根據黑龍江省檔案局《關於加強對機關單位檔案工作進行監督指導的意見》的通知精神，爲促進市直機關和企事業單位檔案工作規範化、制度化、科學化，特制定本標準。
一、檢查指導對象
所轄省直單位、市直機關、企事業單位檔案部門。
二、考覈內容
包括檔案管理機制、檔案隊伍建設、檔案安全與保管、檔案資訊化工作、檔案基礎業務建設、檔案依法移交進館等工作。
三、考覈標準
檢查實行百分制，總分100分
(一)檔案管理機制(6分)
1.明確檔案工作分管領導和工作部門，檔案工作列入單位重要議事日程，檔案工作有部署、有保障、有檢查、有總結。(2分)
2.制定檔案歸檔、保管、利用、鑑定、銷燬、安全防護、移交、保密等工作制度，要求制度上牆，每項制度0.5分。(4分)
(二)檔案隊伍建設(7分)
1.明確單位內各部門專職檔案人員，形成檔案工作管理網絡，保持檔案幹部相對穩定，確保檔案業務的穩定性。(2分)
2.專、兼職檔案人員必須經過檔案專業培訓和崗前培訓，並取得培訓合格證書，持證上崗。(5分)
(三)檔案安全與保管(20分)
1.制定檔案安全保管應急預案。(1分)
2.建立綜合檔案室，檔案室、閱覽室、辦公室達到三分開，檔案室要安裝防盜門、防光窗簾，文書檔案、科技檔案、專業檔案、會計檔案、聲像檔案、照片檔案、電子檔案、實物檔案等實行分類儲存集中統一管理。(6分)
3.檔案收進、移出有交接、登記、審批手續，檔案日常管理和年度清查有記錄，有報告，有措施。(2分)
4. 檔案裝具符合要求，使用檔案密集架或五節鐵櫃存放檔案，檔案盒(照片檔案冊、會計檔案盒)必須使用省檔案局監製的無酸檔案盒。(5分)
5.檔案庫房符合“十防”要求(防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防黴、防有害氣體)，有滅火器，有溫溼度記錄。(6分)
(四)檔案資訊化工作(7分)
1.配置滿足檔案資訊化工作需要的計算機、掃描儀、打印機、照像機和符合標準的檔案管理軟件。(5分)
2.檔案工作計算機不能連外網，確保檔案安全，檔案工作人員要熟練操作檔案管理軟件。(3分)
(五)檔案基礎業務建設(50分)
市直機關按照國家檔案局第8號令、企事業單位按照國家檔案局第10號令對本單位應歸檔的檔案進行整理歸檔。
1.按照本單位的發文登記簿，做到發文按不同期限必須存檔。(15分)
2. 本單位的黨組會議記錄(或黨委會議記錄)、局務會議記錄、年度工作會議形成的全部材料、大事記、年度工作計劃、年度工作總結、職工名冊、黨員名冊必須存檔。(10分)
3.本單位涉及到個人的檔案材料，要求全部歸檔。如：人事任免調資、表彰、獎勵、受處分、職工錄用、轉正、晉升職稱等檔案材料。(10分)
4.科技檔案、專業檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、照片檔案、實物檔案及時歸檔並移交到檔案室，照片檔案注意平時收集，每年都要選擇性的甄選能反映本單位工作情況的照片，洗印出來存到照片檔案冊中並標註說明。(10分)
5. 按時歸檔和建立檔案室檔案統計臺帳。(5分)
上一個年度歸檔檔案必須在次年的6月底前完成，不及時歸檔的單位依據《中華人民共和國檔案法》視情節輕重給予相應處罰。各單位根據檔案門類、保管期限、年度建立檔案總帳和分戶帳。
(六)檔案依法移交進館工作(10分)
按照《黑龍江省檔案管理條例》規定，列入市檔案館接收範圍的`單位，按照進館時間每年依法將紙質檔案和電子檔案移交給市檔案館。(10分)
四、檢查指導方式
1.實地檢視有關檔案歸檔和檔案軟硬件的管理情況以及開展檔案工作活動的相關記錄，掌握各單位檔案管理現狀、目前存在的問題等情況。
2.對於在檔案檢查指導工作中工作成績突出的單位，市檔案局將根據《檔案法》第三章第九條的規定提出獎勵意見，把檢查結果作爲年終評先選優的一個重要條件。對於存在問題嚴重的單位，將依據《檔案法》進行處罰並在全市通報批評。