔案轉遞渠道，其服務對象主要是縣級以上黨政軍和國有企事業單位。
6、 問：有關畢業生檔案具體事宜如何查詢?
答：檔案寄出後同學們可自行上檔案館網站查詢檔案寄發情況，(點擊檔案館主頁右上角“檔案查詢”欄下的“查詢暨南大學學生人事檔案”即可進入畢業生檔案去向查詢介面);檔案寄出兩個月後，同學們可向接收單位的人事部門詢問是否收到檔案。如檔案未收到的可以向我校檔案館學生檔案室查詢;如發現檔案中缺少材料的可以向各院、系、所黨總支及負責學生工作部門查詢。
7、 問：有關畢業生出國留學其檔案應如何辦理?
答：畢業生出國留學，其檔案可轉至教育部留學服務中心留學人員檔案室、生源所在地人事部門(勞動部門、街道)或者政府指定的專門性檔案保管服務機構，轉出時應出具上述單位開具的接受檔案的信函。
應屆畢業生考(保)研調檔流程：
1、應屆畢業生收到擬錄取院校的《調檔函》後，需先按函件要求到學院相關部門辦理填寫《現實表現複審表》、《政審表》或《政治思想鑑定》等表格，並加蓋學院相關部門的公章。
2、學生可自行將上述表格寄至《調檔函》所列地址，也可將表格送至檔案館201室，由檔案館裝入檔案一併寄出。
3、學校學生就業指導中心需收取《調檔函》複印件。
4、《調檔函》原件必須送至檔案館201室。學生應用鉛筆在《調檔函》空白位置上註明本人的學號、學院、專業、手機號。
5、上述手續辦結後，檔案館按《調檔函》要求寄發檔案。
注：上述第1至4項均可委託他人代辦。
特別提醒同學們注意：
接收單位人事部門未收到人事檔案，應及時查詢檔案轉遞狀況，廣州市機要局和郵政局僅提供一年以內的檔案流轉查詢業務，否則將不再提供查詢服務，我校檔案館也將愛莫能助。
由於學生個人原因導致個人人事檔案滯留學校超過兩年的，學校將依據有關規定收取檔案保管費用。
二、遺留在學校的檔案如何調檔?
檔案對每個人都很重要，但由於種種原因，並沒有順利抵達你新的人生驛站而遺留在學校，那麼如何調走你的檔案呢?
如果你是內招生：
1、有人事權單位的，如政府部門、事業單位、大型國企等，請貴單位人事部門開具相關的調檔信函，寄(送)暨南大學檔案館。地址是：廣州市黃埔大道西601號暨南大學檔案館(蔡冠深博物館2樓201室)，郵編：510632。
調檔函的要求：
(1)必須是蓋有公章的原件。
(2)寫明個人資訊，包括：學生的姓名，身份證號碼，學院，專業，學號(或入學年份)，手機號等等。
(3)要寫清楚收檔單位和收檔單位地址。
2、無人事權單位的，如私企等，可由人才交流中心開具相關的調檔信函，要求同上。
3、退學的檔案轉遞迴生源地的人力資源和社會保障局(人事局)，請將我校相關部門開具的退學證明(在證明上註明學生的生源地)寄(送)檔案館。要求把檔案調往其他地方的，請按上述兩點要求開具調檔信函，並與退學證明一起寄(送)檔案館。
如果你是外招生：
除了要求有上述調檔信函外，還需由暨南大學學生就業指導中心老師在調檔信函上籤署同意調檔的意見或開具同意調檔的信函，並加蓋公章，一同送往檔案館。
特別注意：
(1)檔案館收到調檔函和相關證明後，會在一到兩個星期內寄發檔案，我館不負責通知每一學生檔案的'寄發情況。大約三四個星期後學生應自行向收檔單位查詢檔案收檔情況。
(2)個別學生檔案如果無法用機要形式寄發的(可詢問收檔單位檔案用機要形式可否收到)，可以在調檔函上註明“本人(單位)申請用EMS寄發，責任自負”字樣並且簽名確認，我館可將檔案改用EMS寄發。如果因爲學生個人原因檔案無法寄達收檔單位的，我館概不負責。
三、畢業生填寫《全國普通高等學校畢業生就業協議書》時的特別注意事項
畢業生填寫《全國普通高等學校畢業生就業協議書》時，特別是用人單位情況一欄，最好能由派遣單位人事部門填寫或向派遣單位問清楚各項情況後再填寫，做到派遣單位名稱、通訊地址和郵編詳細、準確無誤，以免給暑假上旬(7月底8月初)的畢業生檔案轉遞工作帶來不必要的麻煩,影響同學們的檔案不能及時到達。
填寫時還須注意以下事項：
(1)單位名稱不得使用簡稱;
(2)要特別注意填寫單位、單位隸屬及檔案轉寄詳細地址三者之間的關係：
* 凡派遣單位能透過機要通信的方式投遞到達的，同時也具有人事檔案保管權限的(縣級以上黨政軍和國有企事業單位)，應提供派遣單位的名稱、詳細地址和郵編。
* 凡派遣單位不能透過機要通信的方式投遞到達的，但具有人事檔案保管權限的，應填寫派遣單位的直屬上級單位的名稱和詳細地址，由上級單位代轉;如果直屬上級單位仍不能透過機要通信的方式投遞到達的，還需進一步填寫更高一級的上級單位的名稱、詳細地址和郵編，直至透過機要通信投遞能到達爲止。
* 凡派遣單位不符合機要通信投遞範圍，並且無人事檔案保管權限的，如派遣到民營、外資、合資、個體等單位的同學，務必提供準確的符合機要通信投遞範圍並有人事檔案保管權限的檔案轉遞單位的名稱和詳細地址。例如：聯想集團，其檔案具有保管權限的是中科院人才交流中心;五羊-本田摩托(廣州)有限公司，其檔案具有保管權限的是廣州市人才交流中心;
* 凡派遣單位與上級主管單位不在同一城市的，應提供派遣單位所在城市的具有人事檔案保管權限的單位名稱和檔案轉寄的詳細地址。例如：深圳亞奧實業有限公司北京分公司，其檔案具有保管權限的是北京北辰人才交流服務中心;上海中聞事業發展有限公司，其檔案具有保管權限的是人民日報社華東分社。
(3)廣州生源畢業生凡在“三資”(合資、外資、獨資)或私企等無存檔權的單位就業的,如果單位集體在某人才交流中心已開戶的，應在協議書上“檔案轉寄詳細地址”欄填x x 人才交流中心，檔案將寄往該人才交流中心。