【K歌會準備階段】
1、確定主題
①尋一個由頭，比如元旦節、植樹節、勞動節、聖誕節、xx幾週年、xx新歌首發這樣的標題。
②決定方式，歌會?採訪?茶話會?這意味着需要找多少嘉賓來填充。
③確認風格，歡樂向、腐基向、正直向等等。
④時間，一般情況是7：30暖場，8點開始，也有7點暖場，7:30開始的，結束時間要求不高。
2、選擇主持人
根據歌會風格來確認選擇的主持人是否無下限，與是否能夠符合歌會的整體氣氛。
3、邀請嘉賓
一般歌會是每位嘉賓兩首歌，10分鐘，部分主持人認爲每位嘉賓15分鐘時間比較寬裕。
①根據每位嘉賓在10-15分鐘之間，來決定當晚歌會需要邀請多少位嘉賓。
②將需要請的嘉賓列出名單，並標註是由誰去請的嘉賓。
注意：一般是由策劃本人全程負責，否則容易亂。當然有認識與該嘉賓有私人友誼的，可以代爲邀請。但多人邀請同一嘉賓的情況也不少見，這種情況容易讓嘉賓認爲這個活動辦得不靠譜，至少人員分工不確切。
③在邀請非私人友誼的嘉賓時，必須描述清楚日期，時間是從幾點到幾點，活動主題與ID號(經常有人在請歌會時不寫ID和日期，我也想知道是怎麼回事)，最好是把已經確認的主持人和嘉賓一併寫上。
注意：請不要打錯嘉賓名字，也請不要不知男女就亂喊哥哥或者姐姐，把ID列出只爲了告訴他，頻道大概人氣範圍，告知主持人與已經確認的嘉賓，對方可以憑此判斷這場歌會的大致人氣，有沒有熟人，來決定要不要參加歌會。(請不要說嘉賓預估人氣是勢利，在不認識主辦方的情況下，難道隨便一個人說你過來給我們唱歌，他就得歡歡喜喜地迎笑臉?)當然，請嘉賓的策劃們也不必認爲是在求人，大家各有各的需求，死纏爛打會讓雙方都尷尬，在嘉賓十分不想參加歌會時，或許他會說有空會過來，但不要寫在歌會海報上，那也沒意思。
④在歌會前幾天，確認嘉賓的歌單，與是否自帶字幕。
確認歌單是一方面是爲了確認報幕花式，另一方面是爲了不撞歌，因爲一旦撞歌，表現得差一些的嘉賓就杯具了。
不自帶字幕的歌手，就需要讓家裏字幕或者是合作字幕組幫忙做字幕花式了。
4、頻道會議❶
①確認歌會場控，分清職責，發嘉賓馬甲、字幕馬甲，報幕、清屏、抱嘉賓上下麥，提示刷屏觀衆，禁花、禁字，開啓搶板凳，開啓投票，記錄互動裏中獎觀衆，還有官方錄音。可兼職，但不可以亂套，當然，沒人的時候一個人也可身兼全職。
②與字幕協商，準備報幕框與字幕花式。在有空降與不確定的時候，字幕一般也需要準備單滾萬能框。
③暖場歌手，提前找六七個人左右就足夠了。貼心的話，可以爲暖場歌手準備報幕花式，但一般很少。
④建立工作人員YY羣。
5、宣傳
很多歌會喜歡宣傳好幾輪海報。
個人認爲其實同一張海報反覆地輪，轉發數會顯得更高。多做幾張除了看上去比較炫，其實不太能很好的擴散。當然，宣傳視頻屬於額外功夫，如果有視頻就很好，沒有也無需在意。
一般是提前一週的週末在微博發第一輪海報宣傳。相關人員把歌會微博每天轉一發什麼的。
提前三天左右到貼吧宣傳，相關嘉賓或者主題的貼吧都可以去一趟，只要格式符合該吧規定，一般也不會被刪貼。提前三天或一天去友聯YY頻道，嘉賓YY頻道發全頻公告宣傳。
目前的宣傳狀況是微博宣傳佔很大部分，所以在撰寫微博的時候就要注意了，一般狀況是寫上時間、ID，主題，然後把主持人嘉賓全艾特上就非常圓滿了。
但有的微博仍然不合格，比如把時間與ID寫在海報上而不採用文字型現，或是微博只寫主題與宣傳詞，嘉賓另起一條微博來艾特。其實這對擴散來說是起一定障礙的。
【歌會當天】
5、頻道會議❷
這些事情在歌會前一天晚上做也行，最好是在歌會暖場前一小時集合。
發工作人員馬甲，保證場控們拿到報幕與清屏花式，字幕花式確認，將上次會議內容複述，注意事項主要是不要亂點麥序模式，報幕花式別錯別亂發，甚至禁字的時候有權限的人別在公屏閒聊等等問題。
一般情況下，場控紅馬，字幕粉馬，暖場歌手粉馬，友聯嘉賓黃馬，其他嘉賓紅馬。當然，大神嘉賓黃馬也是默認情況。
6、暖場之前
①與主持人多次溝通
②把暖場歌手們戳活
③確認第一位上場嘉賓的時間
7、歌會開始
如果有總控的話，策劃在歌會開始過後就比較閒了，可以一邊聽着歌會，一邊在上一位嘉賓的時候確認下位嘉賓，如果下位嘉賓趕不上，那就把下下位嘉賓提前戳過來。
但是策劃們通常是比較苦逼的身兼數職，甚至很多時候策劃就兼任了抱嘉賓上麥的工作。所以，策劃們還是堅守着全場，與主持人單線聯繫，與嘉賓們保持聯絡，甚至比如報幕的連結錯了，花式崩了，字幕沒人上場等等，一些突發事件，都需要策劃來解決。
【結束之後】
8、歌會結束
思考這場歌會，總結經驗不足，下次哪些地方注意改進。不過，很多策劃們都忘了這一步驟。只記得苦逼心情得以緩解。
【所謂策劃】
1、一場歌會最苦逼的就是策劃，也一般是無名英雄，看到歌會圓滿成功就跟生了個胖兒子似的，再也沒有其他想法。
2、一般性會寫策劃書，但是寫了過後會修改幾次到幾十次不等，主要是調時間。
3、最有趣的是策劃有時需要弄清楚，哪些人與哪些人不合，請了哪個人最好別請另一個。
4、被嘉賓拒絕是每個策劃都遇到過的事情，一般性在別人拒絕了你的歌會邀請過後，你還可以讓他幫你祝福錄音。
5、不卑不亢的策劃很容易跟大神培養感情，假如你邀請一個人三次，他拒絕了三次，到第四次他自己都會不好意思。當然，前提是你之前別死纏爛打讓人生厭。
【如何去戳不認識的嘉賓】
1、在微博看有沒有共同關注，如果有共同關注，讓共同關注的人去問，順便要個QQ或YY的聯繫方式