[1]你的公司要組織一個會議，需要邀請外面的人來參加，這跟邀請用英文該怎麼寫呢？下面就提醒大家幾點寫作邀請要注意的事項。
1．E-mail邀請的寫作注意事項
在主題行寫清會議名稱、地點和時間，例如：
Subject：Sales Meeting Beijing 11 July 2007；
在稱呼後直接點明召開會議的原由，例如：
We need to finalize the next product launch.
提出會議召開時間的建議，例如：
We should have a meeting before the Shanghai fair in July. How about June 21?
給對方一個選擇時間的機會，例如：
If the date mentioned isn’t possible for you, please Suggest an alternative in that week.
2．電話邀請的注意事項
在打電話之前要充分準備，不僅要交代清楚會議的時間、地點和目的，還要考慮好禮節性問候和一些寒暄，最好用英語寫下筆記。
詢問對方是否有意開會，例如：
Could we schedule a time to meet next week?
建議會議時間，例如：
How about sometime after lunch?
確認開會日期和時間，例如：
See you on Monday at 7.
[２]收到會議邀請，如何表示接受或者拒絕呢？下面就給您提供一些實用的表達。
電話裏接受或拒絕邀請
接受會議安排， 例如：
Sure, no problem. Shall we say Thursday at ten?
拒絕會議安排，例如：
I’m afraid I have another appointment then.
談話結束前再次確認時間，例如：
Right, so we’ll meet Friday at ten, then, at your office.
透過郵件接受或拒絕邀請
不管您對此會議拒絕還是接受，都應在開頭表示謝意，例如：
Thank you for the email.
如果拒絕參加一定要講明理由，最好給一個折中的做法，例如：
Thank for the invitation, but I’m afraid I won’t be in on Friday. However my colleague Li will stand in for me.
[３]確定要開會，在開會前應該將會議日程透過郵件或傳真發給與會者。一般日程的格式如下：
Agenda for budget meeting
July 1, 09.30-11.30, room A30
ome/Apologies
tes of last meeting
entation of financial situation(CFO)-20min.
et presentations(heads)-10min. each
osals – 30min.
(any other business)
[４]會議開始時通常安排自我介紹。參加商務會議不要介紹自己的私人生活，而要從以下幾個方面考慮：姓名、職務、工作背景、您對會議的.期望、您認爲比較有趣的一件小事等。
例如：
Good evening. I am Li Ming, software developer and principal programmer for the ABC project. The major focus of my work has been to develop a software package with great versatility but which also has a convenient user interface. Tonight, I would like to introduce you some of the major features of this new software.
[５]爲了使會議有效進行，應在短暫的寒暄之後馬上進入正題。
如果是公司內部會議，可以說：
OK, everybody, we seem to be complete. Can we get started?
[６]與會者都該發言，那麼如何表述你的觀點和意見呢？下面這些常用句型可以給您幫點忙。
表示原因的用語，例如：
The age of the product was a contributory factor in the accident.
預計結果用語，例如：